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商务合同签订与审核标准流程工具指南

一、适用范围与业务场景

本流程指南适用于企业各类商务合同的签订与管理工作，涵盖但不限于：采购与销售合同、服务外包合同、合作开发合同、租赁合同、保密协议等。适用于企业内部业务部门发起、法务部门审核、管理层审批及合同签署全流程，旨在规范合同管理、防范法律风险、保障企业合法权益。具体场景包括：

企业与供应商签订采购物资/服务合同；

企业与客户签订销售产品/服务合同；

企业与合作伙伴开展项目合作时签订框架协议或执行合同；

涉及商业秘密、知识产权保护等事项的保密协议签订。

二、合同签订与审核全流程步骤

（一）合同发起与需求确认

发起准备

业务部门根据合作需求，明确合同主体（合作方全称、统一社会信用代码）、合作标的（产品/服务名称、规格型号、技术参数）、合作期限、核心权利义务（如付款方式、交付标准、违约责任）等关键要素。

示例：采购部门需确认“采购设备型号为，数量10台，单价5万元，总金额50万元，交付周期30天，质保期1年”。

需求审批

业务部门负责人*对合同需求的合理性、必要性进行审核，确认符合企业战略及年度经营计划后，在《合同立项审批表》（见模板1）中签字批准，并同步提交至法务部门。

（二）合同起草与内容规范

模板选择

优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），若合作方提供模板，需对比企业模板核心条款差异，保证不损害企业权益。

核心条款必须包括：合同主体信息、标的描述、数量与质量、价款与支付、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、生效条件、附件清单等。

内容填写

合同编号规则：统一为“年份-部门代码-合同类型-序号”（如“2024-CG-SC-001”，CG代表采购，SC代表销售）；

合作方信息：需填写全称、法定代表人、地址、联系方式（需与营业执照一致，禁止填写个人邮箱/电话）；

标的与金额：明确、具体，避免模糊表述（如“一批材料”需改为“钢材型号HRB400，数量100吨，单价4200元/吨”）；

违约责任：需量化违约金计算方式（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）或明确违约行为对应的补救措施。

（三）合同审核与风险控制

部门初审

业务部门负责人*审核合同内容的业务可行性，确认合作条款与实际需求一致，重点核查：

交付/验收标准是否明确；

付款节点与进度是否匹配履约能力；

合作方资质是否在有效期内（如营业执照、行业许可证等）。

法务审核

法务专员*对合同的法律合规性进行专项审核，重点关注：

主体资格：合作方是否具备相应民事行为能力（如需特殊资质，需确认其是否持有有效证书）；

条款合法性：是否存在违反法律法规的强制性规定（如“霸王条款”）；

权利义务对等性：是否存在明显加重企业责任、减轻合作方责任的情形；

争议解决：明确约定管辖法院或仲裁机构（优先选择企业所在地法院）。

法务部门需在《合同审核意见表》（见模板2）中填写审核结论（通过/修改后通过/不通过）及具体修改意见。

财务审核

财务部门*审核合同中的财务条款，包括：

价款构成是否合理（含税价/不含税价、发票类型）；

付款方式与资金计划是否匹配（如预付款比例≤30%，尾款需验收后支付）；

涉及费用（如运输费、安装费）的承担方是否明确。

管理层终审

根据合同金额及重要性，由相应层级管理层审批（如金额≤10万元由分管副总审批，＞10万元由总经理审批），重点审核合同是否符合企业整体利益及战略目标。

（四）合同谈判与修订

谈判组织

业务部门牵头，法务、财务部门配合，与合作方就合同条款进行谈判，重点协商法务审核提出的修改意见及财务条款争议点。

谈判需形成《会议纪要》，记录双方达成一致的内容及未决事项，由双方代表签字确认。

内容修订

根据谈判结果，由业务部门修订合同文本，修订后需重新提交法务部门复核，保证最终版本无法律风险及条款歧义。

（五）合同签署与用印管理

签署准备

确认合同文本最终稿已通过所有审核流程，双方签字页信息完整（合作方法定代表人或授权代表签字、加盖公章/合同专用章），授权代表需提供《授权委托书》（见模板3）。

用印审批

业务部门填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审核意见表、授权委托书等材料，按权限报相关负责人*审批。

规范签署

企业方：由法定代表人或授权代表在指定位置签字，同步加盖企业公章或合同专用章（骑缝章需覆盖合同连接处）；

合作方：核对签字人身份及印章真实性，保证与合同主体信息一致；

签署份数：至少一式两份（企业留存与合作方各执一份），重要合同可增加备案份数（如财务部门、法务部门各存一份）。

（六）合同履行与归档管理

履行跟踪

业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪，如交付验收、款项支付等，及时记录履行情况（如《合同履行台账》，见模板4），发觉异常问题（如逾期交付、质量不符）需第一时间上报并启动争议解决程