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劳动合同续签工作流程与通知模板

劳动合同的续签管理是人力资源日常工作的重要组成部分，它不仅关系到员工队伍的稳定，也直接影响企业的持续发展。一套规范、严谨且富有人性化的续签流程，能够有效规避用工风险，提升员工满意度。本文将详细阐述劳动合同续签的标准工作流程，并提供实用的通知模板，以期为企业HR从业者提供有益参考。

一、劳动合同续签工作流程

劳动合同续签工作应遵循公平、公正、公开及双向选择的原则，通常可分为以下几个关键阶段：

（一）准备与评估阶段

此阶段的核心在于提前规划，确保续签工作的主动性与针对性。一般建议在劳动合同到期前的一个半月至两个月启动该流程。

1.合同到期预警：HR部门应建立劳动合同台账管理系统，定期（如每月初）筛查下月及下下月即将到期的员工名单，形成《劳动合同到期预警表》，并及时将信息同步给相关部门负责人。

2.员工表现评估：通知员工所在部门负责人，对到期员工在本合同期内的工作表现、能力素质、业绩贡献、团队协作以及岗位适配度等进行综合评估。评估应基于客观事实和数据，形成书面的《员工续签评估表》。

3.岗位需求分析：结合公司整体发展战略、部门编制规划以及该岗位的实际需求，判断是否需要继续保留该岗位以及该员工是否仍是该岗位的合适人选。

4.初步意向形成：HR部门汇总部门评估意见和岗位需求分析结果，进行初步审核，形成员工续签或不续签的初步意向。对于表现优异或关键岗位员工，应重点考虑续签；对于表现不佳或岗位冗余的员工，则需审慎评估。

（二）沟通与协商阶段

沟通是续签工作的灵魂，透明、坦诚的沟通能够有效化解潜在矛盾，达成共识。

1.与部门负责人沟通：HR部门就初步形成的续签意向与员工所在部门负责人进行沟通，听取其最终意见，确保对员工的评价全面客观，对岗位的需求判断准确无误。

2.与员工沟通：

*续签意向沟通：对于初步确定续签的员工，HR或部门负责人应尽早与员工进行面对面沟通，了解员工的续签意愿、对现有岗位的看法、未来职业发展诉求以及对薪酬福利的期望。此沟通应以鼓励和肯定为主。

*不续签意向沟通（若适用）：对于决定不续签的员工，HR应提前与员工进行坦诚沟通，说明不续签的原因（如岗位调整、绩效不达标等，注意措辞委婉，避免引发劳动争议），并告知后续的工作交接、经济补偿等事宜，给予员工必要的理解和尊重。

（三）决策与审批阶段

在充分评估与沟通的基础上，需履行规范的决策审批程序。

1.拟定续签方案：对于双方均有续签意愿的员工，HR部门根据沟通结果和公司薪酬福利政策，拟定具体的续签方案，包括续签期限、岗位、薪酬待遇等关键条款。一般情况下，续签期限可参考原合同期限或根据岗位性质确定，但连续签订两次固定期限合同后，第三次续签应考虑无固定期限劳动合同的可能性（依据相关劳动法规）。

2.审批流程：将《员工续签评估表》、续签方案（或不续签说明）提交给相关负责人审批。审批层级根据公司规模和管理权限设置，通常包括部门负责人、HR负责人、分管领导，直至总经理审批。

（四）结果落实与备案阶段

审批通过后，应及时将结果告知员工，并完成相关法律文件的签署与归档。

1.发出书面通知：根据审批结果，HR部门向员工发出正式的《劳动合同续签通知书》或《劳动合同终止（不续签）通知书》。通知书应明确、清晰，具备法律效力。

2.签订新劳动合同：员工收到《劳动合同续签通知书》并同意续签后，HR部门应安排员工在原劳动合同到期前签订新的劳动合同。新合同内容应与续签方案一致，双方仔细核对无误后签字盖章。

3.办理不续签手续（若适用）：对于不续签的员工，HR部门应协助其办理工作交接、物品归还、社保公积金停缴、离职证明开具等手续，并按照法律法规及公司规定核算和支付经济补偿金（如需）。

4.合同备案与存档：新签订的劳动合同应及时存入员工个人档案，并在劳动合同管理台账中进行更新。相关的评估表、沟通记录、审批文件等也应一并归档，确保全过程可追溯。

二、劳动合同续签相关通知模板

（一）劳动合同续签通知书（适用同意续签）

劳动合同续签通知书

[员工姓名]先生/女士：

您与我公司于[XXXX年XX月XX日]签订的《劳动合同》（合同编号：[XXXX]）将于[XXXX年XX月XX日]到期。

根据公司相关规定及您在本合同期内的工作表现和考核结果，经公司研究决定，同意与您续签劳动合同。现将续签相关事宜通知如下：

1.续签期限：本次劳动合同续签期限为[X年/无固定期限]，自[XXXX年XX月XX日]起至[XXXX年XX月XX日/无固定期限]止。

2.工作岗位：续签后，您的工作岗位仍为[部门名称][岗位名称]。

3.劳动报酬：续签后，您的薪酬福利待遇将按照公司现行薪酬制度及您的工作