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采购合同签订标准化文档与操作手册

前言

为规范企业采购合同签订流程，降低合同风险，提高采购效率，保证采购行为合法合规，特制定本标准化文档与操作手册。本手册旨在为采购部门、法务部门及相关业务人员提供清晰的指引，统一合同签订标准，保障企业与供应商的合法权益，促进采购工作的规范化、制度化运行。

一、适用范围与场景

（一）适用主体

本手册适用于企业内部采购部门、法务部门、财务部门及各业务需求部门，涉及采购合同签订的全流程参与人员，包括采购专员、需求部门负责人、法务专员、财务经理及供应商代表*等。

（二）适用合同类型

本手册适用于企业各类采购活动中的合同签订，主要包括但不限于：

原材料/零部件采购合同（如生产用原料、配件等）；

设备/固定资产采购合同（如机器设备、办公设备、车辆等）；

服务类采购合同（如技术服务、咨询服务、物流服务、维修保养服务等）；

其他与采购相关的各类协议（如框架采购协议、补充协议等）。

（三）适用场景

日常采购场景：常规生产、办公所需的物料或服务采购，需求明确、金额较小（如单笔合同金额低于10万元）；

专项采购场景：新项目启动、设备更新、大额采购（如单笔合同金额10万元以上）或涉及重要技术/服务的采购；

紧急采购场景：因生产急需、突发故障等特殊情况需快速完成的采购，需简化部分流程但需保证核心条款合规；

战略采购场景：长期合作供应商的框架协议签订，需明确年度采购量、价格调整机制、合作期限等核心条款。

二、标准化操作流程

采购合同签订需遵循“需求导向、合规优先、权责清晰、流程规范”的原则，严格按以下步骤执行：

（一）第一步：需求提出与审批

操作内容：

需求发起：需求部门根据生产计划、项目要求或办公需要，填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、质量要求、交付时间、预算金额、用途等信息，部门负责人*审核签字。

预算确认：采购部门核对需求部门提交的预算，保证符合企业年度采购预算安排；超预算需求需提交财务部门及分管领导审批。

需求审批：根据采购金额及重要性，按权限逐级审批：

单笔金额≤5万元：需求部门负责人*审批；

5万元＜单笔金额≤20万元：采购部门负责人*审批；

单笔金额＞20万元：分管采购副总*审批。

责任部门/人：需求部门、采购部门、财务部门

输出文档：《采购需求申请表》（含审批记录）、《预算确认表》

（二）第二步：供应商选择与资质审核

操作内容：

供应商寻源：采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商，保证竞争充分、价格合理。

资质审核：对候选供应商的以下资料进行审核（需留存复印件并加盖公章）：

营业执照（需在有效期内，经营范围涵盖采购标的）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据标的性质确定）；

法定代表人身份证明及授权委托书（如签约人非法定代表人）；

近三年类似项目业绩（证明履约能力）；

财务状况报告（如资产负债表、利润表，评估供应商财务稳定性）。

供应商确定：根据资质审核结果、报价及综合评估，选择最优供应商，填写《供应商选择报告》，经采购部门负责人*审批。

责任部门/人：采购部门、需求部门（参与技术评审）

输出文档：《供应商选择报告》、《供应商资质审核表》

（三）第三步：合同谈判与条款拟定

操作内容：

谈判准备：采购部门与需求部门共同拟定《谈判要点》，明确标的规格、价格、交付、质量、付款等核心条款的底线目标。

商务谈判：与供应商就合同条款进行谈判，重点包括：

价格条款：单价、总价、是否含税、运费承担方、价格调整机制（如原材料波动时的调价公式）；

交付条款：交付时间、地点、方式、运输费用承担方、逾期违约责任；

质量条款：质量标准（如国家标准、行业标准、企业标准）、验收方法、质保期及质保期内服务；

付款条款：付款方式（如电汇、承兑汇票）、付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例及支付条件）；

违约责任：双方违约情形及对应的违约金计算方式、赔偿范围；

争议解决：协商不解决时的争议处理方式（如诉讼/仲裁，明确管辖法院/仲裁机构）。

合同拟定：谈判达成一致后，由采购部门根据谈判结果，使用企业标准合同模板拟定《合同文本（草案）》，保证条款完整、表述准确、无歧义。

责任部门/人：采购部门、需求部门、法务部门（参与法律条款审核）

输出文档：《谈判要点记录》、《合同文本（草案）》

（四）第四步：合同评审与审批

操作内容：

部门评审：

采购部门：审核商务条款（价格、交付、付款等）是否符合谈判结果，供应商信息是否准确；

需求部门：审核技术条款（规格型号、质量标准、验收要求等）是否满足业务需求；

法务部门：审核合同合法性、合规性，重点审查主体资格、条款有效性、违约责任、争议解决等法律风险点，出具《法务评审意见书》；

财务部门：审核付款条款、发票要