合同审批与管理平台.docVIP

合同审批与管理平台工具指南

一、适用业务场景

合同审批与管理平台旨在通过数字化工具规范合同全生命周期管理，适用于以下典型业务场景：

多部门协作型企业：当企业内部采购、销售、人事、财务等部门需频繁处理合同审批时，平台可打破部门壁垒，实现线上流转、实时跟踪，避免线下审批效率低、信息不透明的问题。

合同类型多样化企业：针对采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等多种合同类型，平台支持自定义审批流程，保证不同合同适配对应的审核标准（如金额、条款合规性等）。

合规管理需求高的企业：对于金融、医疗、建筑等对合规性要求严格的行业，平台可嵌入法务审核节点，自动校验合同条款与法律法规、企业内部制度的匹配度，降低合规风险。

远程/异地办公场景：当企业团队分布在不同地区或需支持居家办公时，平台提供移动端审批功能，保证合同审批不受时空限制，保障业务连续性。

二、标准化操作流程

合同审批与管理平台的核心操作流程涵盖“发起-审核-审批-用印-归档”全链路，具体步骤

步骤1：合同发起与信息录入

操作人：合同经办人（如采购专员、销售经理）

操作说明：

登录平台，选择“合同发起”模块，根据合同类型（如“采购合同”“服务合同”）选择对应模板；

填写合同核心信息，包括合同编号（系统自动或手动录入）、合同名称、合同主体（甲乙双方基本信息）、合同金额、履行期限、核心条款（如交付标准、付款方式、违约责任等）；

合同附件（如技术协议、报价单、资质证明等），保证附件完整、清晰；

确认审批流程：系统根据预设规则自动匹配审批链（如“部门初审-法务审核-财务审核-领导终审”），或经办人手动调整审批节点（需具备权限）。

系统功能支持：模板库调用、信息校验（如金额格式、必填项检查）、附件预览、审批流程可视化配置。

步骤2：部门初审

操作人：经办人所属部门负责人（如采购部门经理、销售部门总监）

操作说明：

接收系统审批提醒，进入“待办事项”查看合同详情；

审核合同的业务合理性：如采购合同需核对需求真实性、预算匹配度；销售合同需核对客户资质、价格政策合规性；

填写审批意见：通过/不通过，不通过时需注明具体原因（如“预算超限”“条款需修改”）并退回经办人；

确认提交后，流转至下一审批节点（法务/财务审核）。

系统功能支持：审批意见留痕、退回原因记录、审批进度实时更新。

步骤3：法务审核

操作人：企业法务专员*或外部法律顾问

操作说明：

审核合同条款的合法性与合规性：重点检查合同主体资格、权利义务约定、违约责任、争议解决方式等是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及企业内部制度；

针对风险条款提出修改建议：如“付款条件不明确”“知识产权归属需补充”，并通过平台标注修改位置；

审批结论：通过/需修改/不通过，需修改时退回经办人调整，不通过时说明法律风险点；

审核通过后，流转至财务部门（若涉及付款）或下一审批节点。

系统功能支持：法律条款模板库、风险关键词提示、修改痕迹保留。

步骤4：财务审核

操作人：企业财务主管或会计专员

操作说明：

审核合同中的财务相关条款：如付款方式、金额、开票信息、资金安排是否符合企业财务制度；

核对预算执行情况：保证合同金额在部门预算范围内，超预算合同需附审批说明；

审批意见：通过/不通过，不通过时需注明财务风险（如“付款周期与企业现金流不匹配”“开票信息错误”）；

审核通过后，流转至领导审批（根据合同金额确定审批层级）。

系统功能支持：预算余额实时查询、财务条款校验规则、审批权限分级（如10万以下部门审批，10万-50万分管领导审批，50万以上总经理审批）。

步骤5：领导终审

操作人：企业分管领导或总经理

操作说明：

从业务、法务、财务审核意见中综合评估合同风险与收益；

重点审核合同的战略匹配度（如是否符合企业年度经营目标）、重大条款（如长期合作期限、金额上限）；

审批结论：通过/否决，否决时需明确决策依据；

审批通过后，系统“合同审批通过通知”，同步至经办人及相关部门。

系统功能支持：审批权限配置、审批历史追溯、关键条款高亮提醒。

步骤6：用印申请与管理

操作人：行政专员*或用印管理员

操作说明：

接收审批通过通知后，经办人提交“用印申请”，关联已审批合同编号；

行政专员核对合同文本与审批结果一致性，检查用印登记表（合同编号、用印份数、用印人、用途等）；

确认无误后安排用印，系统记录用印时间、操作人；

用印完成后，扫描盖章合同至平台，“正本合同归档通知”。

系统功能支持：用印申请审批流、用印记录电子化、合同正本与副本关联管理。

步骤7：归档与查询

操作人：档案管理员*

操作说明：

接收归档通知后，平台的盖章合同正本扫描件，按“合同类型-年份-编号”规则分类存储（电子档案+纸质档案）；

在平台中更新合同状态为“已归档”，录入归档日期、档案存放位置等信息；

设置查询权