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企业日常办公设备管理模板

一、适用场景说明

二、标准化操作流程

（一）设备新增与入库

需求提出：各部门根据工作需要，填写《办公设备需求申请表》，注明设备名称、型号、数量、用途、预算及使用人，部门负责人签字确认后提交至行政部。

审批采购：行政部汇总需求，审核必要性与合理性，编制采购计划，按企业权限报相关领导（如部门总监、总经理）审批。审批通过后，由行政部或采购部实施采购。

设备验收：设备到货后，行政部联合使用部门共同验收，核对设备型号、数量、配置是否与采购一致，检查外观及功能是否正常，填写《设备验收单》，三方签字确认。

信息登记入库：行政部将验收合格的设备信息录入《办公设备总台账》，唯一设备编号（格式：部门代码-设备类型-年份-流水号，如“HR-PC-2023-001”），粘贴资产标签，并录入设备管理系统（如有）。

（二）设备领用与归还

领用登记：使用人凭《设备领用申请表》（需部门负责人审批）至行政部领用，行政部核对信息后，发放设备并签署《设备领用责任书》，明确使用人对设备的保管、维护责任。

岗位调动归还：员工岗位调动或离职时，需将设备交还行政部，行政部检查设备完好情况（如有损坏，按责任书约定处理），更新《办公设备总台账》中的使用人信息，签署《设备归还确认单》。

（三）设备维护与维修

日常维护：使用人需定期清洁设备（如电脑主机、打印机），规范操作（如避免频繁开关机、使用匹配耗材），发觉异常（如卡纸、死机）及时停止使用并报修。行政部每季度组织一次设备全面检查，记录维护情况。

故障报修：设备故障时，使用人填写《设备维修申请单》，描述故障现象、发生时间及影响，提交至行政部。行政部评估故障等级（一般故障、严重故障），联系维修方（售后或合作服务商）处理，跟踪维修进度。

维修记录：维修完成后，行政部与使用人共同确认设备恢复正常，填写《设备维修记录表》，记录故障原因、维修措施、费用及维修方信息，同步更新设备台账。

（四）设备调拨与报废

内部调拨：因部门需求变化需调拨设备时，调入部门提交《设备调拨申请表》，经调出部门及行政部审批同意后，行政部更新设备台账，调整设备归属信息，双方签署《设备调拨确认单》。

报废申请：设备达到使用年限（如电脑5年、打印机6年）、维修成本过高或技术淘汰时，由行政部填写《设备报废申请表》，注明设备信息、报废原因、评估意见，按权限报领导审批。

报废处置：审批通过后，行政部联系合规回收方（需具备资质）进行处置，残值收入按企业财务规定入账，注销台账信息，保存报废处置凭证。

三、常用管理表格模板

（一）办公设备总台账

设备编号

设备名称

设备型号

规格参数

采购日期

采购金额（元）

使用部门

使用人

设备状态（在用/维修/闲置/报废）

存放位置

备注

HR-PC-2023-001

联想台式机

ThinkCentreM700

i5/8G/256G

2023-03-15

4500

人力资源部

*小张

在用

3楼301办公室

新员工配置

MK-PR-2022-005

惠普打印机

LaserJetP1108

黑白/激光

2022-07-20

1800

市场部

*

维修

2楼205办公室

进纸器故障

（二）设备领用/归还登记表

领用日期

设备编号

设备名称

领用人

部门

责任书签署人

归还日期

归还时状态

验收人

备注

2023-10-10

HR-PC-2023-002

戴尔笔记本

*

销售部

*赵经理

---

---

---

新员工入职领用

2023-09-28

MK-PR-2022-005

惠普打印机

*

市场部

*赵经理

2023-10-08

正常（已修复）

*周明

维修后归还

（三）设备维修记录表

报修日期

设备编号

设备名称

故障描述

报修人

部门

维修方

维修日期

维修内容

维修费用（元）

处理结果

验收人

2023-10-09

MK-PR-2022-005

惠普打印机

进纸卡纸，无法打印

*

市场部

官方售后

2023-10-10

清洁进纸轮，更换搓纸垫

0

正常使用

*周明

（四）设备报废申请表

设备编号

设备名称

设备型号

使用年限

报废原因

评估意见

申请人

申请日期

审批人

审批日期

备注

CW-FC-2021-001

办公桌

钢木桌

5年

桌面严重损坏，维修成本高

建议报废

*陈六

2023-10-11

*钱总监

2023-10-12

已联系回收方处置

四、关键操作提示

信息一致性：设备台账、领用记录、维修记录等信息需实时同步，保证设备编号、使用人、状态等关键数据准确无误，避免账实不符。

责任到人：严格执行“谁使用、谁负责”原则，设备领用时签署责任书，明保证管义务；损坏或丢失时，按责任书约定处理，杜绝推诿扯皮。

定期盘点：行政部每半年组织一次全面盘点，核对设备实物与台账信息，差异情况需查明原因并书面