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行业通用岗位操作手册模板集

一、行政类岗位：会议组织操作手册

适用情境

适用于企业内部各类会议（如周例会、项目研讨会、季度总结会）及外部会议（如客户洽谈会、行业交流会）的组织与执行，保证会议流程规范、高效，达成既定沟通目标。

操作流程详解

1.会前筹备

步骤1：明确会议基本信息

与会议发起人（如部门主管*经理）确认会议主题、核心目标、时间（具体到上/下午几点几分）、预计时长、参会人员（名单及职务，是否需外部嘉宾）。

确定会议形式（线上/线下）：线上需明确平台（如腾讯会议、Zoom），线下需确认会议室（提前1-3天预订，避免冲突）。

步骤2：制定会议议程

根据会议目标梳理议题，明确每个议题的负责人、预计讨论时间（总时长需预留10%缓冲时间）。

议程示例：

14:00-14:10主持人开场（*主管）

14:10-14:30项目A进度汇报（*专员）

14:30-15:00跨部门协作讨论（全体）

15:00-15:10总结与行动项确认（*主管）

议程提前1天发送至参会人员，同步附上相关资料（如项目报告、数据表格）。

步骤3：准备会议物料与设备

线下会议：准备名牌（标注姓名+职务）、签到表、纸笔、矿泉水、投影仪/幕布、麦克风（备用电池）、白板及马克笔。

线上会议：提前测试平台功能（共享屏幕、录制、分组讨论），会议及密码，提前1天发送至参会人员；准备线上签到表（如腾讯会议“签到”功能）。

步骤4：布置会场（线下）

提前1小时到达会场，检查桌椅摆放（根据会议形式：圆桌型适合讨论，课桌型适合汇报）、设备连接（投影仪信号源、麦克风音量）、空调温度（24-26℃为宜）。

在入口处放置会议议程、资料袋（含纸质版资料、笔）。

2.会中执行

步骤1：签到与引导

线下：参会人员入场时，引导至对应座位（通过名牌识别），发放资料；提前10分钟关闭会议室门，提醒未签到人员。

线上：提前10分钟进入会议室，播放背景音乐（可选），通过聊天框提醒参会人员签到，检查麦克风/摄像头是否正常。

步骤2：会议主持与记录

主持人按议程推进，严格控制各环节时间（可设置计时提醒），避免议题偏离；对争议点及时引导聚焦，保证结论达成。

安排专人（如行政助理*助理）记录会议要点：讨论关键内容、分歧点、最终决议、行动项（负责人+完成时间）。

步骤3：临时需求处理

如参会人员需打印资料、调整设备，及时响应（如联系前台打印、协调IT人员支持）；若遇突发情况（如设备故障），立即启用备用方案（如切换备用会议室、改用线上会议）。

3.会后跟进

步骤1：整理会议纪要

会议结束后2小时内，根据会议记录整理纪要，内容包括：会议主题、时间、地点/形式、参会人员、议程要点、决议事项、行动项（明确“谁+做什么+何时完成”）。

纪要需经会议发起人（如*经理）审核无误后，于当天17:00前发送至所有参会人员及相关领导。

步骤2：资料归档与待办跟进

将会议资料（议程、签到表、纪要、演示文稿）分类归档（电子档存共享文件夹“会议资料-2024年X月”，纸质档存行政档案室）。

每日跟进行动项完成情况，对逾期未完成的提醒负责人（如通过企业消息），并在下次会议中同步进度。

配套表单模板

表1：会议议程表

序号

议题内容

负责人

预计时间

实际时间

备注（如需演示资料）

1

项目A进度汇报

*专员

20分钟

-

附PPT

2

跨部门协作讨论

全体

30分钟

-

-

表2：会议签到表（线下）

序号

姓名

部门

职务

联系方式

签到时间

备注（如迟到/早退）

1

*

市场部

经理

13:55

-

2

*

技术部

专员

139

14:05

迟到10分钟

表3：行动项跟踪表

行动项描述

负责人

计划完成时间

实际完成时间

状态（进行中/已完成/延期）

备注

提交项目A最终报告

*专员

2024-03-15

2024-03-16

已完成

延期1天

关键提示与风险规避

提前确认：会议时间/地点变更需至少提前4小时通知所有参会人员，避免空跑。

设备测试：重要会议（如客户会议）需提前1天进行设备联调，保证投影、麦克风、网络稳定。

记录规范：行动项需明确“可交付成果”（如“提交预算表”而非“处理预算事宜”），避免模糊表述。

隐私保护：会议纪要中涉及敏感信息（如未公开的项目数据）需标注“内部资料”，限制分发范围。

二、人事类岗位：新员工入职操作手册

适用情境

适用于企业新员工（包括正式员工、实习生、劳务派遣人员）入职全流程管理，保证入职手续规范、信息准确，帮助新员工快速适应公司环境与岗位要求。

操作流程详解

1.入职前准备

步骤1：发送入职通知

Offer审批通过后，人力专员*专员于入职前3天通过邮件/企业发送《入职通知书》，内容包括：入职时间、报到地点、联系人（姓名+电话）、需携带资料（证件号码原件及复印件、学历学位证原件及复印