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企业会议纪要与存档标准模板

一、适用范围与核心价值

二、标准化编写流程

（一）会前准备：明确夯实基础

确认会议基本信息：提前获取会议主题、时间、地点、主持人、记录人及参会人员名单（含缺席人员及原因），明确会议目标与预期成果。

梳理会议议程：与主持人沟通确认会议议题顺序、每个议题的讨论时长及需输出结论，保证纪要内容与会议进程匹配。

准备参考资料：收集与会议相关的背景材料、上次会议纪要、待审议文件等，供记录人提前熟悉，保证关键信息不遗漏。

（二）会中记录：聚焦核心，抓准要点

实时记录关键内容：围绕“议题-讨论-结论-行动”主线记录，重点捕捉：

各议题的核心讨论观点（特别是不同意见及共识）；

最终形成的决议事项（需明确依据、结论及适用范围）；

行动项（任务描述、负责人、计划完成时间、交付成果要求）。

标注待确认信息：对存疑数据、待核实内容（如“*需确认预算审批流程”），会后及时向主持人或相关人员补充确认。

同步记录附件信息：如会议涉及演示文稿、数据报表、合同草案等，需记录附件名称及版本号，便于后续查阅。

（三）会后整理：规范结构，精准输出

24小时内完成初稿：根据会中记录，按模板框架整理纪要初稿，保证语言简练、逻辑清晰，避免口语化表述（如“我觉得”“可能”等模糊词汇）。

审核与校对：初稿完成后，提交主持人审核，重点核对决议事项准确性、行动项完整性（负责人、时间、交付物是否明确），保证与会议结果一致。

定稿与分发：审核通过后，按企业规定格式（如字体、字号、页眉页脚）排版，标注“会议纪要-编号-日期”，通过企业内部系统或邮件分发至参会人员及相关部门，同步抄送存档管理部门。

（四）存档管理：分类归集，安全可溯

存档时限：会议结束后2个工作日内完成电子版存档，纸质版纪要（如需）经相关人员签字后3个工作日内归档。

存档路径：电子版存档至企业指定服务器/云盘（如“综合管理部-会议纪要-2024年-部门”），按“会议名称-日期-编号”命名文件；涉密会议需单独加密存储，仅授权人员可查阅。

三、会议纪要模板结构

模块

填写说明

示例

会议基本信息

包含会议核心标识要素

会议名称：2024年Q3产品规划推进会会议编号：CG-202409-001时间：2024年9月15日14:00-16:30地点：总部3楼第一会议室主持人：总记录人：专员参会人员：经理、主管、专员（市场部）、工程师（研发部）缺席人员：*专员（请假，已提前提交议题材料）

会议议程与议题

按会议顺序列出各议题及讨论要点

议题1：Q3产品功能优先级排序-讨论要点：用户需求调研结果分析、竞品功能对标、研发资源评估-结论：优先开发A、B两项核心功能，C功能延后至Q4

决议事项

明确每项决议的内容、依据及执行范围

决议1：Q3产品功能开发范围-内容：确定A功能（用户登录模块）为优先开发项，9月30日前完成原型设计-依据：用户调研显示80%需求优先级最高-执行部门：研发部（*经理牵头）

行动项

任务描述需具体，明确负责人、时间节点及交付物

序号：001任务描述：完成A功能原型设计并组织内部评审负责人：*工程师计划完成时间：2024年9月30日交付物：原型设计稿（含交互说明）备注：需同步同步市场部进行需求确认

附件清单

列出会议中提及的所有附件名称及版本

1.《Q3用户需求调研报告》（V2.1）2.竞品功能分析表（更新至2024年8月）

签章区

主持人与记录人签字确认，注明日期

主持人签字：______________????日期：2024年9月15日记录人签字：______________????日期：2024年9月15日

四、存档规范与常见问题

（一）存档分类与期限

常规会议（例会、部门周会）：存档期限1年，到期后经部门负责人确认可销毁；

项目会议（项目启动会、阶段评审会）：存档期限至项目结束后3年；

重大决策会议（战略研讨会、预算审批会）：永久存档，作为企业重要档案管理。

（二）存档权限与保密

电子版纪要通过企业权限管理系统设置查阅权限，仅参会人员、直接上级及存档管理员可访问；

涉及商业秘密、未公开信息的会议纪要，需标注“内部保密”字样，禁止通过私人渠道传播。

（三）常见问题规避

记录模糊：避免使用“尽快”“适时”等模糊时间表述，需明确“X月X日前”；

责任不清：行动项负责人需具体到岗位及姓名（如“*经理”而非“市场部”），避免“相关负责人”等笼统表述；

遗漏决议：对会议中形成的所有结论（包括“暂不执行”的提议）均需记录，保证决策可追溯；

格式不规范：严格按模板排版，字体统一（如标题黑体、宋体）、段落清晰，编号连续（如行动项“001、002”）。