会议记录与报告生成工具.docVIP

会议记录与报告工具使用指南

一、适用工作场景

本工具适用于各类职场会议场景，帮助团队高效完成会议记录整理与标准化报告输出，具体包括：

项目例会：定期跟踪项目进度、协调资源、解决执行问题，需同步任务分配与风险点；

部门周会：总结上周工作、规划本周重点，需明确团队目标与个人职责；

客户沟通会：记录客户需求反馈、确认合作细节，需留存关键承诺与待办事项；

跨部门协调会：对接多团队工作衔接点，明确责任分工与时间节点，避免推诿；

决策评审会：汇总方案优劣势、记录决策依据，为后续执行提供追溯依据。

二、详细操作流程

（一）会前：准备工作，保证记录完整

明确会议核心信息

提前与会议主持人（如*经理）确认会议主题、目标（如“确定Q3产品迭代方案”）及预计时长；

列出需重点记录的内容清单（如决策事项、待办任务、争议点），避免遗漏关键信息。

准备会议资料与工具

收集会议议程、背景资料（如项目文档、客户需求表），提前导入工具模板；

测试录音/记录设备（若需实时语音转文字），保证网络稳定；

邀请参会人员提前确认参会信息（如远程会议），同步记录人联系方式（如*助理）。

创建会议记录框架

在工具中新建会议记录，填写基础信息（会议名称、时间、地点、参会人员等），参考“会议基本信息表”预设模块；

根据会议类型（如项目例会）调用对应模板，预设议程框架与记录重点。

（二）会中：实时记录，聚焦关键内容

动态跟进会议议程

按议程顺序记录讨论内容，对每个议题标注“【讨论】”“【决策】”“【待办】”等标签，区分信息类型；

关键讨论需记录原话（如客户提出“希望首页加载速度提升30%”），避免主观概括。

精准提取行动项

对“待办事项”单独记录，明确“任务描述、负责人、截止时间、交付标准”四要素（如“完成用户调研报告——*设计师——8月15日——包含5个核心用户画像”）；

遇到争议点，记录多方观点（如“技术部：需2周开发；市场部：建议1周上线优先保障活动”），不偏袒任一方。

辅助实时互动

工具支持“待办项实时标注”功能，可当场向负责人同步任务，减少会后沟通成本；

需补充资料时，及时向参会人员（如*工程师）索要，并插入记录对应位置（如“附件：技术可行性评估表”）。

（三）会后：整理核对，初稿

补全与核对记录

会议结束后2小时内，对照录音/笔记补充遗漏信息（如未记录的决策理由、临时插入的议题）；

与主持人（如*经理）核对关键内容（如决策结论、负责人姓名），保证准确性，避免歧义。

结构化初稿

工具自动根据记录标签（【决策】【待办】等）分类整理，“会议纪要”框架；

补充会议总结（如“本次会议明确3项核心任务，预计9月1日前完成第一版方案”），并关联附件（如会议PPT、签到表）。

格式化与预览

选择报告模板（如“标准项目会议报告”“客户沟通简报”），调整字体、段落间距等格式；

预览报告内容，检查表格错位、附件缺失等问题，保证输出整洁。

（四）输出：分发与归档

确认分发范围

根据会议性质确定接收人（如项目组全体成员、抄送上级领导总监、客户对接人总）；

对敏感内容（如未公开决策）设置“仅内部查看”权限，避免信息泄露。

多格式导出与发送

支持导出PDF（正式版）、Word（可编辑版）、Excel（行动项跟踪表）等格式，满足不同场景需求；

通过企业/邮件发送报告，附上“请确认收到，如有异议24小时内反馈”提示，保证信息触达。

归档与追踪

将报告与附件归档至指定文件夹（如“2023年8月项目例会”），按“日期+主题”命名（如产品迭代方案评审会纪要”）；

工具自动同步“行动项跟踪表”，定期提醒负责人（如“任务‘用户调研报告’距截止时间剩余3天”），直至任务闭环。

三、核心模板表格

（一）会议基本信息表

项目

内容示例

会议名称

Q3产品迭代方案评审会

会议时间

2023年8月8日14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）

主持人

*经理（产品部）

记录人

*助理（行政部）

参会人员

产品部：经理、专员；技术部：工程师、架构师；市场部：*主管

缺席人员

*总监（出差），已提前提交书面意见

会议主题

确定Q3产品迭代核心功能优先级与技术实施方案

（二）会议议程与讨论要点表

议程序号

议题名称

讨论要点

决策结论

1

用户需求优先级排序

市场部提出“新增智能推荐功能”（需求A），技术部评估开发周期2周；用户反馈“优化界面交互”（需求B），开发周期1周。

需求B优先级高于需求A，8月20日前完成界面交互优化方案。

2

技术资源分配

当前开发团队5人，同时支持2个项目。*工程师申请增加2名开发人员。

同意增调1名开发人员（*），9月1日前到岗，优先保障需求B开发。

3

上线时间节点

市场部希望9月15日上线，技术部提出需预留1周测试时间。

最终上线时间定