行政秘书档案管理.pptVIP

《行政秘书档案管理》

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档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。;

文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。;1、分类

原则：方便使用；操作简单；设置合理

方法：

按工作的主要内容分，例如：申请、报告、合约、产品开发、通知等，类别下面再划分次类别。

公司部门分，例如：人事部、财务部、生产部等，类别下面再划分次类别。

按事件的处理状态分，如：已完成文档、未完成文档、办理中文档;2、整理

原则：以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；;方法：

（1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。

（2）把暂时不用的文件移走。

（3）建立文档编号，一部分编号01—12，代表每年的每一个月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。

（4）一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。

（5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。;

让你的档案更加有效的小秘诀：

（1）使用大写、清楚的字母标示档案。

（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。

（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。

（4）为大型的资料建立索引。;三、信息、情报管理;三、信息、情报管理;在今天的世界上，只要你打个瞌睡，

机会就消失了。

情报是防止你打瞌睡的闹钟。

----TI公司的全球营销副总裁

;（1）相关行业的报纸、杂志、图书

（2）图书馆、互联网

（3）从相关部门、企业购买

（4）通过同行业索要、交换

（5）从广播、电影、电视中获取

;（6）通过专利机构咨询

（7）通过工商主管机构了解

（8）通过咨询公司了解

（9）通过知名学者、专家、科研人员及其它专业人员

（10）向有关国家和部门了解

;4???行政文秘信息、情报工作的原则和基本要求

工作原则

——追踪原则、超前原则、选优原则

行政文秘信息工作的基本要求

——及时、全面、适用;5．信息资料的收集和处理

采集、交换、索取、购买

信息的处理——整理加工、

储存、使用;6、信息情报的分析

7．信息情报整料的贮存和使用

信息情报资料的科学贮存

——分类、建立贮存检索系统、保存

信息情报资料的使用

——决策支持分级使用

——保密

——及时更新

;“教育是为美好生活作准备！”

——斯宾塞