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二次元嘉年华落地执行全流程手册

一、前期筹备阶段

1.1项目立项与目标设定

明确嘉年华主题（如“次元觉醒”“ACG狂欢节”）、核心理念及活动形式（展览+表演+互动）

确定规模参数：预计参与人数（XXX人）、持续天数（2-3天）、覆盖区域（主舞台、展区、休息区等）

制定KPI指标：

票务销量≥8000张

赞助商数量≥15家

社交媒体曝光量≥500万次

参与互动环节人数占比≥70%

划分关键节点时间节点表：

立项确认：T-90天

招商截止：T-60天

搭建启动：T-10天

活动执行：T日

1.2预算编制与审批

支出项目清单：

场地租赁：含水电费（参考价：20-50万/天）

舞台搭建：含基础设备（灯光/音响/LED屏，参考价：30-80万）

宣传推广：线上渠道+线下物料（参考价：15-30万）

人员费用：核心团队+志愿者+外包服务（参考价：20-40万）

应急备用金：总预算10%-15%

收入来源规划：

票务销售（预售/现场票）

赞助权益（冠名、展区冠名、周边联动）

商户展位费（标准展位：XXX元/个）

审批流程：财务部初审→项目组复核→CEO最终审批

1.3场地选择与租赁

评估标准：

交通便利性：地铁/公交接驳、停车容量

空间匹配度：总面积≥XXXX㎡，主舞台区≥500㎡，通道宽度≥3m

设施完备性：独立配电房、消防通道、卫生间数量（≥10个）

合规性：持有公安/消防部门备案证明

合同关键条款：

使用时间：含搭建/撤场期（总占用7天）

安全责任：明确场馆方与主办方的安全管理划分

违约条款：单方面取消合同的赔偿标准

1.4招商与赞助管理

赞助体系设计：

档次

权益内容

价格区间

冠名

主舞台命名权、全场LOGO曝光

XXX万

Platinum

指定展区冠名、VIP通道特权

30-50万

Gold

展区广告位、直播贴片

10-20万

Silver

品牌展台、媒体列表露出

5-10万

商户招商策略：

按类型划分展区：动漫周边、手作文创、游戏体验、餐饮（需单独审批）

收费标准：标准展位3m×3m（XXX元/个），特色展位（异形/高展示性）溢价20%

合同必备条款：知识产权保护、商品质量保证、违规退出机制

1.5内容策划与流程设计

舞台活动排期模板：

时间段

内容类型

执行细节

10:00-10:30

开幕式

主持人开场+嘉宾致辞

11:00-12:00

原创COS表演

精选5组选手，配专业舞台效果

14:00-15:00

游戏电竞赛事

主机/PC双平台，设置观众互动

16:00-17:00

明星签售会

限流200人/场，扫码预约

Cosplay大赛规则：

报名方式：官方平台线上提交作品（视频/图片+基本信息）

评审维度：服装还原度（40%）、表演创意（30%）、舞台表现力（30%）

奖项设置：金奖1名（5万奖金+赞助商产品）、最佳人气奖（1万）

互动区规划：

打卡点：3处主题场景（需提前验收安全结构）

抽奖池：每小时1次，奖品需符合《反不正当竞争法》

VR体验区：设备每2小时消毒，限流30人/时段

1.6团队组建与职责分工

核心团队配置：

项目经理：统筹全局，对接高层决策

执行总监：现场调度，处理突发问题

内容组：负责舞台/互动/比赛流程设计

宣传组：媒体对接+内容产出

后勤组：物资/餐饮/卫生管理

安保组：人员+设备安全管理

志愿者管理：

招募人数：50-80人（按20人/区域配置）

培训内容：岗位职责、应急流程、Cosplay礼仪、防中暑措施

识别标识：统一服装+工牌，注明“志愿者”字样

1.7宣传推广策略

线上渠道计划：

微博：提前60天发起话题（如#二次元嘉年华倒计时#），每日更新剧透

B站：制作3支宣传视频（预告片/选手故事/幕后花絮）

抖音：设置挑战赛（如#我的COS还原度#），投放DOU+广告

购票平台：预售期优惠（早鸟票7折）、闪购活动

线下渠道：

核心商圈：地铁广告（覆盖5条线路）、高校海报（200所）

合作伙伴：动漫书店、游戏厅放置宣传折页

媒体合作：邀请10家垂直媒体（动漫之家、B站动态等）全程报道

1.8法律手续与许可申请

必办证件清单：

公安部门：大型群众性活动安全许可（T-45天申请）

消防部门：场地安全检查合格证明（T-30天）

文化部门：演艺活动备案（如涉及舞台表演）

保险配置：

公众责任险：保额≥1000万，覆盖所有参与者

意外险：为工作人员及志愿者投保

版权审查：

所有COS角色需确认授权范围（禁止使用未授权IP）

背景音乐使用合法版权库（如网易云音乐商用版）

1.9供应商合同签订

关键供应商条款审核：

搭建公司：明确工期延误赔偿（每日0.5%合同额）、安全责任

安保公司：配置人数（≥2人/100㎡）、巡逻频率（每30分钟）

餐饮服务商：食品安全资质、留样制度、退换货流程

合同