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人事档案管理规范和操作指南

引言

人事档案作为企业人力资源管理的核心组成部分，是记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等方面的重要依据，亦是企业进行人才选拔、任用、考核、薪酬管理及提供劳动保障的关键信息载体。规范、科学地管理人事档案，不仅能够维护员工的合法权益，更能为企业的健康发展提供坚实的人才数据支撑。本指南旨在结合实践经验，系统阐述人事档案管理的基本原则、具体操作流程及注意事项，以期为相关从业人员提供具有指导性和可操作性的参考。

一、人事档案管理的基本原则与要求

人事档案管理工作具有极强的严肃性和保密性，必须严格遵循以下原则：

（一）真实性原则

档案材料的收集、审核与归档，应以客观事实为依据，确保每一份材料的真实性和准确性。严禁伪造、篡改或提供虚假信息。对于存疑的材料，应及时向相关部门或个人进行核实。

（二）完整性原则

档案应全面反映员工在各个时期的主要经历和重要信息。在档案建立与后续补充过程中，需确保材料的完整性，避免关键信息的缺失。

（三）保密性原则

人事档案涉及员工个人隐私及企业敏感信息，档案管理人员必须严格遵守国家及企业的保密规定，严守档案纪律，不得擅自泄露、传播档案内容。档案的查阅、复制、摘抄等均需履行严格的审批手续。

（四）规范性原则

档案的建立、材料的收集、整理、保管、查阅、转递、利用及销毁等各个环节，均需遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作的有序进行。

（五）服务性原则

档案管理的最终目的是为企业人力资源管理和各项决策服务。应在确保规范和保密的前提下，为企业各项工作提供及时、准确的档案信息支持。

二、人事档案的建立与接收

（一）新员工档案的建立

1.入职材料收集：员工入职时，人力资源部门应指导其填写《员工履历表》、《入职登记表》，并收集身份证复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、与前单位解除或终止劳动合同的证明（若有）、照片等基础材料。对于特殊岗位，还需收集背景调查资料、无犯罪记录证明等。

2.材料审核：对收集的材料应仔细核对其真实性、完整性和规范性。如发现材料缺失或不符，应及时通知员工补充或说明。

3.档案建档：审核无误后，为员工建立个人档案，确定档案编号。档案袋封面应清晰填写员工姓名、档案编号、部门等信息。

（二）员工档案的接收

对于从外部单位调入的员工，人力资源部门应负责接收其人事档案。接收时，需检查档案材料是否密封完好，核对档案转递通知单与档案材料是否相符，确认无误后在回执上签字盖章，并及时将档案登记入库。

三、人事档案材料的收集与归档

（一）材料收集范围

在职期间，应及时收集员工的各类重要材料，主要包括：

1.考核鉴定材料：年度考核登记表、绩效考核结果、民主评议材料等。

2.奖惩材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、处分决定、调查报告、本人检查或说明等。

3.职务变动材料：岗位变动审批表、晋升/降职通知、聘任/解聘协议等。

4.培训深造材料：培训结业证书复印件、学习成绩单、学历学位提升证明等。

5.工资福利材料：工资调整审批表、各类津贴补贴发放记录、社会保险缴纳凭证等。

6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、入团志愿书等。

7.其他有参考价值的材料：如重要的个人声明、申诉材料等。

（二）材料收集要求

1.及时性：各类材料形成后，相关部门应在规定时间内将其移交至人力资源部门档案管理人员。

2.规范性：收集的材料应符合规定格式，手续齐全，内容真实准确，字迹清楚。复印件需注明原件保管单位或经相关负责人签字确认。

3.完整性：确保每份材料的各个组成部分齐全，避免残缺。

（三）材料归档整理

1.鉴别：对收集到的材料进行鉴别，判断其是否属于归档范围，材料是否真实、有效。

2.分类排序：按照档案材料的性质和形成时间，对材料进行分类（如履历类、考核鉴定类、奖惩类等），并在每一类内按时间顺序排列。

3.编写页码：对每份材料编写页码，统一写在材料右上角（背面左上角）。

4.填写卷内目录：将归档材料的序号、材料名称、页码、形成日期等信息逐项录入卷内目录。

5.装订：对于成册的、无需频繁查阅的材料，可进行装订。装订应整齐、牢固，便于翻阅。

四、人事档案的日常管理与保管

（一）档案库房管理

1.库房环境：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。保持适宜的温度（一般为14℃-24℃）和相对湿度（一般为45%-60%）。

2.档案装具：档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固耐用，具备良好的密封性。

3.库房安全：严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。配备必要的消防器材和温湿度