采购成本控制与供应商管理双面模板.docVIP

一、适用业务场景

二、操作流程与步骤

（一）采购成本控制流程

需求与成本目标确认

采购部对接需求部门（如生产部、研发部），明确物料/服务的规格、数量、交付周期等需求。

成本控制小组基于历史数据、市场价格及企业预算，制定目标成本（如“某零部件目标成本≤元/件”）。

市场价格调研与成本测算

通过行业平台、展会、同行交流等渠道，收集同类产品/服务的市场价格区间，形成《市场价格调研表》。

分析成本构成（原材料、人工、物流、税费等），测算当前市场条件下的合理成本，与目标成本对比，明确差距。

成本优化方案制定

若测算成本高于目标成本，组织跨部门会议（研发、生产、采购），提出优化方案：如设计降本（简化工艺、替代材料）、采购降本（批量议价、更换供应商）、流程降本（减少中间环节）。

方案需明确责任部门、完成时限及预期降本金额，形成《成本优化方案表》。

供应商谈判与成本锁定

采购部基于优化方案，向候选供应商发起询价或谈判，重点协商价格、付款条件、批量折扣等条款。

谈判达成后，锁定采购价格，签订合同并录入采购系统，作为后续成本核算基准。

执行与成本核算

采购订单执行过程中，跟踪实际采购价格、数量、物流费用等，记录《采购成本台账》。

定期（如每月）对比实际成本与目标成本/历史成本，分析差异原因（如市场价格波动、供应商履约问题），输出《成本差异分析报告》。

优化方案复盘与迭代

对已实施的降本措施，评估实际效果（如是否达成目标成本、是否影响质量），总结经验并更新成本控制策略。

（二）供应商管理流程

供应商准入申请与资料审核

采购部收集潜在供应商的基本资料（营业执照、资质证书、生产规模、主要客户案例等），填写《供应商准入申请表》。

审核资料真实性及合规性（如行业资质、环保认证），淘汰不符合要求的供应商。

现场评估与样品测试

对通过资料审核的供应商，组织跨部门小组（采购、技术、质量）进行现场评估，重点考察生产设备、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力等，填写《供应商现场评估表》。

要求供应商提供样品，由技术部、质量部进行功能测试，出具《样品测试报告》。

准入决策与合同签订

综合资料审核、现场评估及样品测试结果，召开供应商准入评审会，由采购经理、质量总监等决策是否纳入合格供应商名录。

准入后，签订《供应商合作协议》，明确质量标准、交付周期、违约责任等条款。

日常绩效跟踪

采购部建立《供应商绩效跟踪表》，每月记录供应商的准时交付率、质量合格率、价格稳定性、售后服务响应速度等指标。

对绩效异常的供应商（如连续2个月交付率低于95%），及时发出《绩效改进通知单》，要求其提交整改计划。

定期评估与分级

每年开展供应商年度综合评估，采用量化评分（如质量30%、交付25%、价格20%、服务15%、合作潜力10%），计算总分并分级（如A级战略供应商、B级优秀供应商、C级合格供应商、D级淘汰供应商）。

评估结果与订单分配、合作深度挂钩（如A级供应商优先获得大额订单，D级供应商逐步淘汰）。

淘汰与改进机制

对连续两次评估为D级或出现重大质量、违约行为的供应商，启动淘汰流程，书面通知并终止合作。

对B/C级供应商中有改进潜力的，提供技术支持、管理建议，帮助其提升绩效，纳入“供应商培育计划”。

三、核心工具表格

（一）采购成本控制分析表

序号

物料/服务名称

规格

需求数量

目标成本（元）

市场调研成本（元）

实际采购成本（元）

成本差异率（%）

差异原因分析

优化措施

责任部门

完成时限

1

X零部件

A型

1000件

50

52

55

+10%

原材料涨价

替代材料

研发部

2024-06-30

2

X原材料

B级

500kg

80

78

75

-6.25%

供应商批量折扣

锁定长期协议

采购部

2024-07-15

（二）供应商准入评估表

供应商名称

科技有限公司

申请日期

2024-05-01

评估维度

评估内容

评分标准（10分制）

得分

资质合规性

营业执照、行业资质（如ISO9001）齐全

齐全10分，缺失1项扣3分

10

生产能力

设备先进性、产能匹配度、工艺水平

产能≥需求120%得10分，每低10%扣2分

8

质量控制

质量体系认证、检测流程、不良品率

不良率≤0.5%得10分，每高0.1%扣1分

9

商务合作

价格竞争力、付款条件、售后服务

价格低于市场均价5%得10分，每低1%扣1分

7

综合评分

——

——

34/40

（三）供应商季度绩效评分表

供应商名称

制造厂

评估季度

2024年Q2

评估人

*经理

评估指标

权重

目标值

实际值

得分（权重×实际完成率）

准时交付率

30%

≥95%

92%

27.6（30%×92%）

质量合格率

40%

≥98%

99%

39.6（40%×99%）

价格稳定性

20%

≤基准价

基准价-2%

20（20%×10