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行政日常事务处理及活动策划工具

适用工作情境

本工具适用于企业行政部门日常办公事务的高效处理，以及各类内部活动的全流程策划与管理。具体包括但不限于：常规会议（部门例会、项目推进会、全员大会）的筹备与执行、办公用品的申领与分发、文件资料的流转归档；以及团建活动、年会庆典、培训讲座、节日庆祝等内部活动的策划组织、资源协调与效果复盘。通过标准化流程与工具表单，帮助行政人员规范操作、提升效率，保证事务处理与活动执行有序推进。

标准化操作流程

一、行政日常事务处理流程

（一）会议安排事务

步骤1：接收会议需求

需求方（如部门主管、项目负责人）通过OA系统、邮件或口头形式提出会议申请，明确会议主题、目标、预计时长、核心参会人员范围。

行政人员需记录需求关键信息，并与需求方确认初步可行性（如时间冲突、场地可用性）。

步骤2：确认会议基本信息

与需求方共同确认会议核心要素：

时间：具体日期、开始/结束时间（避开公司高峰期，如上午9:00-11:00、下午14:00-17:00）；

地点：优先使用公司会议室（需确认容量、设备投影仪、麦克风、白板等是否正常）；

参会人员：列出必参人员名单（含职务、联系方式）、可选人员；

议程：按时间顺序细化讨论事项（每项议题分配具体时长，避免超时）；

特殊需求：如是否需要茶歇、同声传译、会议纪要模板等。

步骤3：协调会议资源

场地预约：通过会议室管理系统预约，并在预约后1小时内发送场地确认邮件给需求方；

设备调试：提前30分钟检查会议设备（投影仪连接、麦克风电量、网络稳定性），如需IT支持，提前1个工作日提交申请；

物料准备：根据需求准备会议签到表、议程打印稿、笔、纸、饮用水、茶歇（如需），放置于会议室指定位置。

步骤4：发送会议通知

提前2个工作日发送正式通知（邮件/企业），内容包含：

会议主题、时间、地点（附会议室导航图）；

参会人员名单及职务；

详细议程（标注各环节时长）；

需提前准备的材料（如项目PPT、数据报表）；

联系人及联系方式（行政人员*）。

重要会议（如全员大会）需提前3天通知，并在通知发出后1个工作日内逐一确认参会人员是否收到。

步骤5：会前准备与签到

会议当天提前1小时到场，再次检查场地、设备、物料；

设置签到台（或使用电子签到系统），引导参会人员签到，发放会议材料；

提醒参会人员将手机调至静音，协助需求方摆放议程、PPT等材料。

步骤6：会议执行与记录

会议开始后，行政人员负责计时（提醒发言人员控制时长）、记录迟到/早退人员（如需）、协助处理突发情况（如设备故障、临时加座）；

安排专人记录会议纪要（重点记录决议事项、责任人、完成时限），或录音（需提前征得参会人员同意）。

步骤7：会后跟进与归档

会议结束后24小时内，整理会议纪要并经需求方确认后，发送至所有参会人员及相关部门；

收集会议材料（PPT、签到表、纪要等），按“年份-月份-会议主题”分类归档（电子档存共享文件夹，纸质档存行政档案柜）；

清理会议室，检查设备是否完好，物料是否回收，关闭电源。

（二）办公用品管理事务

步骤1：需求收集与统计

每月25日前，通过OA系统发布办公用品申领通知，要求各部门在每月28日前提交次月需求；

各部门指定专人（如部门助理）填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、数量、用途（需部门主管审批）。

步骤2：采购计划与审批

行政人员汇总各部门需求，核对库存（通过库存管理系统查询常用物品余量，避免重复采购）；

编制《办公用品采购计划》，列明采购物品清单、预估单价、数量、总预算，提交行政主管*审批；

审批通过后，联系固定供应商（如办公用品公司*）询价，保证价格不高于市场均价，签订采购合同（如需）。

步骤3：采购与入库验收

按采购计划下单，要求供应商在3个工作日内送达（紧急物品需标注“加急”，24小时内送达）；

物品送达后，行政人员与采购专员*共同验收：核对物品名称、规格、数量是否与订单一致，检查质量（如笔是否漏水、纸张是否破损）；

验收合格后，填写《办公用品入库单》（含物品信息、供应商、验收人、日期），更新库存数据；验收不合格的，当场联系供应商退换货。

步骤4：分发与领用登记

每月1日-5日，按部门需求分装办公用品（如文件夹、笔、笔记本等），通知部门助理*领取；

领取时，需在《办公用品领用登记表》签字（含领用人、部门、物品名称、数量、日期）；

紧急领用（如会议前缺签到表），允许先领用后补登记（需在24小时内完成补登）。

步骤5：库存盘点与补充

每月30日，行政人员对办公用品库存进行盘点（含仓库、前台、会议室等公共区域），核对实际库存与系统数据；

对库存不足（如笔剩余少于10支、A4纸少于5包）或临近保质期（如胶水、修正液）的物品，及时补充采购或清理；

编制《月度库存盘点表》，提交行政主管*审核，保证账实相符。