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员工报销管理制度
2025/12/31
汇报人：WPS
CONTENTS
目录
01
制度概述
02
报销范围
03
报销流程
04
审批管理
05
报销规范
06
监督与处罚
制度概述
01
制度目的
规范报销流程
明确报销申请、审批、付款各环节时限与责任人，如某互联网公司要求3个工作日内完成审批，减少流程积压。
控制成本支出
通过标准限额管理（如差旅住宿每晚不超500元），某制造企业推行后年报销费用降低18%。
防范财务风险
要求报销凭证需包含发票、行程单、消费明细，杜绝某员工虚构会议费报销2万元的违规行为。
适用范围
公司正式员工
涵盖与公司签订劳动合同的全职员工，如市场部专员王某某因客户拜访产生的交通费可按制度报销。
特定兼职及实习生
与公司签订实习协议的实习生，如技术部实习生李某某参与项目产生的打印费在规定额度内可报销。
报销范围
02
差旅费报销
交通费用报销
员工出差乘坐火车硬卧、高铁二等座或经济舱，需提供正规票据，如北京至上海高铁票可报销二等座费用。
住宿费用报销
出差住宿标准按城市级别划分，一线城市单人每日不超过500元，如深圳福田区酒店住宿需提供住宿水单。
伙食补贴报销
员工出差期间享受伙食补贴，省内每日80元、省外每日100元，无需提供餐饮发票直接随差旅费发放。
办公用品费报销
常规办公用品报销
员工因办公需要购买的签字笔、笔记本、文件夹等基础用品，如采购A4打印纸（单价2.5元/包，每月限额50包），需提供合规发票及采购清单。
专项办公设备耗材报销
为打印机、投影仪等设备购置的硒鼓、墨盒、幕布等耗材，例如为惠普打印机更换原装硒鼓（型号CC388A，单价380元），需附设备型号及耗材匹配说明。
业务招待费报销
招待对象限定
仅限与公司业务直接相关的外部客户、合作伙伴或政府部门人员，如宴请潜在合作方某科技公司项目经理。
费用标准规范
一线城市单次招待人均不超过300元，二线城市200元，如上海地区宴请客户6人，总费用不得超1800元。
消费场景限制
仅限商务宴请、客户接待等场景，不得报销私人聚餐，如某员工因家庭聚会产生的费用不予报销。
其他费用报销
公司正式员工
与公司签订劳动合同的正式员工，涵盖全职、长期派驻外地及海外分公司的员工，如驻上海办事处的市场专员差旅费可按此制度报销。
特定类型的临时人员
因项目需要短期聘用的技术顾问、实习满3个月的实习生，参照正式员工标准报销差旅及项目相关费用，如某系统升级项目外聘专家的住宿费。
报销流程
03
提交报销申请
招待对象与场景限制
业务招待仅限客户、合作伙伴等外部人员，如与供应商洽谈合作时的宴请，禁止用于内部员工聚餐。
费用标准与额度管控
按招待对象层级设定标准，例如接待重要客户人均餐费不超过300元，需提前通过OA系统申请额度。
凭证要求与报销流程
报销需提供加盖公章的消费清单、付款凭证，如某科技公司规定招待费需附被招待方签字确认单。
部门审核
规范报销流程
某科技公司曾因报销流程混乱导致30%单据重复提交，明确目的后通过标准化流程使错误率下降至5%。
控制成本支出
某制造企业2022年差旅费超预算15%，制度实施后通过限额标准使次年相关费用降低12%。
保障员工权益
某互联网公司推行三日报销到账制度，解决员工垫付资金长期占用问题，提升满意度至92%。
财务审核
交通费用报销
员工乘坐火车出差，可报销二等座及以下票价，如北京至上海高铁二等座553元，需提供行程单和发票。
住宿费用报销
一线城市住宿标准为500元/晚以内，如员工在上海出差入住如家酒店，实际花费480元可全额报销。
伙食补贴报销
按出差天数给予100元/天伙食补贴，例如员工出差3天，可申领300元伙食补贴，无需提供餐饮发票。
报销支付
日常办公耗材报销
员工因工作需采购的笔记本、签字笔等基础耗材，如财务部对某部门10元/本的笔记本报销，需附合规发票及采购清单。
办公设备配件报销
打印机硒鼓、鼠标键盘等设备配件，如行政部为老化设备申购的HP原装硒鼓，单支300元内凭采购合同报销。
审批管理
04
审批权限划分
正式员工报销范畴
正式员工因工出差产生的交通、住宿费用，如销售部员工张三赴上海参加行业展会的高铁票及酒店住宿费。
实习生报销限定
实习生仅可报销与岗位直接相关的费用，如市场部实习生李四参与线下活动的物料采购费，需提供导师签字确认单。
审批时间要求
常规办公用品报销
员工因办公需要购买的签字笔、笔记本、文件夹等基础用品，需提供正规发票，如采购得力品牌A4纸5包，单价20元，凭发票报销。
办公设备耗材报销
打印机墨盒、硒鼓等耗材，需由行政部门统一采购或员工先行垫付后凭发票报销，例如更换惠普打印机硒
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