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公司合同编号规则制度

第一章总则

合同作为公司经营活动中明确权利义务、规范合作行为的重要法律文件，其管理的规范性与高效性直接影响公司运营效率与风险控制水平。为进一步加强公司合同管理，实现合同编号的唯一性、规范性和可追溯性，确保合同档案的有序管理与便捷检索，特制定本制度。

本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营管理活动中对外签订的各类合同、协议、备忘录等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。公司内部管理类文件，如无特殊规定，不适用本编号规则。

合同编号应遵循“唯一性、规范性、可追溯性”原则。每一份合同对应唯一的编号，不得重复或遗漏；编号规则应统一、清晰，便于理解和操作；通过编号能够直观反映合同的关键信息，便于后续的查询、统计与管理。

第二章合同编号规则

本制度规定的合同编号采用层级化结构，主要由以下几个部分依次连接构成，各部分之间建议使用短横线“-”进行分隔，以增强可读性。

一、年份代码

采用合同签订年份的后两位阿拉伯数字表示。例如，某年签订的合同，其年份代码为“23”。此代码旨在快速定位合同的签订时间区间。

二、合同类型代码

根据合同的核心业务性质进行分类，并以两位大写英文字母作为代码。合同类型的划分应具有一定的概括性和稳定性，不宜过于细分，以便于管理。

*例如：买卖合同用“MM”表示，服务合同用“FW”表示，租赁合同用“ZL”表示，技术开发合同用“JK”表示，保密协议用“BM”表示等。

*公司合同管理部门（或法务部）应负责制定并维护《合同类型及代码对照表》，并根据公司业务发展适时更新。各部门在选用类型代码时，应严格参照此对照表执行。

三、部门代码

指合同发起或主要负责部门的代码，以两位或三位大写英文字母表示。部门代码应基于公司现有的组织架构进行设定。

*例如：市场部用“SCB”表示，采购部用“CG”表示，人力资源部用“RL”表示，财务部用“CW”表示等。

*公司行政部（或综合管理部）应负责制定并维护《部门及代码对照表》，确保部门名称与代码的准确对应。若部门发生调整，应及时更新对照表并通知相关部门。

四、流水号

在上述年份、类型、部门代码组合的基础上，采用三位或四位阿拉伯数字作为流水号，从“001”或“0001”开始依次递增。流水号的位数应根据各部门、各类型合同的年度发生量进行预估设定，以确保在一个自然年度内，同一部门、同一类型的合同流水号不会重复。

五、补充说明（可选）

如遇特殊情况，例如合同存在多份补充协议、附件，或需要特别区分的版本，可在流水号后增加一位或两位特定标识符，以小写英文字母或特定符号表示，并需在合同管理制度中明确其含义及使用规则。例如，主合同编号为“23-MM-SCB-001”，其第一份补充协议可编号为“23-MM-SCB-001-bc1”（“bc”代表补充）。此部分并非所有合同编号所必需，仅在有特殊管理需求时使用。

编号结构示例：

综合上述要素，一个完整的合同编号可能呈现为：`23-MM-SCB-001`

*其中，“23”代表年份，“MM”代表买卖合同，“SCB”代表市场部，“001”代表该部门该类型合同的年度第一份。

第三章编号的编制与管理

合同编号应由合同发起部门在合同文本起草完成、正式提交审批前进行编制。编制时，发起部门应仔细核对年份、合同类型、所属部门，并查询本部门该类型合同当前的最大流水号，确保新生成的编号符合规则且唯一。

合同编号一旦确定并进入审批流程，原则上不得随意变更。如确因特殊原因（如合同类型判断失误、部门归属调整等）需要变更编号，应说明变更理由，并履行相应的内部审批手续，变更情况应在合同管理系统中留有记录。

所有合同在签订完成后，合同管理员（或指定人员）应将合同编号及相关信息准确录入公司合同管理系统，确保系统记录与书面合同编号一致，以便于后续的查询、统计和分析工作。

各部门应指定专人负责本部门合同编号的初步审核与管理工作，确保本部门合同编号的规范使用。公司合同管理部门（或法务部）负责对全公司合同编号规则的解释、监督与修订，并定期对各部门编号使用情况进行抽查。

第四章附则

本制度未尽事宜，由公司合同管理部门（或法务部）根据实际情况进行补充和完善。

本制度由公司合同管理部门（或法务部）负责解释。

本制度自发布之日起正式施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

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重要提示：

*公司应根据自身规模、业务复杂度及管理需求，细化《合同类型及代码对照表》和《部门及代码对照表》作为本制度的附件。

*建议在合同管理系统中实现编号的自动生成或辅助校验功能，以提高编号效率并减少人为错误。

*对本制度的培训应落实到各部门相关人员，确保人人知晓规则、掌握方法。