公司财务报销审批与报销单填写指南.docVIP

公司财务报销审批与报销单填写指南

一、适用情形

本指南适用于公司员工因履行工作职责产生的必要支出报销，包括但不限于：

差旅支出：员工因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费等；

办公支出：购买办公用品、设备耗材、通讯服务等与日常工作相关的费用；

业务支出：开展商务洽谈、客户接待、市场调研等活动产生的合理费用；

其他经公司认定的因公支出：如培训费、快递费、车辆使用费等。

注：所有支出需符合公司财务制度及预算管理要求，非工作性质或超范围支出不予报销。

二、报销流程详解

第一步：填写报销单

获取公司统一印制的《费用报销单》（可通过OA系统或至行政部领取），使用黑色签字笔或钢笔填写，保证字迹清晰、无涂改；

填写基本信息：

报销人姓名、所属部门、员工编号；

报销日期（填写提交单据的日期）；

费用所属期间（如费用发生跨月，需注明最早及最晚日期）；

报销事由（简明扼要说明费用用途，如“XX项目差旅费”“XX部门办公用品采购”）；

填写费用明细：按费用类别逐项填写，每项需注明“费用名称”“发生日期”“金额”“数量及单位”“备注”（如交通需注明起止地，住宿需注明入住天数及房型）；

计算报销总额：将各项费用金额汇总，填写“报销金额大写”（如“壹仟贰佰元整”）及“小写”（如“￥1200.00”），保证大小写一致；

报销人签字：确认所有信息无误后，在“报销人签字”处亲笔签名。

第二步：粘贴相关凭证

整理费用原始凭证：保证所有凭证真实、合法、有效，凭证抬头需为公司全称，凭证内容与报销事由一致；

粘贴规范：使用凭证粘贴单（附后）将原始凭证按类别整齐粘贴，左上角对齐，凭证间不重叠，保证金额、日期等关键信息清晰可见；

凭证清单：如凭证较多，需另附《费用凭证清单》，注明凭证编号、金额、用途，与报销单一并提交。

第三步：部门负责人审核

将填写完整的报销单及凭证提交至部门负责人；

部门负责人审核费用真实性、合理性及是否符合部门预算，确认无误后在“部门负责人审核”处签字；

若费用涉及项目预算，需同步附上项目立项批复或预算审批单。

第四步：财务部门复核

部门审核通过后，将报销单及凭证提交至财务部；

财务人员复核以下内容：

报销单填写是否完整、规范，大小写金额是否一致；

原始凭证是否合规（如抬头、印章、日期等要素是否齐全）；

费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿标准、交通补贴标准等）；

审批流程是否完整（部门负责人签字是否齐全）；

复核通过后，财务人员在“财务审核”处签字；若发觉问题，注明退回理由并交由报销人修改。

第五步：领导审批

根据报销金额及公司授权制度，提交至相应层级领导审批：

金额在5000元（含）以下：由部门负责人及分管领导审批；

金额在5000-20000元（含）：由部门负责人、分管领导及总经理审批；

金额超过20000元：需提交总经理办公会集体审批；

领导确认费用必要性及合规性后，在对应审批栏签字。

第六步：报销入账

审批完成后，财务部在3个工作日内完成账务处理；

报销款项通过银行转账方式支付至员工工资卡，到账时间以银行实际到账为准（一般1-3个工作日）；

员工可通过OA系统查询报销进度，如有疑问可联系财务部。

三、报销单模板示例

公司费用报销单

基本信息

报销人

员工姓名

所属部门

部门名称

员工编号

编号

报销日期

年年月日

费用所属期间

年年月日至年年月日

报销事由

（简述费用用途）

费用明细

序号

费用名称

——

—————-

1

交通费

2

住宿费

3

办公用品费

…

…

合计

报销金额大写：*仟佰拾万仟佰拾元角分

审批签字

部门负责人审核

签字：_____________

财务审核

签字：_____________

分管领导审批

签字：_____________

总经理审批

签字：_____________

其他信息

报销人签字

签字：_____________

提交日期

年年月日

财务入账日期

年年月日

四、重要提示

凭证合规性：原始凭证需为正规票据，抬头、公章、日期等要素齐全，复印件、手写收据（除特殊规定外）不予报销；

填写规范性：报销单及凭证清单需逐项填写，不得漏填、错填，费用明细需与原始凭证一一对应；

审批时效：费用应在发生后15个工作日内提交报销，逾期需提交书面说明并经总经理审批；

标准执行：差旅、招待等费用需严格按公司《费用管理办法》执行，超标准部分由个人承担；

禁止行为：严禁虚报、冒领、重复报销费用，严禁伪造、变造凭证，一经查实将按公司规定处理；

特殊情况：如遇紧急支出无法提前审批，需提前向部门负责人及财务部报备，事后3个工作日内补办手续；

咨询渠道：报销流程及标准疑问可联系财务部会计（分机号：XXXX），或查阅公司OA系统“财务制度”专栏。

本指南由公司财务部负责解释，自发布之日起执行。