物资采购及仓储管理流程.docVIP

物资采购及仓储管理流程工具模板

适用范围与核心目标

全流程操作步骤详解

一、需求提报与初审

需求发起

需求部门根据业务计划或实际使用需求，填写《物资需求申请表》，明确物资名称、规格型号、单位、需求数量、需求日期、用途说明（如“生产用原材料”“办公设备维修”等），并由部门负责人签字确认。

示例：生产车间需采购“A型轴承100个”，用于设备维护，需在表中注明“设备维护部-2024年Q3维修计划”。

需求初审

需求部门负责人审核需求的合理性（如数量是否匹配实际需求、用途是否符合部门职责），确认无误后提交至采购部门。

若需求不合理（如超量申请、用途不明确），需求部门需补充说明或调整后重新提交。

二、采购审批与计划制定

分级审批

采购部门根据物资类别、采购金额及重要性，确定审批层级：

常规物资（如办公用品、低值易耗品）：采购专员审核→采购经理审批；

重要物资（如生产设备、大宗原材料）：采购专员审核→采购经理复核→分管领导审批；

特殊物资（如进口设备、定制化配件）：需组织技术部门、财务部门联合评审，报单位最高负责人审批。

审批过程中重点关注“需求必要性”“预算匹配性”（需附财务预算编号）。

采购计划编制

审批通过后，采购部门根据需求优先级、市场供应情况及资金预算，编制《月度采购计划》，明确采购物资清单、时间节点、预算金额，并同步至仓储部门备案。

三、供应商选择与订单下达

供应商寻源与评估

采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价（至少3家合格供应商）等方式筛选供应商。

评估维度包括：供应商资质（营业执照、相关行业资质证书）、产品质量（提供样品检测报告）、供货能力（生产周期、库存情况）、价格竞争力、售后服务（质保期、退换货政策）及历史合作记录。

新供应商需通过现场考察（如生产车间、仓储条件）后方可纳入合格供应商名录。

采购订单签订

确定供应商后，采购部门下达《采购订单》，明确物资名称、规格型号、数量、单价、总金额、交货日期、交货地点（如“单位指定仓库”）、质量标准（如“国标GB/T19001-2016”）及付款方式（如“验收合格后30天转账”）。

《采购订单》需经采购部门负责人、供应商双方签字盖章（电子订单需加盖电子公章）后生效，同步分发至仓储部门、财务部门。

四、物资到货与入库验收

到货通知与核对

供应商按订单约定时间送达物资，提前1天通知采购部门及仓储部门。

仓储部门核对到货清单与《采购订单》信息是否一致（物资名称、规格、数量），确认无误后安排卸货。

质量与数量验收

数量验收：逐一清点物资数量，保证与订单数量一致；若为大宗物资（如原材料），可按比例抽检（如10%），抽检不合格则扩大抽检比例或全检。

质量验收：

外观检查：检查物资包装是否完好、有无破损、变形；

技术参数核对：对照订单要求，使用专业工具检测规格型号、功能指标（如尺寸、功率、成分含量）；

资质文件核查：索取物资合格证、检验报告、进口物资需提供报关单及商检证明。

验收合格后，验收人员（仓管员、需求部门代表）在《入库验收单》上签字确认；验收不合格的，物资隔离存放，采购部门2个工作日内联系供应商退换货，并记录不合格原因（如“规格不符”“包装破损”）。

入库登记

仓管员根据《入库验收单》信息，及时更新《物资台账》，录入物资名称、规格型号、入库数量、入库日期、供应商名称、存放位置（如“A区-3货架”），并粘贴物资标签（标注名称、规格、入库日期）。

五、仓储保管与维护

分类存放与标识

物资按“属性分类”（如办公用品、生产设备、劳保用品）、“危险等级分类”（如易燃品、防潮品）分区存放，标识清晰（如“危险品-严禁烟火”“食品类-先进先出”）。

重不压轻、大不压小、标识朝外，保证通道畅通（主通道宽度≥1.5米，次通道≥0.8米）。

日常维护与盘点

温湿度控制：对温湿度敏感的物资（如电子产品、药品），每日记录仓库温湿度（温度控制在15-25℃，湿度≤60%），超范围时启动除湿/通风设备。

安全防护：定期检查消防器材（灭火器、消防栓）有效期，保持防火通道畅通；易燃易爆物资单独存放，远离火源。

定期盘点：实行“日清月盘”，每日对出入库物资进行动态核对；每月末组织全面盘点，《库存盘点表》，保证账实一致（差异率需≤0.5%）。

六、领用出库与核销

领用申请与审批

领用部门填写《领用出库单》，注明物资名称、规格型号、领用数量、用途（如“生产部-生产线B使用”）、领用人及部门负责人签字。

领用权限：常规物资由部门负责人审批；贵重物资（如大型设备、高价值配件）需额外经仓储部门负责人及分管领导审批。

出库核验与台账更新

仓管员核对《领用出库单》与实际物资信息，确认无误后发放物资，领用人签字确认。

遵循“先进先出”原则（对有保质期的物资，如食品、化学品，优先发放近效期批次）。

出库后1个工作日内，仓