供应链管理流程与采购标准.docVIP

供应链管理流程与采购标准通用工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类制造型企业、零售企业、电商企业及第三方物流企业的供应链管理部门，旨在规范从需求提报到供应商全生命周期管理的核心流程。典型应用场景包括：

新项目启动采购：如新产品研发、生产线扩建等需新增物料或服务的采购场景；

日常生产补货：针对常规原材料、包材的周期性采购需求；

紧急采购需求：如设备突发故障需快速更换零部件、订单激增导致的临时补料等；

供应商优化管理：对现有供应商进行绩效评估、汰换或引入新供应商时的流程规范。

二、供应链管理全流程操作指引

（一）需求提报与评审：明确“采什么、采多少、何时采”

责任部门：需求部门（生产部、研发部、行政部等）、供应链管理部、财务部

操作步骤：

需求发起：需求部门根据生产计划、项目进度或实际消耗，填写《采购申请单》（详见模板一），注明物料名称、规格型号、需求数量、交付日期、预算金额及用途说明，经部门负责人*经理审批后提交至供应链管理部。

需求评审：供应链管理部收到申请后，联合生产部、财务部召开需求评审会（由供应链管理部*主管主持），重点审核：

需求数量与生产计划的匹配性（如是否超出安全库存、是否为重复性需求）；

规格型号的准确性（是否与BOM清单、技术图纸一致）；

预算金额的合理性（对照历史采购价格及市场行情）。

需求确认：评审通过后，供应链管理部在《采购申请单》上签署评审意见，明确采购优先级及交付时间节点，反馈至需求部门；若不通过，需注明修改意见并退回需求部门重新提报。

（二）供应商寻源与资质审核：筛选“靠谱的合作伙伴”

责任部门：供应链管理部、质量管理部、法务部

操作步骤：

寻源渠道：通过行业展会、招标平台、供应商自荐、同行推荐等渠道收集潜在供应商信息，建立《供应商信息台账》（含企业名称、主营产品、联系方式、注册资本等基础信息）。

资质初审：供应链管理部对供应商提交的《供应商资质文件》（营业执照、行业许可证、ISO9001认证、产品检测报告等）进行初审，筛选出具备基本供货能力的候选名单。

现场考察：对候选供应商进行现场考察（由供应链管理部专员带队，质量管理部工程师参与），重点评估：

生产设备先进性及产能匹配度；

质量管理体系运行情况（如是否通过IATF16949等汽车行业认证）；

交付历史及应急响应能力（如过往订单的准时交付率）。

资质终审：考察通过后，由质量管理部出具《供应商资质审核报告》，法务部审核供应商的履约能力（如涉诉情况、合同条款合规性），最终由供应链管理部确定合格供应商名单并录入《合格供应商名录》。

（三）采购订单执行：锁定“交易细节，保证交付”

责任部门：供应链管理部、需求部门

操作步骤：

订单创建：供应链管理部根据《采购申请单》及《合格供应商名录》，向选定供应商下达《采购订单》（详见模板三），明确：

物料信息（名称、规格型号、数量、质量标准）；

交付要求（时间、地点、运输方式）；

付款条款（预付款比例、账期、结算方式）；

违约责任（如逾期交付、质量不达标时的赔偿标准）。

订单确认：供应商收到订单后，2个工作日内书面确认（如盖章回传），若有异议需在订单中注明修改意见，供应链管理部与需求部门协商一致后调整订单内容。

订单跟踪：供应链管理部指定专人通过ERP系统或定期沟通跟踪订单进度，重点关注：

生产进度（供应商是否已排产、预计完成时间）；

物流安排（发货时间、物流单号）；

异常处理（如供应商产能不足需提前预警，协调替代方案）。

（四）合同签订与管理：规避“法律风险，保障权益”

责任部门：供应链管理部、法务部、财务部

操作步骤：

合同起草：法务部根据《采购订单》及双方协商结果，起草《采购合同》（详见模板四），核心条款包括：

标的物信息（与采购订单一致）；

质量验收标准（如国标、行标或企业标准）；

交付与验收（“送货上门”或“自提”，验收流程及异议期）；

付款与发票（付款节点、发票类型及开具要求）；

违约责任（逾期交货、质量不合格、付款延迟的违约金计算方式）；

争议解决（协商不成时提交供应商所在地法院诉讼）。

合同审批：供应链管理部审核合同条款与采购订单的一致性，财务部审核付款条款的合理性，法务部审核法律风险，最终由总经理*总审批后生效。

合同存档：审批通过的合同正本由财务部、法务部各留存一份，供应链管理部留存扫描件，同步更新《合同管理台账》（含合同编号、签订日期、供应商名称、金额、到期日等）。

（五）交付验收与入库：把控“质量关，保证可用”

责任部门：需求部门、质量管理部、仓库管理部

操作步骤：

到货通知：供应商发货后，将物流单号及预计送达时间告知供应链管理部，供应链管理部提前1天通知仓库管理部及需求部门准备验收。

数量验收：仓库管理部核对到货物料名称、规格型号、数量是否与《采购订单》一致，填写《到货清单》