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卷烟厂接待管理规定

第一章总则

第一条为规范卷烟厂接待工作，提升企业形象，优化客户服务，依据《中华人民共和国接待条例》及行业相关标准，结合本厂实际情况，制定本规定。

第二条本规定适用于卷烟厂全体员工及外单位人员（含客户、政府机关、行业协会等）的接待活动，旨在实现接待工作的标准化、制度化、高效化。

第三条接待工作应坚持“热情周到、务实高效、安全规范”的原则，体现行业专业性与企业文化特色，确保服务过程符合法律法规及企业利益要求。

第四条接待工作由行政部统一管理，各部门协同配合，落实责任到人，确保接待活动有序开展。

第二章适用范围

第五条本规定覆盖以下接待场景：

（一）政府领导、行业专家、重要客户的视察考察；

（二）商务洽谈、技术交流、合作签约等会议接待；

（三）员工家属及特殊群体的慰问接待；

（四）突发公共事件的应急接待；

（五）其他经厂领导批准的接待活动。

第六条接待对象需经行政部审核，重点保障烟草专卖局、重点经销商及战略合作伙伴，确保接待资源合理分配。

第三章接待准备

第七条接待任务确定后，行政部应在3个工作日内完成方案制定，内容含：接待目的、对象、时间、地点、预算及应急预案。

第八条外宾接待需提前收集对方背景资料，包括职务、来访目的、饮食习惯等，必要时安排翻译人员。

第九条本地客户接待应结合企业动态调整接待规格，避免铺张浪费，体现“精益管理”理念。

第十条接待物资准备清单需经财务部复核，确保账实相符，大型接待活动需报厂领导审批。

第四章接待流程

第十一条迎接环节

（一）重要接待需提前1天确认行程，安排专车及引导人员；

（二）车辆安排遵循“安全第一”原则，严禁超载，必要时使用合规公务用车；

（三）迎接团队应在厂门口设置欢迎牌，人员着装统一规范。

第十二条奉茶礼仪

（一）使用企业定制茶具，茶叶优先选用本厂优质产品；

（二）奉茶顺序遵循“主宾先饮”原则，茶水温度适中，避免烫伤；

（三）茶话会期间需配备专人记录需求，适时调整议程。

第十三条用餐安排

（一）内部接待优先选择厂内食堂，外宾接待需提前预定特色菜品；

（二）餐前需通报菜品禁忌，如清真、素食等；

（三）用餐期间安排专人陪同，避免冷场，但需保持工作状态。

第十四条会议服务

（一）会场布置需符合行业规范，投影仪、话筒等设备提前调试；

（二）会议记录由专人负责，重要内容需经发言人确认；

（三）会议结束后及时清点资料，归档备查。

第五章费用管理

第十五条接待费用实行分级审批制度：

（一）5000元以下由行政部经理审批；

（二）5000-2万元需报分管厂长签字；

（三）2万元以上提交厂务会审议。

第十六条住宿安排优先选择本地商务酒店，超标住宿需附专项说明。

第十七条接待费用报销需附原始票据及审批单，财务部对大额支出实施抽查审计。

第六章安全与保密

第十八条接待过程中需严格排查安全隐患，如场所消防设施、车辆安全状况等。

第十九条涉及商业机密的话题需提前预警，陪同人员不得泄露企业技术资料。

第二十条突发事件（如接待对象突发疾病）需启动应急预案，第一时间向厂领导汇报。

第七章企业文化渗透

第二十一条接待场所布置融入企业文化元素，如厂史展板、产品模型等。

第二十二条鼓励在接待环节展示本厂社会责任成果（如环保项目、乡村振兴帮扶案例）。

第二十三条对外宣传需使用官方标准用语，避免过度承诺。

第八章绩效考核

第二十四条接待满意度纳入部门年度考核指标，客户反馈结果占30%权重。

第二十五条行政部每月评选“优秀接待案例”，奖励材料利用率高、成本控制优的团队。

第二十六条接待差错（如信息错误、物资短缺）将根据情节轻重扣减责任人绩效。

第九章附则

第二十七条本规定自发布之日起施行，原有接待制度同步废止。

第二十八条行政部负责本规定的解释及修订，每年评估一次适用性。

第二十九条未尽事宜参照《烟草行业接待管理办法》执行。