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写字楼物业日常管理规程

引言

写字楼作为现代商业活动的重要载体，其物业管理的优劣直接关系到楼宇的保值增值、租户的办公体验以及整体商业形象的塑造。本规程旨在规范写字楼物业的日常管理行为，明确各岗位职责与操作标准，确保物业管理工作的专业化、精细化与高效化，从而为租户营造安全、整洁、舒适、便捷的办公环境。

一、客户服务管理

客户服务是物业管理的核心环节，致力于搭建与租户间的顺畅沟通桥梁，提供贴心周到的服务。

1.1前台服务

*仪容仪表：前台人员应统一着装，保持整洁得体，精神饱满，佩戴工牌。

*服务礼仪：使用规范的服务用语，微笑服务，主动热情。对来访人员进行礼貌询问与登记引导，对租户需求及时响应。

*信息传达：确保各类通知、函件准确、及时地送达租户。负责接听咨询电话，耐心解答，并做好记录与转达。

*邮件报刊分发：对租户的邮件、报刊进行分类、登记，并及时、准确地送达指定地点或通知租户领取。

1.2租户沟通与关系维护

*定期拜访：定期对租户进行走访，了解其办公需求、对物业服务的意见与建议，建立良好互动关系。

*意见处理：设立畅通的意见反馈渠道，对租户提出的意见和建议，应认真倾听，详细记录，并在承诺时限内给予明确回复与跟进解决。

*投诉处理：对于租户的投诉，应第一时间受理，明确责任部门与处理时限，全程跟踪处理进度，并及时向租户反馈结果，力求租户满意。

*社区活动：适时组织租户参与楼宇内的小型社区活动，增进邻里关系，营造和谐的办公氛围。

1.3入驻与退租管理

*入驻办理：协助新租户完成入驻手续，包括资料核对、钥匙交接、装修手续指引等，提供必要的咨询与协助。

*退租验收：按照租赁合同约定及相关标准，与退租租户共同对房屋状况进行检查验收，办理相关交接手续。

二、工程维护管理

工程维护是保障楼宇各项设施设备正常运转的基石，确保楼宇功能的完整性与使用的安全性。

2.1日常巡检与预防性维护

*设备巡检：制定详细的巡检计划，对楼宇内的供电系统、给排水系统、空调系统、电梯、消防系统、安防系统等进行定期巡检，做好记录，发现问题及时处理。

*预防性维护：根据设备的特性及使用情况，制定合理的预防性维护保养计划，按期执行，减少设备故障发生率，延长设备使用寿命。

*公共区域设施：定期检查公共区域的照明、门窗、墙面、地面、指示标识等设施，确保其完好无损，功能正常。

2.2故障维修处理

*响应时效：接到维修报修后，应迅速响应，根据故障的紧急程度和影响范围，合理安排维修人员及时到场处理。

*维修质量：维修人员应具备专业技能，严格按照操作规程进行作业，确保维修质量，力争一次修复。

*维修记录：对每次维修情况进行详细记录，包括报修时间、故障现象、处理过程、所用材料、维修结果等，存档备查。

2.3装修管理

*装修审批：对租户提出的装修申请，审核装修方案（包括平面布局、消防、空调等），并告知装修注意事项及管理规定。

*施工监管：对装修现场进行巡查，监督施工单位是否遵守管理规定，确保施工安全，避免对楼宇结构、公共设施及其他租户造成影响。

*竣工验收：装修完成后，组织相关人员进行验收，确认符合规定后方可投入使用。

三、安保管理

安全是写字楼管理的首要任务，需建立健全安全防范体系，确保人身与财产安全。

3.1门禁管理

*人员进出管理：实行24小时门禁制度，对租户及授权人员凭卡出入，对来访人员进行登记核实。

*物品出入管理：对携带大件物品或可疑物品离开楼宇的人员进行询问与查验，必要时联系租户确认。

*门禁系统维护：定期检查门禁系统的运行状况，确保设备完好，及时处理故障。

3.2巡逻检查

*定时巡逻：安保人员按照规定路线和频次对楼宇各楼层、电梯轿厢、消防通道、停车场、设备房等重点部位进行巡逻。

*不定时巡查：结合实际情况，开展不定时、不定点的突击巡查，增强安全防范力度。

*巡逻记录：详细记录巡逻过程中发现的问题、异常情况及处理措施。

3.3监控系统管理

*设备运行：确保监控系统24小时正常运行，画面清晰，存储容量充足。

*实时监控：监控室值班人员应密切关注监控画面，发现异常情况及时汇报并采取相应措施。

*录像调取：严格按照规定调取监控录像，为事件调查提供依据。

3.4消防安全管理

*消防设施检查：定期检查消防栓、灭火器、烟感报警器、应急照明、疏散指示标志等消防设施的完好性与有效性，确保其处于备用状态。

*消防通道畅通：保障消防通道、安全出口畅通无阻，严禁堵塞或占用。

*消防宣传与演练：定期组织消防知识宣传，每年至少开展一次消防应急演练，提高租户及员工的消防安全意识和自救互救能力。

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