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行政事务审批流程与执行标准化手册

前言

为规范公司行政事务管理，提升审批效率，明确各环节职责，保证行政工作有序开展，特制定本手册。本手册旨在标准化行政事务的申请、审批、执行及归档全流程，为各部门提供清晰的操作指引，保障行政资源合理配置与合规使用。

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于公司各部门及全体员工涉及的各类行政事务审批，涵盖但不限于以下场景：

日常办公物资采购：如文具、耗材、设备配件等申请；

会议室及公共资源使用：如会议室预订、办公区域调整、设备借用等；

差旅与活动支持：如国内/外差旅申请、团建活动组织、会议筹备等；

固定资产与领用管理：如办公设备领用、资产调拨、报废申请等；

行政服务委托：如保洁服务、维修维护、快递物流等外部服务委托。

二、标准化操作流程详解

（一）行政事务申请发起

申请条件

申请人需为部门正式员工或授权经办人；

申请事项需符合公司行政管理制度及预算管理规定；

涉及采购、差旅等事项需提前明确需求明细（如物品名称、规格、数量、预算等）。

申请方式

线上申请：通过公司OA系统“行政事务审批”模块提交，填写电子申请表并附件；

线下申请：填写《行政事务申请表》（见模板一），经部门负责人签字后提交至行政部。

提交材料

《行政事务申请表》（需注明申请人、部门、联系方式、申请事项、事由、预算明细等）；

证明材料（如会议通知、报价单、资产清单等，根据事项类型提供）；

其他需补充说明的文件。

（二）审批流程分级执行

根据事项类型及金额，审批流程分为以下三级（可根据公司规模调整）：

事项类型

审批权限

时限要求

日常办公物资（预算≤1000元）

部门负责人→行政部专员

1个工作日内完成

会议室/公共资源使用

部门负责人→行政部经理

2个工作日内完成

差旅申请（国内）

部门负责人→分管领导→行政部备案

3个工作日内完成

固定资产领用（价值≥5000元）

部门负责人→分管领导→总经理→行政部登记

5个工作日内完成

审批操作说明：

审批人需在OA系统或纸质申请表上明确签署“同意”“驳回”或“补充说明”，驳回需注明具体原因；

涉及跨部门协作事项（如大型活动筹备），需增加相关部门会签环节；

紧急事项（如突发设备故障维修）可启动“绿色通道”，由申请人电话报备部门负责人及行政部，事后1个工作日内补全手续。

（三）审批结果通知与执行

结果通知

审批通过后，行政部通过OA系统或邮件通知申请人，明确执行要求（如领取时间、地点、供应商对接人等）；

审批驳回的，由行政部将意见反馈至申请人，申请人修改后可重新提交。

执行实施

物资采购：行政部根据审批结果统一采购，申请人凭工牌到行政部领取，核对物资名称、数量后签字确认；

资源使用：申请人需在预订时间内使用会议室/设备，使用后保持场地整洁，超时需重新申请；

差旅/活动：行政部协助办理预订（机票、酒店等），申请人需提前提交行程单，结束后凭报销单及发票办理结算（按财务制度执行）。

执行反馈

事项完成后，申请人需在1个工作日内通过OA系统提交《行政事务执行记录表》（见模板三），说明执行结果及附件（如照片、签到表等）；

行政部定期汇总执行情况，对异常问题（如采购延迟、资源冲突）进行跟踪处理。

（四）归档管理

归档范围：所有审批通过的申请表、审批意见、执行记录、相关证明材料（报价单、发票复印件等）；

归档时限：事项完成后5个工作日内，由行政部整理归档；

归档方式：

纸质版：按年份-月份-事项类型分类装订，存放于行政档案室；

电子版：扫描后至公司服务器“行政档案”文件夹，命名规则为“申请人-部门-申请日期-事项名称”。

三、标准化模板与填写说明

模板一：行政事务申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

申请事项

□办公物资采购□会议室使用□差旅申请□固定资产领用□其他________

事由说明

（需详细描述申请背景、用途等，如“因部门新增2名员工，需申请办公椅2把、文具套装5套”）

申请明细

名称

规格/型号

数量

预算来源

□部门预算□专项预算□其他________

申请人签字

部门负责人意见

签字：________日期：______

审批意见栏

行政部：________分管领导：________总经理：________

填写说明：

“申请明细”需逐项填写，不得留空或涂改；

“预算来源”需明确对应公司预算科目；

部门负责人需对申请事项的必要性及预算合理性进行初审。

模板二：行政事务审批意见表

申请编号

申请事项

申请人

申请部门

初审意见

部门负责人：________日期：______（签字）

复审意见

行政部：________日期：______（签字）

终审意见

分管领导/总经理：________日期：______（签字）

备注

模板三：行政事务执行记录表

申请编号

执行