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办公用品采购与库存管理标准流程

一、适用范围与场景说明

本流程适用于各类企业、事业单位及社会组织的办公用品采购与库存管理工作，覆盖从需求提出到物品领用、盘存的全周期管理场景。具体包括：

日常办公消耗：如笔、纸、文件夹等易耗品的定期采购与补充；

新增需求场景：新员工入职、部门扩张、新项目启动等导致的临时性办公用品需求；

库存管理场景：定期盘点、库存预警、积压物品处理等；

特殊采购场景：打印机、办公家具等非易耗品的批量采购及资产登记。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求申请与审批

需求发起

需求人（如部门助理、员工*）根据部门实际需求，填写《办公用品采购申请表》（详见第三部分表单模板），注明物品名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、用途及期望到货时间。

对于常规易耗品（如A4纸、签字笔），需求人需核对《库存台账》（详见第三部分表单模板）确认当前库存量，避免重复申请；对于新增物品或特殊规格物品，需附简要使用说明或比价依据。

部门审批

部门负责人*（或指定审批人）对申请表进行审核，重点核对需求合理性（如是否为必需品、数量是否符合实际使用规模）及预算是否符合部门年度办公用品预算。

审批通过后，在申请表“部门审批意见”栏签字确认，并提交至采购部门；若不通过，需注明原因并退回需求人修改。

采购部门复核

采购专员*收到申请表后，汇总各部门需求，统筹规划采购计划（如合并同类项、考虑批量采购优惠）。

复核申请物品的库存状态（若为常规物品，优先从库存调拨；若库存不足，则纳入采购清单），并检查审批流程是否完整（部门负责人签字无误）。

（二）采购执行与供应商管理

供应商选择与询价

采购专员根据物品类型（易耗品/耐用品）从《合格供应商名录》（由采购部门动态维护）中选择至少2家供应商进行询价。

对于单次采购金额超过[具体金额，如1000元]的项目，需进行书面比价或招标，形成《比价记录表》（含供应商名称、报价、产品规格、交货周期等），作为采购依据。

订单下达与合同签订

根据比价结果，确定最终供应商，下达《办公用品采购订单》（注明订单编号、物品明细、数量、单价、总价、交货地址、付款方式等），并加盖采购部门公章。

对于单次采购金额超过[具体金额，如5000元]或涉及大宗设备采购，需签订正式采购合同，明确质量标准、违约责任、售后服务等条款，合同需经法务部门*（或指定负责人）审核签字。

采购过程跟踪

采购专员主动与供应商对接，确认生产/备货进度，保证按订单约定时间交货；若遇延期风险，需及时与需求部门沟通，调整到货时间或更换供应商。

（三）入库验收与登记

物品到货核对

供应商送货至指定仓库后，仓库管理员*（或采购专员）对照《采购订单》和送货单，核对物品名称、规格型号、数量、外观质量（如是否破损、过期）等，保证与订单一致。

若发觉数量不符、质量问题或错发，需当场在送货单上注明异常情况，并要求供应商签字确认；同时通知采购专员联系供应商处理（如补货、退货），不合格物品严禁入库。

质量抽检

对于易耗品（如墨盒、打印纸），需随机抽取样品测试功能（如打印清晰度、纸张厚度）；对于耐用品（如办公椅、碎纸机），需检查配件是否齐全、是否正常启动。

抽检合格后，填写《物品入库验收单》（详见第三部分表单模板），注明验收人、验收日期、验收结果、物品存放位置等信息。

库存台账更新

仓库管理员根据《物品入库验收单》，及时更新《库存台账》（详见第三部分表单模板），录入物品编码（若为新物品，需先建立物品档案）、名称、规格、单位、入库数量、入库日期、单价、总金额、存放库位、责任人等字段，保证账实一致。

（四）领用与发放管理

领用申请

员工因工作需要领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》（详见第三部分表单模板），注明领用部门、领用人、物品名称、规格、单位、领用数量、领用日期、用途等信息。

领用需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，常规易耗品每人每次领用数量不超过[具体数量，如A4纸1包/月，签字笔5支/季度]，部门负责人可根据实际工作需求适度调整。

领用审批

部门负责人*（或指定授权人）对领用申请进行审批，重点核对领用数量是否合理、用途是否与工作相关，审批通过后在登记表上签字确认。

对于贵重物品（如打印机、投影仪）或批量领用（如单次领用金额超过[具体金额，如200元]），需经采购部门或行政总监额外审批。

物品发放与台账更新

仓库管理员核对审批通过的《办公用品领用登记表》，按领用数量发放物品，并由领用人签字确认。

发放后，实时更新《库存台账》，减少对应物品的“结存数量”，保证“入库数量-出库数量=结存数量”的平衡。

（五）库存盘点与优化

定期盘点

仓库管理员每月末/每季度末组织一次全面盘点，填写《库存盘点表》（详见第三部分表单模板），逐项核对库存物品的实际数量与台账数量，记录差异情况（盘盈/盘亏）。

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