企业物资采购管理流程规范.docVIP

企业物资采购管理流程规范工具模板

一、适用范围与场景

二、操作流程详解

（一）需求提出与确认

发起申请：需求部门根据业务需要，填写《物资采购申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求时间、预算编码等信息，部门负责人签字确认。

需求审核：采购部门收到申请后，核对物资必要性、预算匹配度（是否超预算、预算是否批复）、规格参数合理性，必要时与需求部门沟通调整需求内容。

输出物：《物资采购申请表》（经需求部门及采购部门双签字确认）。

（二）采购计划与审批

汇总需求：采购部门按月度/季度汇总各部门采购需求，编制《采购计划汇总表》，明确采购类别、总数量、总预算、采购时间节点。

分级审批：根据采购金额及物资类型，按企业权限矩阵逐级审批（示例：

日常办公物资（金额≤5000元）：需求部门负责人→采购部门负责人；

生产原材料（金额≤2万元）：需求部门负责人→采购部门负责人→分管副总；

固定资产/大额采购（金额＞2万元）：需求部门负责人→采购部门负责人→分管副总→总经理）。

输出物：《采购计划汇总表》（含完整审批签章）。

（三）供应商选择与管理

供应商寻源：采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商，优先选择与企业合作良好、资质齐全（营业执照、相关行业资质、质量认证等）、信誉度高的供应商。

供应商评估：对候选供应商进行综合评估（价格、质量、交期、服务、履约能力等），填写《供应商评估表》，合格供应商纳入《合格供应商名录》。

确定供应商：根据采购金额及采购方式，按权限确定最终供应商（小额采购可由采购部门负责人确定，大额采购需集体决策）。

输出物：《供应商评估表》《合格供应商名录》《采购方式审批表》。

（四）采购订单

订单编制：采购部门根据approved的采购需求及供应商信息，填写《采购订单》，明确订单号、物资名称、规格型号、数量、单价、总金额、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款，经采购部门负责人审核。

订单下达：审核通过后，将《采购订单》书面或电子形式送达供应商，要求供应商签字确认回执。

输出物：《采购订单》（供应商回执联）。

（五）采购执行与合同管理

合同签订：对于金额较大或复杂采购项目（如设备采购、长期服务采购），需签订正式采购合同，合同条款需经法务部门（或指定法务人员）审核，保证合规性，双方签字盖章后生效。

进度跟踪：采购部门跟踪供应商备货、生产、发货进度，保证按订单约定时间交付，若遇延期风险，及时协调供应商并告知需求部门。

输出物：《采购合同》《进度跟踪记录表》。

（六）验收入库

到货核对：物资送达后，需求部门与仓储部门共同到场，对照《采购订单》核对物资名称、规格型号、数量、外包装完整性，核对无误后签收。

质量检验：需检验的物资（如原材料、设备），由质检部门（或指定专业人员）按质量标准进行检验，出具《质量检验报告》；无需检验的物资，可直接办理入库。

入库登记：检验合格后，仓储部门填写《物资验收入库单》，注明入库时间、库位、数量、经手人，同步更新库存台账。

异常处理：若数量不符、质量不合格，需在24小时内通知采购部门，采购部门与供应商协商退换货或索赔，并记录《采购异常处理报告》。

输出物：《物资验收入库单》《质量检验报告》（若需）、《采购异常处理报告》（若需）。

（七）付款结算

单据审核：财务部门收到采购部门提交的《采购付款申请表》及附件（采购订单、验收单、发票、合同等），核对单据一致性、金额准确性、发票合规性（发票抬头、税号、项目等无误）。

付款审批：按企业财务审批权限逐级审批（示例：

金额≤1万元：财务部门负责人→分管副总；

金额＞1万元：财务部门负责人→分管副总→总经理）。

款项支付：审批通过后，财务部门通过银行转账等方式支付款项，保留付款凭证。

输出物：《采购付款申请表》《付款凭证》《发票核对记录》。

（八）档案归档

资料收集：采购部门将采购全流程资料（申请表、审批表、订单、合同、验收单、发票、付款凭证等）整理成册，保证资料完整、清晰。

分类存档：按采购项目编号或时间顺序分类归档，电子档案备份至企业服务器，纸质档案存入档案室，保存期限不少于5年（固定资产采购档案保存期限不少于10年）。

输出物：《采购档案目录》（电子及纸质）。

三、配套表单模板

表1：物资采购申请表

申请部门

申请日期

采购类别

预算编码

物资名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价

预估总价

需求时间

用途说明

部门负责人签字

采购部门审核意见

分管副总审批

总经理审批（若需）

表2：供应商评估表

供应商名称

联系人

联系方式

评估项目

评分标准（1-10分）

得分

备注

价格合理性

同类物资市场对比

质量保障

历史质量合格率、认证资质

交期履约

按时交付率、应急响应能力

服务水平

售后服务、配合度