2026年库存盘点误差处理协议合同.docxVIP

库存盘点误差处理协议合同

本协议由以下双方于______年______月______日在______签订：

甲方：__________（以下简称“甲方”）

法定代表人/授权代表：__________

地址：__________

联系方式：__________

乙方：__________（以下简称“乙方”）

法定代表人/授权代表：__________

地址：__________

联系方式：__________

鉴于双方在合作过程中涉及库存盘点事宜，为规范和明确因库存盘点过程中产生的误差（以下简称“盘点误差”）的处理程序、责任划分、解决方式及原则，以维护双方的合法权益，确保供应链的稳定和数据的准确性，双方经友好协商，达成协议如下：

第一条定义

除非本协议上下文另有解释，下列词语具有以下含义：

1.1“库存盘点”指双方根据约定程序，对指定时间点或期间内的商品/物料库存数量和状况进行的清点、核对活动。

1.2“盘点误差”指在盘点过程中，实际盘点数量/价值与系统记录数量/价值之间出现的差异。

1.3“系统记录”指双方认可的用于记录库存信息的系统数据，如ERP系统、WMS系统等。

1.4“实际盘点”指经过双方或指定人员确认的盘点结果。

1.5“责任方”指因管理疏忽、操作失误等原因导致盘点误差的一方。

1.6“合理期限”指本协议中约定的处理差异的期限。

1.7“争议解决方式”指本协议中约定的解决争议的方法。

第二条盘点误差的确认与报告

2.1盘点误差的确认标准：双方约定，盘点误差指实际盘点数量/价值与系统记录数量/价值存在差异的情况。具体确认标准由双方根据盘点商品特性和历史数据协商确定，或由负责盘点的双方人员现场共同确认。

2.2报告程序：

2.2.1发现盘点误差后，发现方应在______小时/天内以书面形式（包括但不限于邮件、书面报告）向责任方或双方共同指定的联系人报告。

2.2.2报告应包含但不限于：盘点日期、涉及的商品/物料信息、系统记录数量/价值、实际盘点数量/价值、差异金额、初步可能原因分析等详细信息。

2.2.3接收报告的责任方应在收到报告后______小时/天内进行初步审核，并确认是否需要进一步处理。

第三条盘点误差的调查与原因分析

3.1调查责任：双方同意，对于确认存在的盘点误差，由责任方承担主要调查责任，或由双方共同指派人员组成调查小组共同负责。调查小组应独立、客观地开展调查工作。

3.2调查内容：调查可包括但不限于：

3.2.1复盘争议数据，核对原始单据与系统记录。

3.2.2检查相关物流、收发货单据（如采购订单、入库单、出库单、送货单等）的真实性和完整性。

3.2.3分析盘点现场操作流程，评估是否存在操作不规范、记录错误等情况。

3.2.4必要时进行抽样复查或对特定环节进行追溯。

3.3原因认定：调查结束后，调查方应出具调查报告，明确盘点误差的具体情况、数量/金额差异、以及导致差异的原因分析。双方应根据调查报告进行确认。

3.4时限要求：双方同意，应在收到报告或确认需要调查后______个工作日内完成调查和原因分析工作，并出具调查报告。

第四条盘点误差的处理与责任承担

4.1责任划分原则：双方确认，盘点误差责任的划分将基于“谁造成，谁负责”的原则。因一方原因直接导致的误差，由该方承担责任；因双方共同原因或不可抗力导致的误差，双方应根据实际情况协商分担责任。

4.2处理方式：

4.2.1数量调整：根据调查结果和责任认定，责任方应负责将系统记录进行相应调整，确保双方的系统库存数据与实际状况相符。调整的具体方法和流程应遵循双方现有的库存管理规范。

4.2.2财务处理：如盘点误差涉及金额差异，双方应在责任认定后______个工作日内就差异金额的结算方式达成一致。可能涉及冲红、补款等操作，具体执行应遵循双方财务结算流程。

4.2.3纠正措施：责任方应针对导致盘点误差的原因，采取有效的纠正措施，例如加强员工培训、优化盘点流程、改进系统功能、增加复核环节等，以防止类似问题再次发生。纠正措施的具体方案应在调查报告确认后______个工作日内提交给对方审核。

4.3损失赔偿：如因盘点误差给对方造成直接经济损失（例如，导致对方无法满足客户订单、产生额外的仓储成本等），责任方应在确认损失后______个工作日内，根据实际损失情况，与对方协商确定赔偿金额和支付方式。双方应在合理范围内达成赔偿协议。

第五条协议的生效、期限与终止

5.1生效条件：本协议自双方授权代表签字并加盖公司公章（或合同专用章）之日起生效。

5.2有效期限：本协议有效期自生效之日起至___