业务合同审查与修改标准化流程表.docVIP

通用业务合同审查与修改标准化流程表

一、业务应用场景与价值定位

本流程表适用于企业日常业务合作中的各类合同审查与修改场景，包括但不限于：供应商采购合同、客户服务协议、项目合作合同、保密协议、劳动合同等。通过标准化流程，可统一合同审查标准，降低法律风险，提高合同谈判与签署效率，保证合同条款符合企业利益及法律法规要求，同时为后续合同履行、纠纷处理提供清晰依据。

二、合同审查与修改标准化操作流程

（一）合同接收与初步登记

接收与登记：业务部门或相关人员收到合同文本（含初稿、修订稿）后，第一时间填写《合同审查登记表》（模板见第三部分），记录合同名称、编号、合同类型、对方主体信息、接收日期、接收人等基础信息，并提交至合同管理部门（如法务部或行政部）。

初步审核：合同管理部门核对合同基本信息完整性（如是否缺少页码、签字页等），确认合同类型是否明确，若信息不全或类型模糊，需及时退回业务部门补充完善。

（二）合同主体资格审查

主体信息核实：由业务部门牵头，法务部门配合，审查合同对方主体是否为合法存续的法人、其他组织或自然人。

企业法人：需核对营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人身份证明，确认经营范围是否涵盖合同业务，是否存在经营异常或失信记录（通过国家企业信用信息公示系统查询）。

其他组织：需核实登记证书、负责人身份证明等。

自然人：需核对身份证件，确认民事行为能力。

授权代表审查：若合同由对方授权代表签署，需提供《授权委托书》（原件或复印件加盖公章），明确授权范围、权限期限及签署效力，避免无权代理风险。

（三）合同条款专项审查

根据合同类型，由业务部门、法务部门、财务部门按职责分工进行专项审查，形成《合同专项审查意见表》（模板见第三部分）：

审查部门

审查要点

业务部门

1.标的物/服务内容是否与业务需求一致，描述是否清晰、无歧义；2.数量、质量、规格、交付标准等是否符合合同约定；3.履行期限、地点、方式是否明确，可操作性强；4.双方权利义务是否对等，是否存在单方面限制性条款。

法务部门

1.合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款；2.违约责任是否明确、合理，赔偿范围是否可界定；3.争议解决方式（诉讼/仲裁）管辖地是否约定清晰，适用法律是否明确；4.知识产权、保密条款等特殊约定是否合规。

财务部门

1.价款、费用、支付方式、结算周期是否明确，是否符合企业财务制度；2.税费承担是否约定清晰，避免税务风险；3.履约保证金、质保金等条款是否合理，资金安排是否可行。

（四）问题反馈与修改协调

汇总审查意见：法务部门收集各部门《合同专项审查意见表》，梳理共性问题与个性化问题，形成《合同问题汇总清单》，明确修改责任方（业务部门或对方）及修改时限。

沟通修改：

若问题需对方修改，由业务部门与对方沟通，说明修改依据及必要性，形成书面《合同修改函》（模板参考第三部分），通过邮件、函件等方式发送对方，并保留沟通记录（如邮件往来、会议纪要）。

若问题需内部修改，由业务部门牵头调整条款，法务部门审核修改内容是否符合审查要求，保证修改后的条款逻辑连贯、无冲突。

二次审查：对方修改完成后，业务部门将修订版合同重新提交法务部门及相关部门进行二次审查，直至所有问题解决。

（五）最终审核与定稿

合规性终审：法务部门对修改后的合同进行最终合规性审核，确认所有条款合法有效、权责清晰，出具《合同终审意见书》，明确“同意签署”“需补充材料后签署”或“不同意签署”的结论。

定稿确认：业务部门根据终审意见完成最终定稿，打印合同文本（保证页码连续、无涂改），并由双方授权代表签字、盖章（骑缝章需齐全）。

（六）合同签署与归档

签署管理：合同签署需保证双方同时或先后完成，签字人需为法定代表人或授权代表（附授权委托书），盖章需清晰可辨（公章、合同章需与主体名称一致）。

归档保存：签署完成的合同原件由档案管理部门统一归档，扫描件同步存入电子档案系统，归档信息包括合同编号、签署日期、双方主体信息、合同文本及附件、审查意见记录等，保存期限符合企业档案管理规定及法律法规要求。

三、配套工具模板清单

（一）合同审查登记表

合同编号

合同名称

合同类型（采购/服务/合作等）

甲方名称

乙方名称

接收日期

接收人

业务对接人*

联系电话*

预计完成日期

合同状态

□待审查□审查中□已定稿□已归档

提交部门

是否有附件

附件清单

备注

（二）合同专项审查意见表

合同编号

审查部门

审查人*

审查日期

审查维度

审查内容

存在问题

修改建议

业务条款

标的物描述

规格参数模糊

补充具体技术参数标准

法律条款

违约责任

赔偿上限未明确

增加“不超过合同总金额30%”

财务条款

支付方式

账期未约定

明确“乙方开具发票后30日内付款”

（三）合同修改记录表

修