资产购置成本控制清单与报价单.docVIP

资产购置成本控制清单与报价单工具指南

一、适用场景与价值定位

本工具适用于各类企业、事业单位或组织在购置固定资产（如办公设备、生产机械、IT系统、车辆等）、低值易耗品批量采购或大型项目资产配置时，通过标准化流程控制购置成本、保证采购合规性及性价比。其核心价值在于：

成本管控：通过清单化需求明确预算上限，多维度对比报价避免超额支出；

流程规范：覆盖需求发起、供应商筛选、报价分析到验收全流程，减少采购随意性；

责任追溯：留存各环节审批记录与报价资料，便于后续审计与成本复盘；

决策支撑：通过结构化数据对比（如价格、配置、服务），辅助管理层做出最优采购决策。

二、标准化操作流程

步骤1：需求发起与明确

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、IT部）

关键动作：

填写《资产购置需求申请表》，明确资产名称、规格型号、数量、用途、期望到货时间及预算上限（需参考历史采购数据或市场询价初步设定）；

附件需包含技术参数要求（如设备功率、软件功能、环保标准等）、使用场景说明（如“用于10人办公团队”“适配生产线A工序”），避免需求模糊导致后续报价偏差。

输出文档：《资产购置需求申请表》（含部门负责人签字）

步骤2：需求审批与预算锁定

操作主体：需求部门负责人→财务部→分管领导→总经理（根据采购金额分级）

关键动作：

需求部门负责人审核购置必要性与合理性（如“现有设备是否可维修升级”“是否为新增业务必需”）；

财务部核对预算上限是否符合年度预算安排，评估成本合理性；

分管领导及总经理根据采购金额审批（例如：单笔≤5万元由分管领导审批，＞5万元需总经理审批）。

输出文档》审批签章件

步骤3：供应商寻源与资格预审

操作主体：采购部（或需求部门协同）

关键动作：

根据资产类型确定寻源渠道：公开招标、邀请招标、询价采购（3家及以上供应商）或单一来源采购（仅1家合格供应商时，需说明理由并审批）；

资格预审：核查供应商营业执照、相关资质证书（如3C认证、ISO体系认证）、过往合作业绩（尤其是同类资产供货记录），排除无资质或信誉不佳的供应商。

输出文档》供应商名单及资质审核表

步骤4：询价与报价获取

操作主体：采购部

关键动作：

向通过预审的供应商发送《资产采购询价函》，明确需求参数、报价截止时间、报价要求（需包含单价、总价、增值税率、交付周期、质保条款等）；

供应商需在截止时间前提供书面报价（加盖公章），电子版需同步发送至采购部指定联系人（如*经理）。

输出文档》供应商报价单（至少3份）

步骤5：报价分析与成本控制评估

操作主体：采购部、需求部门、财务部

关键动作：

填写《资产购置成本控制清单》，对比各供应商报价：

价格维度：单价、总价是否低于预算上限，是否存在隐性成本（如运输费、安装费、培训费）；

配置维度：技术参数是否100%匹配需求，是否存在“低价低配”或“冗余配置”；

服务维度：质保期（至少1年）、售后响应时间（≤24小时）、培训服务、配件供应等；

商务维度：付款方式（如预付款比例≤30%）、交货期、违约条款等。

财务部测算总拥有成本（TCO），包括采购成本、运维成本、报废处置成本，避免只关注采购价而忽视长期支出。

输出文档》资产购置成本控制清单（含对比分析表）

步骤6：采购决策与合同签订

操作主体：采购部、法务部、分管领导

关键动作：

综合性价比分析结果，确定中标供应商（需优先选择满足需求且成本最优者，并非最低价）；

法务部审核采购合同条款，明确双方权利义务、交付标准、验收方式、违约责任等；

采购部与供应商签订正式合同，合同需附双方盖章的报价单及技术参数确认函。

输出文档》采购合同（审批版）

步骤7：采购执行与验收入库

操作主体：采购部、需求部门、仓储部

关键动作：

采购部跟进供应商生产/发货进度，保证按合同约定时间交付；

需求部门与仓储部共同验收：核对资产数量、规格型号、外观完好性，测试技术参数是否符合需求，验收合格后填写《资产验收单》；

验收不合格的，需在3个工作日内书面通知供应商退换货，并留存沟通记录。

输出文档》资产验收单（三方签字）

步骤8：成本核算与资料归档

操作主体：财务部、采购部

关键动作：

财务部根据验收单、发票、合同进行账务处理，核销采购预算；

采购部整理全套资料（需求申请、审批记录、供应商资质、报价单、合同、验收单等），按“一资产一档”原则归档保存，保存期限≥5年。

输出文档》采购成本核算表、档案归档目录

三、模板工具清单

表1：资产购置成本控制清单（模板）

项目

内容

一、基本信息

资产名称

例如：笔记本电脑

规格型号

例如：Inteli7/16G/512GSSD

需求数量

10台

需求部门

市场部

申请人

*主管

预算上限（元）

50,000

二、供应商报价对比

供应商名称

A公司

报价日期

2023-10-10

单价（元