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供应链管理采购审批工具集
一、工具应用场景
本工具集适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业等）的日常采购审批管理，尤其适合需要规范化、流程化处理采购申请的场景。具体包括：
常规物料采购：如生产原料、办公用品、耗材等重复性采购需求；
设备/服务采购：如固定资产购置（machinery）、IT服务外包、维修服务等非标准化采购；
紧急采购：应对生产突发停机、项目临时需求等需快速审批的场景；
跨部门协同采购：涉及多个使用部门（如生产部、行政部、研发部）的共同采购项目。
通过标准化审批流程，可提升采购效率、控制成本风险，并保证采购行为符合企业内控要求。
二、标准化操作流程
采购审批流程需按以下步骤严格执行，各环节责任主体需在规定时限内完成操作，保证流程闭环。
步骤1：采购申请发起
责任主体：采购申请人（通常为使用部门需求提报人或采购专员）；
操作内容：
明确采购需求：填写《采购申请表》，详细注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期、供应商推荐（如有）等信息；
附件准备：附上相关支撑材料，如技术规格书、比价报价单（至少3家供应商，紧急采购除外）、项目立项批复（单笔金额超阈值时需提供）；
提交申请：通过企业OA系统或纸质表单提交至直接部门负责人审批，同步在系统中附件。
步骤2：部门负责人初审
责任主体：申请人所在部门负责人（如生产部经理、行政主管）；
操作内容：
核查需求合理性：确认采购内容是否符合部门工作计划、预算是否在部门额度内；
审核必要性：判断是否存在替代方案（如修复现有设备而非新购）、采购数量是否合理；
审批反馈：在1个工作日内完成审批，通过系统填写“同意”并备注说明，或驳回申请并注明修改意见。
步骤3：采购部门复核
责任主体：采购部专员/经理；
操作内容：
合规性检查：审核申请表信息完整性、附件是否齐全（如报价单、技术参数）、是否属于集中采购目录内的品类；
市场调研：对非指定供应商进行初步询价（紧急采购可后补流程），保证价格公允；
流转审批：通过系统将申请推送至财务部（预算复核）及对应层级管理层（最终审批），同步记录复核意见。
步骤4：财务部预算复核
责任主体：财务部成本专员/经理；
操作内容：
预算匹配度核查：对照年度/季度预算表，确认本次采购预算是否充足，是否需调整其他项目预算；
成本合理性审核：评估预估单价与市场价格、历史采购价的差异，超预算部分需申请人补充说明；
审批反馈：在1个工作日内反馈“预算通过”或“预算不通过”，不通过时需注明调整建议。
步骤5：管理层终审
责任主体：根据采购金额分级审批（示例）：
金额≤5万元：部门负责人+采购部经理审批；
5万元＜金额≤20万元：分管副总审批；
金额＞20万元：总经理审批；
操作内容：
综合评估：结合项目重要性、成本效益、企业战略等因素，审批采购必要性；
授权执行：审批通过后，在系统中签署“同意”意见，明确采购执行要求（如“需签订年度框架协议”“优先选择合作供应商”等）。
步骤6：采购执行与结果反馈
责任主体：采购专员、申请人；
操作内容：
采购执行：采购专员根据审批结果下达订单，签订采购合同（金额超10万元需法务审核），跟踪供应商交付进度；
验收入库：申请人协同仓库/使用部门对到货物资进行验收，填写《验收单》，确认数量、质量符合要求；
结果反馈：采购专员在OA系统中更新采购状态（“已下单”“已验收”“已付款”），同步将验收单、发票等附件归档，并通过系统通知申请人及财务部。
三、常用表单模板
模板1：采购申请表
申请编号
申请部门
申请人
申请日期
采购类别
□物料□设备□服务□其他
预算金额
期望交付日期
采购物品/服务详情
名称
规格型号
单位
数量
用途说明
供应商推荐信息（如有）
名称
联系人
联系方式
附件清单
□技术规格书□报价单□立项批复□其他：
审批意见
部门负责人：__________日期：__________采购部：__________日期：__________财务部：__________日期：__________分管副总/总经理：__________日期：__________
模板2：采购审批流程跟踪表
流程编号
申请编号
采购内容
申请人
预算金额
当前节点
□发起□部门初审□采购复核□财务复核□终审□执行中□已完成
各环节处理记录
环节
处理人
处理时间
意见/备注
部门初审
*经理
2023–
需补充技术参数
采购复核
*专员
2023–
已联系3家供应商比价，价格合理
财务复核
*主管
2023–
预算充足，通过
终审
*副总
2023–
同意，按框架协议采购
执行结果
采购专员*
2023–
已签订合同，预计月日交付
四、关键操作提醒
预算刚性控制：严禁超预算
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