公司会议计划与会议纪要编写模板.docVIP

常见应用情境

在企业管理中，无论是定期召开的部门例会、项目推进会，还是临时组织的专题研讨会、跨部门协调会，均需通过规范的会议计划保证会议有序开展，并通过会议纪要准确记录会议成果。此类模板适用于企业行政人员、项目负责人、会议组织者等，帮助统一会议标准、提高沟通效率、明确行动方向，同时为后续工作复盘和责任追溯提供依据。

操作流程详解

一、会议计划制定流程

明确会议核心需求

目的定位：清晰界定会议目标（如信息同步、问题解决、决策制定、资源协调等），避免召开无明确目标的会议。

议题梳理：根据目标列出需讨论的核心议题，优先级排序，保证议题聚焦、不发散。

参会范围：确定必需参会人员（决策层、执行层、相关部门负责人等）及可选列席人员，避免无关人员参会。

确定会议基础信息

时间安排：选择多数参会人员方便的时间段，避开重要工作节点；明确会议时长（如例会1小时，专题会2小时）。

地点与形式：线下会议需预订会议室（确认容纳人数、设备支持）；线上会议需选择平台（如腾讯会议、Zoom），提前测试稳定性。

角色分工：明确主持人（把控节奏、引导讨论）、记录人（实时记录关键内容）、材料准备人（提前分发议程、背景资料等）。

拟定会议议程

按议题重要性排序，每个议题标注预计讨论时间（如“议题1：Q3项目进度回顾——20分钟”）。

议程中预留缓冲时间（10-15分钟），用于临时提问或补充讨论。

提前将议程发送给参会人员，要求提前熟悉内容并准备相关材料。

完成审批与通知

会议计划需提交部门负责人或上级审批（涉及跨部门会议需提前沟通确认）。

审批通过后，至少提前1-2天发送正式会议通知（含会议主题、时间、地点、议程、参会人员、准备事项），通过企业邮件或OA系统发送，并提醒参会人员确认是否出席。

二、会议纪要编写流程

会中实时记录要点

关键信息抓取：记录会议核心结论（如“决议：项目A延期至10月15日启动”）、待办事项（需明确“做什么”“谁负责”“何时完成”）、争议焦点及解决方案。

发言内容提炼：避免逐字记录，重点标注发言人（如*经理建议：“需增加预算5万元用于采购设备”）的核心观点，而非口语化表达。

数据与细节确认：涉及数据、时间、责任人等信息时，需当场与发言人核对，保证准确无误。

会后整理与完善

结构化梳理：按会议议程顺序整理内容，分为“会议基本信息”“主要议题讨论情况”“决议事项”“待办事项”“下一步计划”等模块。

补充遗漏信息：若记录不全，及时联系参会人员补充；对专业术语或背景信息进行简要注释，保证非参会人员也能理解。

语言精炼规范：使用中性、客观的书面语，避免主观评价（如“主管认为方案可行”而非“主管觉得这个方案很好”）。

审核与分发归档

内部审核：整理完成后，先提交主持人审核，确认内容完整、表述准确；涉及跨部门事项需同步相关负责人确认。

正式分发：审核通过后，24小时内发送给所有参会人员及相关部门，明确标注“抄送：总、部门”等。

归档管理：将会议纪要与会议计划、参会签到表等资料一并归档（电子版存于共享文件夹，纸质版按年度分类保存），便于后续查阅。

标准化模板示例

表1：公司会议计划模板

项目

内容

会议名称

[如：2024年Q3销售目标达成专题会]

会议时间

[年/月/日上/下午时分-时分]

会议地点/形式

[线下：X号会议室；线上：腾讯会议（会议号X–）]

主持人

[*经理]

记录人

[*助理]

参会人员

[销售部主管、市场部专员、财务部经理、运营部主管]

缺席人员及原因

[如：市场部*专员（出差）]

会议主题与目的

[主题：分析Q3销售目标差距，制定冲刺方案；目的：明确责任分工，保证目标达成]

会议议程

1.Q2销售数据回顾（经理，15分钟）2.市场竞品分析（专员，20分钟）3.目标差距及原因讨论（全员，25分钟）4.冲刺方案及责任分配（经理，15分钟）5.总结（总，5分钟）

会议准备事项

1.助理提前打印销售数据报表（参会人每人1份）2.专员准备竞品分析PPT3.提前调试会议室投影仪、麦克风

审批意见

[审批人：*总；审批日期：年/月/日；意见：同意召开]

表2：公司会议纪要模板

项目

内容

会议名称

[2024年Q3销售目标达成专题会]

会议时间

[年/月/日上/下午时分-时分]

会议地点/形式

[线下：X号会议室]

主持人

[*经理]

记录人

[*助理]

参会人员

[销售部主管、市场部专员、财务部经理、运营部主管]

缺席人员及原因

[市场部*专员（出差）]

会议主题

分析Q3销售目标差距，制定冲刺方案

主要议题讨论情况

1.Q2销售数据回顾：经理展示数据，Q2销售额完成目标的80%，主要差距在华东区域（缺口30万元）。2.市场竞品分析：专员报告，竞品B近期推出促销活动，抢占了我司15%市场份额。3.目标