企业办公用品申请及审批流程模板.docVIP

企业日常办公用品申请及审批流程模板

适用情境

操作流程详解

第一步：发起申请

申请人根据实际工作需求，提前1-2个工作日登录企业办公系统（或填写纸质申请表），发起办公用品申请。需明确以下信息：

个人基本信息：姓名*、所属部门、工号（或员工编号）；

物品明细：名称（如“A4打印纸”“签字笔”“键盘”等，需具体到品牌、型号，如无特殊要求可填写“默认品牌”）、规格、单位（个/包/箱等）、数量（需说明用途，如“部门日常打印用”“新员工入职备用”等）；

特殊说明：如需紧急申领，需在申请中标注“紧急”，并简要说明原因（如“客户会议临时需打印资料”）。

第二步：部门负责人审批

申请提交后，由部门负责人*进行线上（或线下）审批。审批重点包括：

申领物品是否与部门工作需求匹配，是否存在重复申领或过度申领情况；

数量是否合理（如常规消耗品按月/季度标准申领，非消耗品需说明使用周期）；

若为部门批量申领，需确认是否已纳入部门月度用品计划。

部门负责人需在1个工作日内完成审批，若不同意需注明理由并退回申请人修改。

第三步：行政部审核

审批通过后，申请流转至行政部*进行最终审核。行政部需在1个工作日内完成以下工作：

库存核对：确认申领物品当前库存是否充足，若库存不足，需明确到货时间（如“预计3个工作日内到货，到货后立即发放”）；

预算核查：对于单价较高的物品（如办公设备、耗材等），需核查是否在部门年度预算范围内，超预算需报请分管领导*审批；

用途合规性：核查申领用途是否与工作相关，避免非工作用途申领（如个人生活用品）。

审核通过后，行政部安排发放；若不通过，需注明原因并退回申请人（如“该物品当前库存不足，请暂缓申领”或“超预算，需补充预算说明”）。

第四步：物品发放与签收

行政部确认审核通过后，通知申请人领取物品。领取时需完成以下步骤：

申请人在行政部办公用品领取表上签字确认，注明领取日期、物品名称及数量；

若为批量发放（如部门月度消耗品），由部门指定专人统一领取并分发，分发后需提交部门内部签收记录至行政部备案；

紧急申领物品，行政部需优先协调库存或临时采购，保证不影响工作正常开展。

第五步：流程归档

每月末，行政部汇总当月所有申请及审批记录，按部门分类归档（电子档存档于企业系统，纸质档整理成册），作为库存管理和成本分析的依据。归档信息包括：申请人姓名、部门、申领物品明细、审批时间、发放时间等。

申请表模板

项目

填写内容

申请人姓名*

所属部门*

工号/员工编号*

联系方式

（企业内部短号/办公电话，无需填写私人信息）

申请日期*

年月日

申领物品明细

（可另附表格，需包含：物品名称、规格型号、单位、数量、单价、总价、用途说明）

紧急标记

□是□否（若选“是”，需简要说明紧急原因：_________________________）

申请人签字*

部门负责人审批意见

□同意□不同意（不同意请注明理由：_________________________）签字*：______日期：______

行政部审核意见

□通过□不通过（不通过请注明原因：_________________________）审核人*：______日期：______

领用签字

（领取人签字）*日期：______

使用提示

信息真实性：申请人需保证所填信息真实、准确，物品名称、规格、数量等不得虚报或漏报，否则将影响后续审批及发放效率。

时限要求：常规申请需提前1-2个工作日提交，紧急申请需在提交后第一时间联系行政部说明情况，避免因流程延误影响工作。

库存管理：行政部每月初发布办公用品库存清单，申请人可通过企业系统查询实时库存，避免申领缺货物品。

节约使用：申请人应本着“按需申领、杜绝浪费”的原则，优先使用现有物品或旧物替代，减少不必要的消耗。

特殊物品申领：对于单价较高、易损耗或需专人管理的物品（如投影仪、计算器等），申领时需注明使用周期，使用完毕后及时归还行政部，以便循环利用。

异议反馈：若对审批结果或物品发放有异议，可在2个工作日内向行政部提出，行政部需在1个工作日内予以回复。