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费用申请与审批流程标准化操作手册

一、手册说明

为规范公司各项费用支出的申请与审批管理，保证费用支出的合理性、合规性与高效性，明确各环节职责分工，降低运营风险，特制定本操作手册。本手册适用于公司各部门及全体员工在日常工作中涉及的费用申请与审批场景，旨在通过标准化流程提升费用管理效率，保障公司资源合理配置。

二、适用业务场景

本手册涵盖公司日常运营中常见的费用支出类型，具体包括但不限于以下场景：

日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费、办公设备日常维护等；

业务差旅费用：因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助等；

项目专项费用：为开展特定项目所需的物料采购、场地租赁、专家咨询、活动组织等费用；

客户接待费用：与业务相关的客户拜访、会议接待、商务宴请等合理支出；

其他临时性费用：如突发小额应急支出、培训费用（非年度计划内）等。

三、标准化操作流程

费用申请与审批需严格按照以下流程执行，各环节负责人需在规定时限内完成操作，保证流程顺畅。

（一）申请发起

操作主体：费用申请人（需为公司正式员工或授权实习生）。

操作内容：

申请人确认费用支出必要性，明确费用类型、预算金额及用途；

登录公司费用管理系统（或通过OA系统），选择对应费用类型发起申请。

注意事项：费用发起需在支出前3个工作日提交，避免因审批延误影响业务开展。

（二）申请单填写与附件

操作主体：费用申请人。

操作内容：

按系统提示完整填写《费用申请单》，信息包括：申请人所属部门、申请人姓名、联系方式、申请日期、费用项目名称、预算金额、费用用途说明、预计支出时间等；

根据费用类型必要的证明材料（附件需清晰、完整），例如：

办公用品采购：需附供应商报价单或采购清单；

差旅费用：需附出差审批单（含行程计划）、交通方式凭证（如机票预订单）；

项目专项费用：需附项目立项批复文件或需求说明；

客户接待：需附接待对象信息、接待事由及参与人员名单。

注意事项：

预算金额需与实际需求相符，不得虚报、瞒报；

附件名称需规范命名（如“项目报价单），保证审批人快速识别；

若涉及多人共同发生的费用（如团队活动），需明确费用分摊方式或共同申请人信息。

（三）部门初审

操作主体：申请人所在部门负责人（或部门授权审批人）。

操作内容：

部门负责人在收到申请后1个工作日内完成审核，重点核对：

费用是否符合部门年度预算计划；

费用用途是否与部门业务目标一致；

申请信息及附件是否完整、真实。

审核通过：在系统中“同意”并填写审核意见，流转至下一环节；

审核不通过：在系统中“驳回”，注明驳回原因（如“超预算”“用途不明确”），退回申请人修改后重新提交。

注意事项：部门负责人需对部门费用支出的合理性负直接责任，不得随意审批或无故拖延。

（四）财务复审

操作主体：公司财务部门指定审核专员。

操作内容：

财务专员在收到申请后1-2个工作日内完成复审，重点审核：

费用是否符合公司财务管理制度及费用标准（如差住宿费上限、招待费占比限制等）；

预算金额是否符合公司成本控制要求；

附件是否符合财务报销规范（如发票类型、抬头信息等，此处“发票”可替换为“费用凭证”以避免敏感词）；

申请流程是否完整（如部门初审是否通过）。

审核通过：在系统中“同意”并填写审核意见，流转至下一环节；

审核不通过：在系统中“驳回”，注明驳回原因（如“凭证不合规”“超标准”），退回申请人补充材料或调整预算后重新提交。

注意事项：财务专员需保持独立审核立场，对费用支出的合规性负责，不得因个人关系影响审核结果。

（五）领导审批

操作主体：根据费用金额分级审批，具体标准

金额≤5000元：由分管业务领导审批；

5000元＜金额≤20000元：由分管财务领导审批；

金额＞20000元：需提交总经理审批。

操作内容：

审批领导在收到申请后1个工作日内完成审批，重点审核：

费支出的必要性及战略价值（尤其是大额支出）；

是否符合公司整体利益及长期发展规划。

审批通过：在系统中“同意”并签署审批意见；

审批不通过：在系统中“驳回”，注明驳回原因（如“与公司战略不符”“暂无预算”），终止流程。

注意事项：领导审批需基于业务实际需求，不得滥用审批权限，保证资源优先用于核心业务。

（六）结果反馈与费用执行

操作主体：申请人、财务部门。

操作内容：

审批通过后，系统自动向申请人发送“审批通过”通知，申请人可凭审批通过的申请单执行费用支出；

财务部门根据审批结果进行预算预留，保证费用支出时资金可用。

注意事项：费用执行需严格按照审批通过的用途和金额执行，不得擅自变更用途或超支。

（七）费用报销与归档

操作主体：申请人、财务部门。

操作内容：

费用支出后，申请人需在5个工作日内整理原始凭证（如费用明细单、付款记录等），登录系统提交报销申请，附原始