工程竣工档案资料的收集整理和管理措施.docxVIP

工程竣工档案资料的核心价值与管理要义

工程竣工档案资料作为工程项目建设全过程的真实记录与客观反映，不仅是工程竣工验收、质量评定的重要依据，更是后续工程维护、改造升级、产权明晰及历史追溯的核心凭证。其系统性、完整性与规范性直接关系到工程建设的最终成果固化与项目全生命周期管理的效能。因此，对工程竣工档案资料实施科学严谨的收集、规范有序的整理及精细化的管理，是工程项目管理中不可或缺的关键环节，需要引起工程建设各方主体的高度重视。

一、工程竣工档案资料的系统性收集策略

档案资料的收集工作，是确保其完整性与真实性的第一道防线，应贯穿于工程项目的策划、实施、竣工及验收的全过程，而非工程尾声的突击行为。

1.明确收集责任与范围

首先需依据国家及地方相关法规、行业标准以及项目合同约定，明确各参建单位（建设、勘察、设计、施工、监理、检测等）在档案资料形成与提交方面的具体责任。施工单位作为工程实体的直接建造者，需对施工过程中的技术资料、测量记录、试验报告、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量评定资料等承担主要收集责任。监理单位则应负责整理监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理日志、质量评估报告等监理资料。建设单位需收集项目立项、可行性研究、规划许可、用地审批、招投标文件、合同协议等前期审批及管理性文件。勘察设计单位则需提交完整的勘察报告、设计图纸、设计变更、图纸会审纪要等设计相关资料。

2.坚持过程收集与同步控制

档案资料的收集应与工程进度同步进行，实行“随做随收、随收随核”。例如，隐蔽工程验收记录应在验收合格后立即形成并由各方签字确认，避免事后补签导致的信息失真或遗漏。施工技术交底记录、材料设备进场检验记录、施工日志等均需在相应工作完成后及时收集归档。项目管理部门应指定专人负责档案资料的日常收集与初步审核，对发现的资料缺失、签署不全、内容不规范等问题及时反馈并督促整改，确保资料形成的及时性与规范性。

3.注重资料的完整性与真实性核查

收集过程中，需严格核查资料的完整性，确保每一项工程活动都有相应的记录支撑，杜绝关键环节资料的缺失。同时，必须坚守真实性原则，所有资料必须是工程建设过程的真实反映，严禁伪造、涂改、抽换资料。对于涉及工程结构安全、使用功能的重要检测报告、试验数据，需核实其来源的合法性与检测机构的资质。

二、工程竣工档案资料的规范化整理方法

收集到的原始资料往往形式多样、内容繁杂，需要通过科学的整理，使其系统化、条理化、规范化，以便于后续的查阅、利用和归档保存。

1.科学分类与系统组卷

应根据工程特点和档案管理规范，对档案资料进行科学分类。通常可按工程专业（如建筑、结构、给排水、电气、暖通等）、资料性质（如工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等）或形成时间进行分类。在分类的基础上进行组卷，组卷应遵循“遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用”的原则。例如，单位工程中的某个分部工程资料可组成一个或若干个卷，同一类型的文件应集中组卷。

2.规范编目与有序排列

卷内文件应按照一定的顺序进行排列，一般可按文件形成的时间顺序、逻辑关系（如批复在前、请示在后；主件在前、附件在后；图纸按图号顺序等）进行排列。每个案卷需编制卷内目录，详细列出卷内文件的序号、文号、责任者、文件材料题名、日期、页号等信息。案卷封面应填写规范，包括工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等要素。对于竣工图，需逐张加盖竣工图章，并由编制人、审核人、技术负责人签字，涉及重大修改的，应重新绘制竣工图，并在图签附近注明修改依据。

3.完善签署与装订要求

所有需要签署的文件材料，必须由相关责任人亲笔签字，不得代签，并加盖单位公章或相关专业章。签署应清晰可辨，日期准确。资料整理完成后，应进行规范装订。装订前需去除金属物，对破损的文件应进行修补。装订方式应牢固、整齐、美观，便于翻阅。不同幅面的图纸应按规范要求进行折叠，使其与案卷规格一致。

三、工程竣工档案资料的精细化管理与长效保障

工程竣工档案资料的管理是一项系统性、长期性的工作，需要建立健全管理制度，运用适当的管理手段，确保其安全、完整和有效利用。

1.建立健全档案管理制度与责任体系

建设单位应牵头制定完善的项目档案管理制度，明确档案管理的组织机构、岗位职责、工作流程、保密要求、保管期限、利用规定等。明确各参建单位档案管理的职责分工，将档案管理工作纳入项目管理的全过程，并与参建单位的绩效考核挂钩。配备具备专业知识和责任心的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

2.强化档案的保管与安全防护

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施。配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等。对于电子档案，应建立严