采购合同范本版规避风险.docVIP

采购合同风险规避通用工具模板使用指南

一、适用采购情境与范围

本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常采购活动，涵盖货物、服务、工程类采购场景，具体包括但不限于：

常规物资采购：办公设备、生产原料、耗材等标准化物资；

服务类采购：咨询服务、技术服务、运维服务等非实体交易；

工程项目采购：小型工程改造、配套设备安装等（注：大型或专项工程需结合行业规范补充条款）。

不适用于涉及国家安全、公共利益或需行政审批的特殊采购（如军工、药品等），此类采购需依据国家专项法规另行定制。

二、合同签订全流程操作指南

步骤1：采购需求明确与梳理

操作内容：

由需求部门提交《采购需求说明书》，明确采购标的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、交付时间及地点等核心要素；

采购部门对需求进行合规性审查，保证采购内容符合企业内部管理制度及预算要求。

风险提示：需求描述模糊易导致后续交付争议，需避免“质量良好”“尽快交付”等主观表述，量化指标（如“误差率≤1%”“交付时间：202X年X月X日前”）。

步骤2：供应商资质审查与筛选

操作内容：

要求供应商提供《营业执照》《相关资质证书》（如行业许可证、ISO认证等）、法定代表人证件号码明及授权委托书（如由经办人签署）；

通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核查供应商信用记录，排除失信被执行人、严重违法失信企业；

对供应商生产能力、技术实力、供货历史（如过往合作案例）进行评估，形成《供应商评审表》。

风险提示：禁止仅凭价格或关系选择供应商，需综合考量资质、履约能力及信誉，避免与无经营资质或挂靠单位合作。

步骤3：合同条款起草与核心要素填充

操作内容：

基于本模板“核心条款模板”，结合采购需求补充具体内容（如标的物参数、服务标准等）；

重点明确“质量验收标准”“违约责任”“争议解决方式”等条款，避免使用“按惯例”“协商解决”等模糊表述。

风险提示：条款需具备可操作性，例如违约责任中“按合同总额10%支付违约金”需明确计算基数及支付时限，避免“承担相应责任”等无效约定。

步骤4：合同内部审核与修订

操作内容：

采购部门起草完成后，提交法务部门（或合规专员）审核，重点审查条款合法性、权责对等性及风险点；

涉及技术参数复杂的采购，需邀请技术部门参与审核，保证标的物描述与实际需求一致；

根据审核意见修订合同，形成最终版本并由双方授权代表签字确认。

风险提示：未经审核的合同不得对外签署，避免因条款漏洞导致企业权益受损（如遗漏违约责任、付款条件不明确等）。

步骤5：合同签署与生效

操作内容：

合同需由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章），个人签字需附证件号码复印件；

明确合同生效条件（如“自双方法定代表人签字并加盖公章之日起生效”或“收到预付款后生效”）；

签署后3个工作日内，将合同正本至少一式两份分别交由双方保管，采购部门同步扫描存档。

风险提示：严禁在空白合同上盖章，保证合同文本与最终协商内容一致，避免“阴阳合同”风险。

步骤6：履行跟踪与验收管理

操作内容：

采购部门按合同约定跟踪供应商履约进度（如生产周期、交付时间），提前3天提醒供应商准备交付；

标的物送达后，由需求部门、质检部门共同按合同约定的“质量标准”进行验收，出具《验收合格报告》；

验收不合格的，需书面通知限期整改，整改后仍不合格的，按合同约定解除合同并追究违约责任。

风险提示：验收环节需留存书面记录（如验收照片、签字报告），避免“先收后验”或口头确认，导致质量争议无据可查。

步骤7：付款结算与争议处理

操作内容：

采购部门凭《验收合格报告》、发票及合同约定，向财务部门申请付款；

付款方式需与合同一致（如电汇、银行承兑汇票等），禁止现金交易；

发生争议时，优先通过友好协商解决，协商不成的，按合同约定提交仲裁或诉讼（明确管辖法院或仲裁机构）。

风险提示：未完成验收或未收到合规发票前不得付款，避免“先款后货”导致资金风险；争议解决条款需明确具体途径，避免“提交法院诉讼”但未明确管辖地。

步骤8：合同归档与资料留存

操作内容：

合同履行完毕（含付款、验收、争议解决等）后，由采购部门将合同文本、审批记录、验收报告、付款凭证等资料整理成册，归档保存；

归档期限不少于合同履行期后5年，涉及法律诉讼的需保存至诉讼结束。

风险提示：资料缺失可能导致维权困难，需保证所有与合同履行相关的书面材料完整留存，电子档案需定期备份。

三、采购合同核心条款模板（通用版）

条款类别

条款内容

合同双方信息

采购方：名称__________，统一社会信用代码__________，地址__________，法定代表人__________，联系人__________，电话__________供应商：名称__________，统一社会信用代码____