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合同审核与签订规范指南

一、适用范围与业务场景

本指南适用于企业内部各类合同的全生命周期管理，包括但不限于购销合同、服务合同、合作协议、保密协议、租赁合同等。适用于业务部门发起合同需求、法务部门审核、管理层审批、合同签订及后续履约等场景，旨在通过标准化流程降低合同风险、明确权责划分、保障企业合法权益，适用于与外部企业、事业单位、个体工商户及其他组织之间的商业合作。

二、规范操作流程

（一）需求提出与合同起草

需求发起：业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》（见配套工具模板），明确合作方基本信息、合同标的、主要权利义务、预期目标等，提交至法务部门预审。

模板选择：法务部门根据合同类型（如采购合同、服务合同），优先使用企业标准化合同模板；无模板时，参照行业通用范本起草，保证核心条款完整。

内容起草：合同内容需包含以下核心要素：

合同主体：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人信息（需附授权委托书原件）；

合同标的：具体物品名称、型号规格、服务内容或项目范围（描述清晰，避免歧义）；

权利义务：双方主要权利（如获取货物、支付报酬）和义务（如交付质量、履约期限）；

价款及支付方式：含税总价、支付条件（如“验收合格后30日内”）、支付账户（需与企业开户许可证一致）；

履行期限：起止时间、关键节点（如交付时间、验收时间）；

违约责任：双方违约情形及对应责任（如逾期付款的违约金计算方式、质量不达标的处理措施）；

争议解决：明确争议解决方式（仲裁或诉讼）及管辖地；

其他约定：保密条款、不可抗力、合同生效条件（如签字盖章后生效）等。

（二）合同审核

初审（业务部门）：业务负责人审核合同内容与需求一致性，重点核对合作方资质（如营业执照、行业许可）、标的物/服务与企业业务匹配度，签署审核意见。

复审（法务部门）：法务专员从合法性、合规性、风险防控角度审核，重点关注：

主体资格：合作方是否为存续企业，经营范围是否涵盖合同内容，授权委托书是否在有效期内；

条款合法性：是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在无效条款（如“造成人身伤害不承担责任”等）；

权责对等性：双方权利义务是否均衡，违约责任是否明确且对等，避免“霸王条款”；

语言表述：是否清晰无歧义，避免“大概”“左右”等模糊词汇，专业术语需解释说明。

法务部门出具《合同审核意见表》（见配套工具模板），标注“通过”“需修改”或“不通过”，并说明修改理由。

终审（财务及管理层）：

财务部门审核价款合理性、支付方式是否符合财务制度、税费承担约定是否清晰；

管理层（如总经理、分管副总）根据合同金额、重要性审批，重大合同（如金额超100万元）需提交总经理办公会审议。

（三）合同谈判与修订

谈判准备：审核通过后，业务部门与法务部门共同制定谈判策略，明确谈判底线（如价格浮动范围、履约期限弹性）。

商务谈判：与合作方就合同条款进行沟通，重点协商存在争议的条款（如付款节点、违约金比例），谈判过程需形成《会议纪要》，由双方代表签字确认。

内容修订：根据谈判结果，法务部门修订合同文本，修订处需双方加盖“合同修订章”或手写签名确认，保证修订内容与谈判结果一致。

（四）合同签订

文本最终确认：修订后的合同文本由双方最终审核，保证页码连续、无涂改（若有涂改需双方盖章或按手印确认），一式多份（如正本2份，副本4份）。

签署仪式：

双方法定代表人/授权代表签字，需提供证件号码复印件及授权委托书（非法定代表人签署时）；

加盖合同专用章或公章（严禁使用财务章、部门章），印章需清晰可辨；

电子合同：通过符合《电子签名法》的第三方电子签约平台签署，保证签署人身份真实、电子签章合法有效。

文本分发：签订后3个工作日内，行政部门将合同文本分至业务部门、法务部门、财务部门及档案室，明确各部门保管职责。

（五）履行与归档

履行跟踪：业务部门负责合同履行过程监督，按节点跟踪交付、验收、付款情况，填写《合同履行记录表》（见配套工具模板），发觉异常及时上报法务部门。

验收确认：标的物/服务交付后，业务部门联合质检部门、使用部门共同验收，出具《验收合格报告》，作为付款依据。

归档管理：合同履行完毕或终止后，行政部门将合同文本、审批表、验收报告、会议纪要等资料整理成册，按“合同编号-年份”分类归档，保存期限不少于合同履行结束后5年。

三、配套工具模板

（一）合同审核意见表

审核环节

审核部门

审核人

审核日期

审核模块

审核意见

修改情况

审核结论

初审

业务一部

张*

2023-10-08

标的物描述

需明确设备具体参数（如功率、材质），避免“同类优质产品”等模糊表述

已补充

通过

复审

法务部

李*

2023-10-10

违约责任

逾期付款违约金建议从“日万分之五”调整为“日万分之三”，符合行业惯例

已调整

通过

终审

财务部