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供应商信息登记与审核管理模板
适用范围与应用场景
登记审核全流程操作指南
第一步：发起登记申请
操作主体：采购部门或需求部门（如生产部、项目部）
操作内容：
确认需登记供应商的类型（如原材料供应商、服务供应商、设备供应商等）；
填写《供应商信息登记申请表》，说明登记原因（如新项目合作、替换原有供应商等）及基础需求（如所需产品/服务类别、资质要求等）；
提交申请至采购管理部门负责人审批。
输出结果：审批通过的《供应商信息登记申请表》。
第二步：供应商信息填报
操作主体：供应商（通过指定渠道或对接人提交）
操作内容：
采购管理部门向供应商提供《供应商信息登记表》及相关附件清单（如营业执照、资质证书、产品认证等）；
供应商按要求填写完整信息，并保证所有文件真实、有效、清晰（复印件需加盖公章）；
将登记表及附件通过企业指定系统或邮箱提交至采购管理部门（对接人：工号X）。
注意事项：信息填报需完整，关键信息（如统一社会信用代码、法定代表人、资质有效期等）不得遗漏或错误。
第三步：初审（资质与完整性审核）
操作主体：采购专员（姓名）
操作内容：
接收供应商提交材料后1个工作日内，检查《供应商信息登记表》填写完整性（如必填项是否全部填写、联系方式是否有效等）；
核对资质文件的有效性（如营业执照是否在有效期内、行业许可证是否与经营范围匹配、ISO等认证是否在有效期内）；
对材料不完整或资质过期的，2个工作日内通知供应商补充或更新，并明确截止时间。
输出结果：初审通过的《供应商信息登记表》及资质文件清单，或《材料补充通知》。
第四步：复审（匹配度与风险评估）
操作主体：采购部门经理（姓名）、法务专员（姓名，如需）
操作内容：
采购部门经理结合企业采购需求，评估供应商主营业务、产品/服务能力与企业需求的匹配度；
法务专员审核供应商的合规性（如是否存在经营异常、法律诉讼风险等，可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核实）；
对涉及特殊行业（如食品、医疗器械）的供应商，需额外审核行业准入资质（如生产许可证、经营许可证）。
输出结果：复审通过的《供应商信息登记表》及《供应商风险评估报告》，或《审核不通过通知书》（注明具体原因）。
第五步：结果反馈与归档
操作主体：采购管理部门
操作内容：
审核通过后，3个工作日内将结果反馈至供应商，并录入企业供应商管理系统，分配唯一供应商编码；
审核不通过时，书面通知供应商并说明原因，同步更新供应商状态为“审核未通过”；
将所有登记材料（含申请表、资质文件、审核记录等）分类归档，保存期限不少于合作结束后3年。
供应商信息登记表（模板）
登记编号
登记日期
年月日
供应商基本信息
供应商名称
（与营业执照一致）
统一社会信用代码
注册地址
注册资本
万元
法定代表人
联系方式
经营范围
（以营业执照为准，可附页）
成立日期
年月日
资质文件清单
序号
证书名称
证书编号
发证机关
1
营业执照
工商行政管理局
2
行业许可证（如适用）
3
ISO9001质量体系认证（如适用）
4
其他资质（如3C认证、环保证书等）
主营业务及产品/服务
主要产品/服务名称
规格型号/服务内容
年产能/服务能力
质量标准
1
2
过往合作情况（如有）
合作企业名称
合作项目/产品
合作期限
合作评价（如优良/合格）
联系人信息
姓名*
职务
联系方式*
邮箱*
*
5678
审核记录
审核环节
审核人（姓名）
审核日期
审核意见
初审
年月日
复审
年月日
备注
注：1.标“”为必填项；2.资质文件需提供扫描件并加盖公章，附于登记表后；3.经营范围请填写具体业务，避免笼统描述。*
使用过程中的关键要点提示
信息真实性核验：
供应商须对提交信息的真实性负全责，采购部门可通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等公开渠道核实企业信用状况，对虚假信息实行“一票否决”，并终止合作。
资质文件动态管理：
资质文件到期前1个月，采购部门应主动提醒供应商更新，未按时更新的供应商暂停合作资格，待更新后重新审核。
关键信息变更处理：
供应商名称、法定代表人、注册资本、经营范围等核心信息变更时，需在变更后10个工作日内提交更新申请，并提供变更证明材料，逾期未报导致采购风险由供应商承担。
信息保密要求：
供应商信息仅用于企业采购合作审核及管理，严禁泄露给无关第三方，涉及商业秘密的信息需按企业保密制度管理。
审核时限管理：
初审、复审环节需在规定时限内完成，因供应商材料补充导致延期的，时限可顺延，但需及时与供应商沟通，避免影响合作进度。
供应商分类管理：
根据供应商资质等级、合作历史、风险评级等，实施分类管理（如A类/核心供应商、B类/一般供应商），不同类别供应商的审核频次和合作条件可差异化设置。
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