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办公室日常行政管理规范及表单模板

一、总则

为进一步规范办公室日常运作，提升行政服务质量与效率，营造整洁、有序、高效、安全的办公环境，确保各项工作顺利开展，特制定本规范。本规范适用于办公室全体人员，并作为日常行政管理工作的依据。

本规范旨在明确各部门及人员在办公事务中的责任与义务，倡导节约、高效、协作的工作作风，促进办公室管理工作的制度化、标准化和规范化。

二、办公环境管理

2.1办公区域管理

办公区域应保持整洁、安静、有序。员工应自觉维护个人工位及公共区域卫生，物品摆放整齐，文件资料及时归档。禁止在办公区域吸烟、饮食（指定区域除外）、喧哗或进行与工作无关的活动。下班后，应整理好个人桌面，关闭电脑、电灯等设备电源。

2.2公共环境与设施维护

行政部门负责公共区域（如走廊、茶水间、会议室、卫生间）的日常清洁与维护监督。员工应爱护公共设施，节约用水用电，发现设施损坏或故障时，应及时向行政部门报告。办公区域绿植由行政部门或指定人员负责养护。

2.3会议室使用规范

会议室实行预约制度，使用前需通过指定方式（如行政系统或联系行政专员）进行预约。使用期间应保持安静，爱护设备，使用完毕后及时清理，将座椅归位，关闭电源及空调。会议产生的垃圾应自行带走并分类处理。

三、办公用品管理

3.1采购与入库

办公用品由行政部门统一采购。各部门根据实际需求，定期提交办公用品申购计划，经审批后由行政部门汇总采购。采购的办公用品应及时入库登记，建立库存台账，确保账物相符。

3.2领用与分发

办公用品领用遵循“按需领用、杜绝浪费”的原则。员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，经部门负责人签字后，到行政部门（或指定存放点）领取。行政部门应定期检查库存，及时补充常用办公用品。

3.3节约与管理

全体员工应树立节约意识，合理使用办公用品，杜绝浪费和私用。对于可重复使用的物品应尽量重复利用。行政部门定期对办公用品使用情况进行统计分析，优化采购计划。废旧办公用品应按规定分类回收处理。

四、固定资产管理

4.1登记与建档

公司所有固定资产（如电脑、打印机、办公家具等）均需由行政部门统一登记、编号、建档，明确使用部门和责任人。固定资产卡片应随资产存放，以便查验。

4.2使用与维护

使用人应妥善保管和正确使用固定资产，做好日常维护保养工作。如发生故障或损坏，应及时向行政部门报告，由行政部门联系维修或处理。未经批准，不得擅自拆卸、改装、调换或外借固定资产。

4.3转移与报废

固定资产在公司内部转移时，需办理转移手续，更新台账信息。固定资产达到使用年限或无法修复时，由使用部门提出报废申请，经审批后，由行政部门统一办理报废手续，并进行残值处理和台账注销。

五、会务与接待管理

5.1会务管理

会议组织部门应至少提前一个工作日向行政部门提交会议需求（包括时间、地点、参会人数、议程、所需设备等）。行政部门根据需求做好会议室预订、设备调试、茶水准备、材料打印等会务支持工作。重要会议应提前进行会场布置和流程演练。

5.2接待管理

外来访客接待应遵循热情、礼貌、规范的原则。前台或指定人员负责访客登记、引导。重要访客或外事接待，应由相关部门提前通知行政部门，以便做好接待方案、场所布置、礼品准备等工作。接待过程中应注意保守公司机密。

六、文件与档案管理

6.1文件收发与传阅

外来文件由行政部门统一签收、登记、拟办，并按批示及时传阅、分发。内部文件流转应规范有序，明确传阅范围和时限，重要文件需跟踪落实。

6.2档案归档与保管

各类具有保存价值的文件、资料（包括纸质和电子版本）均应按照档案管理规定及时整理、分类、编号、归档。档案保管应做到安全、保密、有序，便于查阅。电子档案应定期备份，防止数据丢失。

6.3保密管理

严格遵守公司保密规定，涉密文件的制作、传递、使用、复制、保存和销毁均需符合保密要求。严禁将涉密文件带离指定办公区域或泄露给无关人员。

七、安全与保密管理

7.1消防安全

办公区域应保持消防通道畅通，消防器材完好有效，严禁堵塞或挪用。员工应熟悉消防器材的位置和使用方法，掌握基本的消防安全知识。定期进行消防安全检查，及时消除安全隐患。

7.2用电安全

规范用电行为，不得私拉乱接电线，不得超负荷用电。下班或离开工作岗位前，应关闭不必要的电器电源。发现用电安全隐患，应立即报告行政部门处理。

7.3信息安全

严格遵守公司信息安全管理规定，妥善保管个人账号密码，不随意泄露公司敏感信息。重要数据应加密保存，定期备份。使用外部存储设备前应进行病毒查杀。

八、行政服务支持

8.1差旅服务

员工出差需按规定办理出差申请手续。行政部门可根据需求提供票务预订、酒店安排等协助服务。出差人员应按规定标准乘坐交通工具和住宿，并及时办理费用报销。

8.2车辆管理（如适用）

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