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采购申请与审批执行工具指南

一、适用情境与范围

本工具适用于企业、事业单位或团队内部因工作需要采购各类物品、服务或工程时，规范申请、审批及执行全流程，保证采购行为合规、高效、可控。具体场景包括但不限于：

日常办公用品（如文具、耗材）的补充采购；

生产运营所需原材料、设备的采购；

项目专项物资或服务的采购（如市场调研、技术支持）；

低值易耗品、固定资产的申购等。

二、操作流程详解

采购申请与审批执行需严格遵循“需求发起→部门审核→财务复核→审批决策→执行采购→验收归档”的闭环流程，各环节操作要点

1.需求发起与申请单填写

操作人：采购需求部门经办人（如行政专员、项目负责人*）

操作内容：

（1）明确采购需求：根据实际工作需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、预估单价及总价，保证需求描述清晰、无歧义。

（2）填写《采购申请单》：需完整填写申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购用途、预算科目等信息，并附上必要的支撑材料（如报价单、需求说明、技术参数等）。

（3）部门内部初审：需求部门负责人*对申请的真实性、必要性及合理性进行审核，确认无误后签字提交至下一环节。

2.跨部门审核与合规性核查

操作人：归口管理部门（如行政部、采购部）、财务部门

操作内容：

（1）归口管理部门审核：

行政部/采购部重点核查采购物品/服务是否在部门职责范围内、是否符合采购标准（如办公用品是否选用指定品牌、固定资产是否符合配置标准）；

对大额或复杂采购，需提供至少3家供应商的比价记录或询价结果，保证价格公允。

（2）财务部门复核：

核查采购预算是否充足，是否与年度/季度预算匹配；

审估价的合理性，防止超预算采购；

确认付款方式、发票类型等财务条款合规。

（3）审核结果反馈：若审核不通过，需明确说明原因并退回申请人修改；通过后流转至审批决策环节。

3.审批决策与权限确认

操作人：按采购金额及类型划分的审批人（如部门总监、分管副总、总经理*）

操作内容：

（1）分级审批：根据企业内控规定，明确不同金额的审批权限（例如：

金额≤5000元：部门总监审批；

5000元＜金额≤20000元：分管副总审批；

金额＞20000元：总经理审批）。

（2）重点事项审批：对涉及重大资产、战略物资或服务，需审批人重点关注需求必要性、供应商资质及风险控制措施。

（3）审批时限：审批人需在收到申请后2个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过。

4.执行采购与供应商管理

操作人：采购部门经办人（如采购专员*）、需求部门配合人

操作内容：

（1）供应商选择：根据审批通过的申请，从合格供应商库中选择合作方，或通过公开招标、竞争性谈判等方式确定供应商，保证供应商具备相应资质（如营业执照、行业许可证等）。

（2）合同签订：与供应商签订采购合同，明确标的物、数量、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款，合同需经法务部门（如有）审核及授权人签字。

（3）订单下达：向供应商发出正式采购订单，同步跟踪生产/备货进度，保证按期交付。

5.验收与付款结算

操作人：需求部门验收人、财务部门付款专员*

操作内容：

（1）货物/服务验收：

需求部门根据采购合同及规格参数，对到货物品进行数量清点、质量检测，或对服务成果进行验收，填写《验收单》并签字确认；

若验收不合格，需及时联系供应商退换货或整改，直至合格为止。

（2）付款申请：财务部门凭审批通过的《采购申请单》、采购合同、《验收单》及发票，办理付款手续，保证“三单匹配”（订单、入库单、发票）。

（3）资料归档：将采购申请、审批记录、合同、验收单、发票等资料整理存档，保存期限不少于3年（固定资产类保存不少于5年）。

三、采购申请单模板

采购申请单

编号：采申-年份-

申请部门

联系方式

采购用途

□日常办公□生产运营□项目专项□其他：_________

预算科目

采购明细

物品/服务名称

供应商信息

名称（如有）：_________联系人：_________电话：_________

附件清单

□报价单□技术参数□需求说明□比价记录□其他：_________

审批意见

需求部门负责人：_________日期：_________归口管理部门：_________日期：_________财务部门：_________日期：_________审批人（按权限）：_________日期：_________

验收意见

验收人：_________日期：_________验收结果：□合格□不合格，整改说明：_________

四、使用要点提示

需求真实性：申请人需对采购需求的真实性、准确性负责，严禁虚假申请或超实际需求申报。

预算刚性约束：严格执行预算管理，无预算或超预算需提交预算调整申请，经审批后方可执