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会议管理基本制度与执行细则

一、总则

（一）目的与意义

为进一步规范公司内部会议管理，提升会议质量与效率，确保信息传递准确、决策高效执行，减少不必要的时间与资源消耗，特制定本制度。本制度旨在为公司各类会议的组织、召开、记录及后续跟进提供标准化指引，促进良好沟通与协作文化的形成。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部所有正式会议，包括但不限于各类例会、专题会议、项目会议、决策会议及临时会议等。公司各部门及全体员工均须严格遵守本制度规定。

（三）基本原则

1.必要性原则：召开会议应确有必要，避免无实质内容、可通过其他方式（如邮件、即时通讯工具）解决问题的会议。

2.效率性原则：会议应主题明确、议程清晰、时长可控，鼓励高效沟通，避免议而不决。

3.规范性原则：会议组织应遵循既定流程，包括会前准备、会中管理及会后跟进，确保会议有序进行。

4.节约性原则：倡导勤俭办会，合理安排会议资源，降低会议成本。

二、会议分类与审批

（一）会议分类

1.例会：指定期召开的常规性会议，如部门周例会、月度经营分析会、季度工作总结会等。此类会议应明确固定的召开周期、时间、参会人员及主要议题范围。

2.专题会议：针对特定议题或项目而召开的会议，如项目启动会、技术研讨会、问题协调会等。此类会议具有较强的针对性和临时性。

3.临时会议：因突发情况或紧急事务需要临时组织的会议。

（二）会议审批

1.例会：由会议发起部门或负责人年初（或定期）拟定计划，报相关领导审批后执行，计划内例会无需每次单独审批。

2.专题会议及临时会议：根据会议的重要性、参会范围及所需资源，实行分级审批制度。一般部门内部专题会议由部门负责人审批；跨部门专题会议或涉及公司层面决策的会议，须报请分管领导或总经理审批。

3.会议审批应明确会议的必要性、议题、预计时长、参会人员范围等。

三、会议组织与准备

（一）会议发起与通知

1.会议发起人应提前填写会议申请（可采用线上或线下表单形式），履行审批程序。

3.参会人员收到会议通知后，应及时回复是否参会。如不能参会，需向会议发起人说明原因，并根据情况安排合适人员代为参会（如有必要）。

（二）会议材料准备

1.会议发起人或议题提出人应根据会议议题，提前准备好相关会议材料。材料应简明扼要、重点突出，避免冗余信息。

2.如需分发会议材料，应提前将电子版材料发送给参会人员，以便其会前预习，提高会议讨论效率。重要或复杂的材料，可酌情准备纸质版。

（三）会议场地与设备准备

1.会议组织者应提前预订合适的会议场地，并确保会场环境整洁、安静。

2.如需使用投影、音响、视频会议系统等设备，应提前检查调试，确保设备运行正常。必要时，安排专人负责技术支持。

四、会议过程管理

（一）会议签到

会议开始前，可采用签到表、电子签到或现场点名等方式进行参会人员签到，准确记录出勤情况。

（二）会议主持

1.会议应设主持人，主持人通常由会议发起人、部门负责人或其指定人员担任。

2.主持人职责：

*宣布会议开始，明确会议主题、议程和预计时长。

*引导参会人员围绕议题进行讨论，确保发言有序、高效。

*控制会议节奏，避免跑题或个别发言过长，确保在预定时间内完成各项议题。

*及时总结讨论意见，促成共识或决策。

*宣布会议结束，并简要总结会议成果及后续安排。

（三）会议发言与讨论

1.参会人员应提前做好准备，围绕会议议题积极发言，观点明确，言简意赅。

2.尊重他人发言，不随意打断，鼓励建设性讨论，避免人身攻击或无关争论。

3.主持人应引导不同意见的充分表达与理性探讨，以寻求最佳解决方案。

（四）会议记录

1.重要会议应安排专人负责记录，会议记录员应客观、准确、完整地记录会议过程，特别是以下内容：

*会议时间、地点、主持人、记录人、参会人员（及缺席人员）。

*会议主要议题及各议题的讨论情况。

*会议形成的决议、达成的共识。

*待办事项，明确责任部门/责任人、完成时限。

2.会议记录应在会议结束后尽快整理完成，一般不超过一个工作日。

五、会议决议与纪要

（一）会议决议的形成

对于需要决策的议题，主持人应根据讨论情况，引导参会人员达成共识，形成明确的会议决议。决议应具体、可执行，并明确责任主体和完成标准。

（二）会议纪要的撰写与分发

1.会议记录员根据会议记录整理形成会议纪要。会议纪要格式应规范，内容应清晰、条理分明。

2.会议纪要经会议主持人审核确认后，应及时分发给所有参会人员及相关干系人。分发方式可采用邮件、公司内部文档管理系统等。

（三）会议纪要的存档

会议纪要作为公司重要的管理文件和决策依据，应按照公司档案管理规定进行统一存档，以备查阅。

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