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会议组织合同协议

甲方（委托方/主办方）：________________________

乙方（承接方/组织方）：________________________

鉴于甲方有意举办会议，需要乙方提供专业的会议组织服务，双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，经友好协商，就甲方委托乙方组织会议事宜，达成如下协议：

第一条会议概况

1.1会议名称：________________________

1.2会议主题与目标：________________________

1.3会议时间：自____年____月____日至____年____月____日，共计____天。

1.4会议地点：________________________

1.5会议规模：预计参会人数____人，包括甲方代表____人，外部嘉宾____人，其他参会人员____人。

1.6会议形式：________________________

第二条乙方工作范围与内容

2.1会议策划：乙方负责根据甲方需求，进行会议主题细化、议程设计、详细流程规划及整体方案策划，并提交甲方审核。

2.2场地预订与管理：乙方负责预订、布置和管理会议所需的酒店、主会场、分会场及其他相关场地，确保符合会议要求。

2.3设备租赁与调试：乙方负责租赁、安装、调试、维护和保障会议期间所需的音响、灯光、投影仪、视频会议系统、同声传译设备等，并安排技术人员现场支持。

2.4会议物料设计与制作：乙方负责设计、印制会议所需的各类物料，包括但不限于会议手册、邀请函、电子版资料、签到表、参会人员名牌、会场背景板、指示牌、工作证等，并按时交付甲方或直接用于会议。

2.5嘉宾与参会人员服务：乙方负责邀请、接待重要嘉宾，安排嘉宾住宿、交通（根据约定）；负责参会人员的在线报名与注册管理，安排会议期间的住宿和交通（根据约定），并提供相应的会务服务。

2.6餐饮服务：乙方负责预订和管理会议期间的茶歇、午餐、晚餐等餐饮服务，确保菜品符合标准并满足参会人员需求。

2.7技术支持：乙方负责提供会议期间的全天技术支持，保障网络畅通，处理设备故障，并根据需要提供直播或录播服务。

2.8现场执行与管理：乙方负责会议现场的签到引导、会场秩序维护、流程控制、信息发布、嘉宾接待、物料分发等日常管理工作，确保会议按计划顺利进行。

2.9会后服务：乙方负责会议结束后的资料整理归档、会议效果初步评估、项目结算配合等工作。

第三条双方权利与义务

3.1甲方的权利与义务：

3.1.1及时向乙方提供举办会议所需的详细背景资料、会议主题、目标、议程草案、预算要求以及需要邀请的嘉宾名单等必要信息。

3.1.2审阅乙方提交的会议执行方案、预算报价、场地布置方案等文件，并在约定时间内给予书面确认或提出修改意见。甲方对方案和预算的确认不构成对乙方所有工作的最终验收。

3.1.3按照本协议约定，按时、足额向乙方支付会议服务费用。

3.1.4指定一名项目联系人，负责与乙方就会议相关事宜进行沟通、协调和确认。

3.1.5提供会议所需的演讲嘉宾PPT及其他相关会议资料，并确保内容的合规性。

3.1.6确保提供给乙方的参会人员信息准确无误。

3.1.7对乙方在履行本协议过程中知悉的甲方商业秘密承担保密义务。

3.2乙方的权利与义务：

3.2.1根据甲方的要求和本协议的约定，组建项目团队，负责会议的全程策划、组织、执行和管理。

3.2.2在合同签订后____日内，向甲方提交详细的会议执行方案和预算报价，经甲方确认后，按照该方案和预算组织会议。

3.2.3严格按照经甲方确认的会议方案和预算执行工作，确保会议服务的质量和效率。

3.2.4组建专业的现场执行团队，配备必要的管理人员和工作人员，确保会议现场服务的专业性和规范性。

3.2.5负责协调会议所需场地、设备、供应商等各方资源，确保会议顺利进行。

3.2.6指定一名项目总监或负责人，作为与甲方的主要联系人，负责日常沟通和协调。

3.2.7在会议期间，负责处理现场可能出现的各种突发状况，并及时向甲方汇报重要事项。

3.2.8对在履行本协议过程中知悉的甲方及参会人员的商业秘密、个人信息承担保密义务。

3.2.9按照甲方确认的方案完成工作，并接受甲方的现场指导和监督。对不符合要求的部分及时进行整改。

第四条合同期限

4.1本协议自双方签字盖章之日起生效。

4.2本协议的履行期限自甲方确认会议执行方案之日起至会议结束且所有后续服务完成之日止。

4.3会前准备阶段：自____年_