会议管理与会议纪要标准模板.docVIP

一、适用场景说明

战略决策会议：如年度规划、重大事项审议等需形成明确决议的会议；

项目推进会：跟踪项目进度、协调资源、解决跨部门协作问题的会议；

部门例会：周例会、月度总结会等常规工作沟通会议；

专题研讨会：针对特定问题（如流程优化、技术方案）的深度讨论会议；

跨部门协调会：涉及多部门协作需明确责任分工的会议。

二、标准化操作流程

（一）会前准备阶段

明确会议目的与议题

会议发起人需提前确定会议核心目标（如“决策项目预算”“解决流程瓶颈”），并梳理具体议题（建议不超过5个，避免发散），明确每个议题的预期成果（如“形成预算方案”“明确改进措施”）。

确定参会人员与分工

根据议题内容确定必要参会人：决策层（如总、经理）、执行层（如主管、专员）、相关支持部门（如需法务支持，邀请*法务同事）；

明确会议角色：主持人（负责控场，保证议题聚焦）、记录人（负责记录关键内容，会后整理纪要）、材料准备人（提前分发会议资料）。

准备会议材料

材料需提前1-2个工作日发送至参会人，包括：议题背景资料、数据报表、待审议方案（如《项目预算调整建议》）、会议议程（含每个议题的预计时长）；

材料命名规范：如“会议-议题1-背景资料。

发送会议通知

通过企业内部通讯工具（如OA、钉钉）发送正式通知，包含：会议主题、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线下会议室名称/线上会议）、参会人员、会议议程、准备材料、联系人（*助理，联系方式：内线X）。

（二）会中执行阶段

签到与开场

会议开始前5分钟，记录人负责组织签到（可通过线上工具或纸质签到表）；

主持人开场：明确会议目标、议程及时长要求，提醒会议纪律（如关闭静音、围绕议题发言）。

议题讨论与决策

按议程逐项推进，主持人控制每个议题的讨论时间，避免偏离主题；

关键讨论内容需记录：不同观点的核心论据、争议点、达成共识的结论；

需决策事项需明确：决策结果（如“通过”“否决”“修改后再次审议”）、决策依据（如“符合公司年度战略第3条”“预算在可控范围内”）。

形成待办事项

对需落地执行的事项，当场明确：负责人（具体到人，如*主管）、完成时间（精确到日期，如“2023年11月10日前”）、交付成果（如“提交优化后的流程文档”）、所需支持（如“需市场部提供数据”）。

（三）会后整理阶段

整理会议纪要

会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理纪要，需包含：会议基本信息、参会人员、缺席人员及原因、各议题讨论摘要、决议事项、待办事项（负责人+时间+成果）、附件（如会议中提到的方案名称）。

纪要需客观准确，避免主观表述，重点突出“决议”和“待办”。

审核与分发

纪要初稿完成后，提交主持人审核（重点核对决议和待办事项的准确性）；

审核通过后，1个工作日内分发至所有参会人及相关方，并抄送部门归档；

分发渠道：企业内部通讯工具，注明“请查收会议纪要，如有异议请在1个工作日内反馈”。

跟踪与归档

记录人负责跟踪待办事项进度，提前2天提醒负责人（如*主管），并在截止日期后3天内汇总完成情况，形成《会议待办事项跟踪表》；

会议材料（通知、签到表、纪要、跟踪表）需统一归档至企业共享文件夹，按“年份-月份-会议主题”分类保存，保存期限不少于3年。

三、核心模板工具集

（一）会议通知模板

项目

内容示例

会议主题

2023年Q4项目预算决策会

时间

2023年10月27日（周五）14:00-16:00

地点

公司总部3楼第一会议室（线上会议：企业内部平台-会议中心-会议ID：X）

参会人员

总经理总、财务部经理、市场部主管、研发部主管、项目组*专员

会议议程

1.Q3项目预算执行情况汇报（经理，20分钟）2.Q4预算调整方案审议（主管，30分钟）3.决策与分工（20分钟）

准备材料

《Q3项目预算执行报告》《Q4预算调整建议方案》（已提前发送至企业邮箱）

联系人

*助理，内线8888

（二）会议签到表模板

序号

姓名

部门

职位

签到时间

备注（如迟到/请假）

1

*总

总经理办公室

总经理

13:55

-

2

*经理

财务部

经理

13:58

-

3

*主管

市场部

主管

14:02

迟到2分钟

4

*主管

研发部

主管

请假

因出差无法参会

（三）会议纪要模板

会议基本信息

会议主题：2023年Q4项目预算决策会

时间：2023年10月27日14:00-16:00

地点：3楼第一会议室

主持人：*总

记录人：*助理

参会人员：总、经理（财务部）、主管（市场部）、主管（研发部）、*专员（项目组）

缺席人员：*主管（研发部，因出差）

会议议程及内容摘要

Q3项目预算执行情况汇报（*经理）

摘要：Q3实际支出占预算92%，主要节省在差旅费（节约5%），超支部分为设备采购（超支3%，因紧急故障维修）；

争议点：专员提出“