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员工离职管理流程与注意事项清单

引言

员工离职管理是企业人力资源管理的核心环节，规范化的流程既能保障企业运营的连续性，降低因人员变动带来的风险，也能维护员工合法权益，提升企业雇主品牌形象。本文档基于《劳动合同法》及企业实践，提供通用离职管理流程与操作指引，适用于各类企业员工的主动离职、协商解除、劳动合同到期终止等场景，帮助企业高效、合规完成离职全流程管理。

本模板适用场景

本模板适用于企业内所有类型的员工离职管理，包括但不限于：

员工主动离职：员工因个人原因提出辞职；

协商一致解除：企业与员工双方协商一致解除劳动合同；

劳动合同终止：劳动合同到期未续签、员工达到法定退休年龄、企业破产等法定终止情形；

企业单方解除：员工违纪、不胜任工作等企业依法解除劳动合同的情形（需特别注意程序合规性）。

标准化操作流程详解

一、离职申请与审批

操作目标：明确离职意向，启动离职流程，保证离职原因真实、离职时间合规。

1.员工提交离职申请

操作主体：员工本人

操作内容：

员工通过书面形式（离职申请表、邮件等）向直接上级提交离职申请，说明离职原因、期望离职日期；

试用期内员工需提前3天通知，正式员工需提前30天通知（试用期外企业可协商缩短通知期，但需员工同意）。

所需材料：《员工离职申请表》（见模板一）、身份证明复印件（若首次提交）。

2.部门负责人审核与沟通

操作主体：直接上级、部门负责人

操作内容：

直接上级与员工进行离职面谈，知晓离职真实原因（如薪资、发展、管理等问题），尝试挽留（若有必要）；

部门负责人审核离职申请，确认工作交接可行性及离职时间对部门的影响，签署审批意见。

注意事项：

若员工因企业原因（如薪资拖欠、工作环境问题）离职，需记录并同步HR部门；

审核通过后，将《离职申请表》提交HR部门备案；若不通过，需明确告知员工原因及改进措施。

3.HR部门备案与确认

操作主体：HR专员

操作内容：

接收《离职申请表》，核对员工基本信息、岗位信息、离职日期是否符合法律规定；

确认后，在系统中更新员工状态为“离职申请中”，同步通知相关部门（如IT、行政、财务）。

二、工作交接管理

操作目标：保证员工工作内容、资产、信息完整交接，避免因离职导致工作中断或企业损失。

1.制定交接计划

操作主体：直接上级、离职员工、HR专员

操作内容：

直接上级根据岗位职责，列出《工作交接清单》（见模板二），明确交接内容（工作文件、客户资源、项目进度、系统权限等）、交接顺序、时间节点；

离职员工确认交接计划，保证无遗漏。

2.执行交接工作

操作主体：离职员工、接收人（部门指定人员）

操作内容：

工作内容交接：逐项说明未完成工作进展、关键节点、注意事项，提供书面工作总结；

资产交接：归还公司财物（电脑、工牌、钥匙、保密文件等），填写《资产交接清单》（可并入模板二）；

系统权限交接：注销或转移系统账号权限（如OA、CRM、邮箱等），由IT部门确认；

对外对接：协助对接客户、供应商，告知联系人变更信息（需经企业确认）。

注意事项：

交接过程需有直接上级监督，双方在《工作交接清单》上签字确认；

涉及保密信息、核心技术的交接，需签署《保密承诺书》（企业另行制定）。

3.交接完成确认

操作主体：直接上级、HR专员

操作内容：

直接上级确认交接无遗漏后，在《工作交接清单》上签署“交接完成”；

HR专员将交接清单归入员工档案，作为离职手续办理的必要依据。

三、离职手续办理

操作目标：完成员工与企业各类关系的解除，保证合规性。

1.部门手续办理

操作主体：直接上级、部门行政

操作内容：

部门负责人确认员工已结束所有工作，无未结清任务；

行政人员收回员工工牌、门禁卡、工服等物品，注销门禁权限。

2.跨部门手续办理

操作主体：IT部门、财务部门、行政部

操作内容：

IT部门：注销员工邮箱、企业/钉钉账号，关闭内部系统权限，备份工作数据（如涉及敏感数据，需经HR部门审批）；

财务部门：核对员工借款、报销款项，确认无未结清账款后，签署《离职手续确认单》；

行政部：确认员工办公位已清理，资产（电脑、办公设备等）已归还并登记。

3.HR部门手续办理

操作主体：HR专员

操作内容：

核对员工档案（劳动合同、离职申请、交接清单等），保证材料齐全；

办理社保、公积金停缴手续（离职当月需保证缴纳，次月起停缴）；

向员工说明《离职证明》开具流程及时间（法律规定解除/终止劳动合同后15日内出具）。

四、薪资结算与补偿金核算

操作目标：准确结算员工薪资及经济补偿金，避免劳动纠纷。

1.薪资核算

操作主体：财务部门、HR专员

操作内容：

核算员工应发薪资：基本工资、绩效工资、加班费、未休年假工资、餐补/交通补贴等；

扣减款项：个人所得税、社保公积金个人部分、借款、赔偿款（如有）等；

确定发放