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建筑材料采购与供应商管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司建筑材料采购行为，降低采购成本，保证材料质量，提高采购效率，加强供应商管理，维护公司合法权益，确保工程项目顺利实施，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司所有工程项目的建筑材料采购活动及相关供应商的选择、评估、合作与管理。公司各部门、各项目部在进行建筑材料采购和供应商管理时，均须遵守本办法规定。

第三条基本原则

建筑材料采购与供应商管理应遵循以下原则：

1.质量优先原则：确保采购的建筑材料符合国家、行业及项目设计文件规定的质量标准。

2.合规诚信原则：采购行为及供应商合作必须遵守法律法规，秉持诚实信用，杜绝不正当竞争。

3.性价比最优原则：在保证质量的前提下，通过市场调研和比价，追求合理成本与最佳效益的平衡。

4.公开透明原则：采购过程应规范操作，信息公开，接受监督，确保公平公正。

5.集中与分散相结合原则：对于通用性强、采购量大的材料推行集中采购以获取规模效益；对于特殊或小额材料可适度分散采购以提高效率。

6.战略合作原则：积极培育和发展优质供应商，建立长期稳定的战略合作伙伴关系。

第二章建筑材料采购管理

第四条采购计划编制

1.项目部根据工程进度计划、施工图纸及预算，编制详细的材料需用计划，明确材料名称、规格型号、质量标准、数量、需求时间及技术参数等。

2.材料需用计划经项目部负责人审核后，报公司相关管理部门（如采购部或工程管理部）汇总平衡，结合库存情况，编制公司建筑材料采购计划。

3.采购计划应具有前瞻性和准确性，避免因计划不周导致停工待料或材料积压。

第五条采购方式选择

1.招标采购：对于采购金额达到规定标准、市场竞争充分的主要建筑材料，应采用招标采购方式。招标过程应严格遵守国家及公司招标管理相关规定，确保公开、公平、公正。

2.询价采购：对于采购金额较小、规格标准相对统一、市场价格透明的材料，可采用询价采购方式。应向不少于三家符合条件的供应商发出询价单，比较其报价、质量、交货期及售后服务等，择优确定供应商。

3.竞争性谈判/单一来源采购：对于技术复杂、特殊规格或紧急情况下的材料采购，经公司批准后可采用竞争性谈判或单一来源采购方式。采用单一来源采购的，需提供充分理由并履行严格审批手续。

4.无论采用何种采购方式，均需形成书面记录，存档备查。

第六条采购合同管理

1.采购材料必须签订书面采购合同。合同文本应采用公司标准合同范本，或根据实际情况拟定，但需包含以下主要条款：材料名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货地点、交货时间、运输方式、包装要求、验收标准与方法、付款方式、违约责任、争议解决方式等。

2.合同签订前，应由公司相关部门（如采购部、法务部、财务部）对合同条款进行审核，重点关注价格合理性、质量保证、付款条件及违约责任等。

3.合同经双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）后生效。合同履行过程中，如需变更或解除，应签订书面补充协议。

第七条材料验收与入库

1.供应商按合同约定将材料送达指定地点后，项目部材料管理人员、质检员及相关技术人员应共同对材料进行验收。

2.验收内容包括：材料外观质量、规格型号、数量、产品合格证、出厂检验报告、质量保证书等资料是否齐全有效。对于需要进行抽样送检的材料，应按规定程序送具有相应资质的检测机构进行检验，合格后方可使用。

3.验收合格的材料，应及时办理入库手续，建立材料台账，登记材料来源、数量、规格、验收情况等信息。验收不合格的材料，应拒绝接收，并及时通知供应商按合同约定进行处理（如退换货、索赔等）。

第八条付款结算

1.财务部门应根据采购合同约定、经审核的验收合格单、发票等有效凭证办理付款手续。

2.付款应严格按照合同约定的付款方式和期限执行，充分考虑资金效益，控制付款风险。对于大额或预付款项，需有更严格的审批程序。

第三章供应商管理

第九条供应商准入与选择

1.公司应建立供应商准入制度。潜在供应商需提供营业执照、生产许可证、相关产品认证证书、质量保证体系认证证书、近期业绩证明、财务状况等资料。

2.公司相关部门（采购部牵头，会同工程、技术、质量等部门）对潜在供应商进行资格审查和实地考察，评估其生产能力、技术水平、质量控制、财务状况、商业信誉及供货能力等。

3.通过审查的供应商，纳入公司合格供应商名录进行管理。优先选择生产规模较大、技术实力较强、质量稳定、信誉良好、价格合理、服务优质的供应商。

第十条供应商信息管理

1.公司应建立健全供应商信息档案，详细记录供应商基本信息、资质文件、合作历史、合同履行情况、产品质量反馈、售后