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劳动合同变更中“书面形式”的要求与例外

引言

劳动合同作为劳动关系的核心载体，其内容的稳定性与灵活性始终是平衡劳动者权益保护与企业经营自主权的关键。在劳动合同履行过程中，因生产经营调整、劳动者职业发展需求或客观情况变化等因素，双方常需对合同内容（如工作岗位、薪酬待遇、工作地点等）进行变更。法律对劳动合同变更的形式作出明确要求，其中“书面形式”是最核心的规范；但基于劳动关系的动态属性与实践复杂性，法律也允许在特定情形下突破书面形式限制。本文将围绕“书面形式”的法定要求、例外情形及实践适用展开分析，探讨如何在形式合规与实质公平间实现平衡。

一、劳动合同变更中“书面形式”的法定要求

劳动合同变更的“书面形式”要求，是法律对劳动关系双方行为的基本指引，其核心目的在于通过明确的载体固定变更内容，避免因口头约定不清引发纠纷，保障双方权益。理解这一要求需从法律依据、具体内涵及实践价值三方面展开。

（一）法律依据：从原则到规则的体系化规定

我国劳动法律体系对劳动合同变更的书面形式要求作出了多层次规定。最直接的依据是《劳动合同法》第35条：“用人单位与劳动者协商一致，可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同，应当采用书面形式。”这一条款明确了“协商一致”与“书面形式”是劳动合同变更的两大法定要件，其中“书面形式”是形式要件的核心。

此外，《劳动合同法实施条例》第11条进一步补充：“除劳动者与用人单位协商一致的情形外，劳动者依照劳动合同法第十四条第二款的规定，提出订立无固定期限劳动合同的，用人单位应当与其订立无固定期限劳动合同……”虽未直接涉及变更，但从立法逻辑看，仍强调以书面形式明确双方合意。最高人民法院相关司法解释也多次重申，在认定劳动合同变更效力时，书面形式是判断双方是否达成一致的重要证据。

这些规定共同构建了“书面形式”作为劳动合同变更的原则性要求，从法律位阶到具体规则形成了完整体系，为实践中判断变更行为的合法性提供了依据。

（二）“书面形式”的具体内涵：从传统到新型的外延扩展

传统意义上的“书面形式”通常指纸质载体上的文字记录，如双方签字或盖章的变更协议、补充合同等。但随着信息技术的发展，法律对“书面形式”的界定已扩展至数据电文形式。根据《民法典》第469条规定：“书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。”这一规定同样适用于劳动合同领域。

在劳动实践中，常见的“书面形式”包括但不限于：

双方签署的《劳动合同变更协议书》，明确变更的具体条款（如岗位从“销售主管”调整为“区域经理”、月薪从8000元调整为10000元）；

用人单位向劳动者送达并经其签收的《调岗通知书》《薪酬调整确认单》；

双方通过工作邮箱、企业即时通讯工具（如内部OA系统、工作群聊）达成的变更合意记录，且该记录可随时调取查用；

劳动者提交的书面申请（如因身体原因申请从一线岗位调整至后勤岗位的申请书），经用人单位书面批复同意。

需要注意的是，无论采用何种载体，“书面形式”的核心在于“有形表现”和“可查可证”，即变更内容需以客观、稳定的方式固定，避免因口说无凭导致争议。

（三）“书面形式”的实践价值：定分止争与权益保障的双重功能

从劳动者角度看，书面形式是其主张权利的“防护盾”。例如，若用人单位口头承诺“晋升后薪资上涨20%”，但后续未兑现，劳动者仅能以口头约定主张权利，往往因证据不足难以维权；而通过书面变更协议，劳动者可明确变更后的权利义务，在争议中更易举证。

从用人单位角度看，书面形式是规范管理的“助推器”。部分企业因忽视书面形式，仅通过口头或会议通知调整员工岗位，可能被认定为“单方变更劳动合同”，面临劳动者解除合同并主张经济补偿的风险。而通过书面形式固定变更内容，可证明双方协商一致，降低法律风险。

从劳动关系整体看，书面形式要求强化了双方的契约意识，促使双方在变更前审慎考虑、充分沟通，减少随意变更行为，维护劳动关系的稳定性。

二、劳动合同变更中“书面形式”的例外情形

尽管法律强调“书面形式”是劳动合同变更的原则，但劳动关系的动态性与实践复杂性决定了完全拘泥于形式可能阻碍实质公平的实现。因此，法律在特定情形下允许突破书面形式限制，形成“原则+例外”的规则体系。这些例外可分为法定例外与事实例外两类，前者由法律明确规定，后者由司法实践认可。

（一）法定例外：法律明确规定的突破情形

法定例外是指法律或司法解释直接规定，即使未采用书面形式，变更行为仍可能被认定为有效的情形。其中最典型的是“实际履行”例外。

根据最高人民法院相关司法解释规定：“变更劳动合同未采用书面形式，但已经实际履行了口头变更的劳动合同超过一个月，且变更后的劳动合同内容不违反法律、行政法