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企业会议组织与记录管理标准模板

一、适用情境与会议类型

例行会议：如周例会、月度/季度/年度工作总结会、部门协调会；

专项会议：如项目启动会、阶段性评审会、问题整改推进会、流程优化研讨会；

临时会议：如突发事项应对会、紧急任务部署会；

决策会议：如方案评审会、预算审批会、人事任免讨论会（需符合企业决策权限规定）。

二、标准化操作流程

（一）会前筹备阶段

明确会议目标与议题

会议发起部门（或发起人发起人）需提前明确会议核心目标（如“确定Q3项目推进计划”“解决跨部门协作卡点”），并梳理具体议题，按优先级排序（建议议题不超过5个，单议题讨论时间控制在30分钟内）。

示例：若为“项目进度复盘会”，议题可设为“当前阶段成果汇报”“风险问题识别”“下一步行动方案”。

确定参会人员与分工

根据议题内容确定必要参会人：决策层（需审批事项）、执行层（具体负责人）、相关协作部门（涉及资源支持或配合的部门）。

明确会议角色：主持人（负责控场、引导讨论）、记录人（负责实时记录、整理纪要）、材料准备人（提前分发会议资料）。

提前3个工作日向参会人发送《会议通知》（含模板1），确认参会意向，无法参会者需提前1个工作日向主持人请假并指定替代人员。

准备会议材料与场地

材料准备：整理与议题相关的背景资料、数据报表、方案草案等，提前1个工作日通过企业内部系统或邮件发送至参会人（纸质材料按人数打印，标注“会议资料”字样）。

场地准备：根据会议规模预订会议室（保证设备完好：投影仪、麦克风、视频会议系统、电源插座等），调试设备并提前30分钟开放入场；若为线上会议，提前测试会议软件功能，告知参会人会议、账号及密码。

（二）会中组织阶段

会议开场与议程确认

主持人准时开场（建议提前5分钟提醒参会人就座），介绍会议目标、议程及时长分配，重申会议纪律（如手机静音、围绕议题发言、避免无关讨论）。

确认参会人员到齐情况，记录人更新《会议签到表》（见模板2）。

议题讨论与决策形成

按议程顺序逐项讨论，主持人引导发言顺序（如先由负责人汇报，再邀请补充意见），控制单人发言时长（建议不超过5分钟/次），避免讨论偏离议题。

对关键问题进行充分讨论，必要时可现场投票或举手表决（需记录表决结果，如“5人同意，1人反对，1人弃权”）。

记录人实时记录讨论要点、不同观点及最终结论，重点标注“决议事项”（需明确、可执行）和“待办任务”（需明确负责人、完成时限）。

会议总结与下一步计划

主持人总结各议题讨论结果，重申关键决议及待办任务，明确各项任务的负责人、完成时限及交付成果（如“部门负责于X月X日前提交整改方案，抄送负责人”）。

询问参会人是否有补充意见，确认无异议后宣布散会，提醒记录人1个工作日内完成会议纪要整理。

（三）会后跟进阶段

会议纪要与分发

记录人根据会中记录整理《会议纪要》（见模板3），内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人、主持人、记录人）、议程讨论概要、决议事项、待办任务（含负责人、时限）、附件（如讨论材料、表决结果）。

会议纪需经主持人审核无误后，于会议结束后1个工作日内通过企业内部系统发送至所有参会人及相关领导，抄送存档部门（如行政部或综合管理部）。

任务跟踪与反馈

待办任务负责人需按纪要要求推进工作，提前1天向主持人反馈任务进展（若遇延期，需说明原因及调整时限）。

主持人/指定跟进人（如项目助理）每周更新《任务跟踪表》（见模板4），对逾期未完成的任务进行督办，保证闭环管理。

资料归档与复盘

行政部/综合管理部负责将会议通知、签到表、会议纪要、任务跟踪表、相关材料等整理归档（电子档按“年份-月份-会议类型”分类存储，纸质档装订成册保存期限不少于3年）。

对周期性会议（如周例会），每季度可组织一次复盘，分析会议效率（如议题完成率、任务按时完成率），优化会议组织流程。

三、配套工具模板

模板1：会议通知单

会议主题

会议时间

年月日时分-时分

会议地点

（线上会议请注明会议/账号）

主持人

参会人员

记录人

会议议程

1.议题一：（内容、汇报人、时长）2.议题二：（内容、汇报人、时长）……

会议材料

（附件名称及获取方式，如“详见企业OA系统‘项目文件夹’”）

其他说明

（如“请携带材料”“本次会议需形成决议”等）

联系人及联系方式

发起人，X-X

模板2：会议签到表

序号

部门

姓名

职务

联系方式

签到时间

备注（请假/迟到/早退）

1

2

……

模板3：会议纪要

会议基本信息

会议主题：

时间：年月日时分-时分

地点：

主持人：主持人记录人：记录人

参会人员：部门1姓名1、部门2姓名2……（共X人）

缺席人员：部门3姓名3（事由：X）

议程讨论及决议

序号

议题

讨论要点

发言人（关键观点）

决议事项

待办任务

1

2

……

附件（