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会议记录标准化格式及内容模板

一、适用范围与典型场景

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议核心信息：提前获取会议通知，确认会议主题、时间、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、参会人员范围及会议目标（如“确定Q3产品迭代方案”“协调A项目资源需求”）。

梳理会议议程：与主持人沟通，获取会议议程（若有），明确各议题的讨论顺序、预计时长及关键决策点，提前规划记录框架。

准备记录工具与模板：根据会议性质选择记录形式（电子文档/纸质模板），打开本标准化模板，预先填写会议名称、时间、地点、主持人等基础信息，准备录音设备（需提前征得参会人员同意，保证合规）。

（二）会中记录：聚焦核心内容

记录基本信息：实时填写参会人员（标注“主参会”“列席”）、缺席人员及原因（如“市场部*经理因客户拜访缺席，已提前提交意见”）、会议记录人。

按议程跟踪讨论过程：

议题概述：简要说明每个议题的背景和当前进展（如“议题1：A项目用户反馈问题处理进展”）；

讨论要点：客观记录各方观点（避免主观评价），重点标注分歧点与共识，例如：“技术部主管提出需优先修复登录模块BUG，产品部经理建议同步优化界面交互，最终达成‘先解决登录问题，下阶段迭代界面’的共识”；

关键数据：记录讨论中提及的重要数据、方案细节（如“预算上限：5万元”“完成时间：8月15日前”）。

锁定决议与待办事项：

决议事项：明确会议达成的最终结论（需具体、可执行，避免模糊表述，如“决议：同意采购第三方测试工具，预算由技术部专项经费列支”）；

待办事项：逐条记录任务描述、负责人、截止时间、配合部门（如“任务：完成测试工具选型对比表；负责人：技术部*专员；截止时间：7月30日；配合部门：采购部”）。

（三）会后整理：保证信息闭环

核对与补充信息：会议结束后2个工作日内，根据会议记录及录音（如有）补充遗漏内容，重点核对决议事项、待办负责人及时间节点，保证准确无误。

审批与分发：将整理后的会议记录提交主持人审核，确认无误后标注“最终版”，通过企业内部沟通工具（如钉钉、企业）或邮件发送给所有参会人员及相关方，抄送需知晓的部门负责人。

归档与追溯：将最终版会议记录（含审批痕迹）按“会议名称-日期”格式命名，存储至指定共享文件夹或文档管理系统，保存期限不少于1年（重要项目会议建议保存3年）。

三、会议记录标准模板结构

模块

字段

填写说明

示例

会议基本信息

会议名称

明确会议主题，避免模糊表述

“2024年Q3产品规划评审会”

会议时间

精确到“年/月/日上/下午时:分”

“2024年7月15日14:00-16:30”

会议地点/平台

线下会议填写会议室，线上会议注明平台及（需脱敏处理）

“线上会议：腾讯会议（会议号：***）；线下：总部3楼第一会议室”

主持人

填写实际主持会议人员姓名

“产品部*经理”

记录人

填写负责记录的人员姓名

“运营部*专员”

参会人员

列出主参会人员（姓名+部门/职务），列席人员标注“列席”

“主参会：技术部主管、市场部专员；列席：设计部*助理”

缺席人员及原因

仅填写需重点关注的缺席人员，说明原因（如“已提前提交书面意见”）

“销售部*经理：因客户拜访缺席，已邮件反馈对产品规划的建议”

会议议程

议题序号

按会议议程顺序填写

“1”“2”“3”

议题名称

与会议议程一致

“1.Q3产品功能优先级讨论”

内容摘要

简要说明议题背景、当前状态

“基于用户调研数据，本次需确定Q3版本3个核心功能的开发优先级”

讨论要点

客观记录各方观点、分歧及共识，重点标注关键信息

“用户部提出‘支付功能优化’需求呼声最高（占比60%），技术部评估开发周期2周，最终共识优先开发此功能”

决议事项

序号

按决议时间顺序填写

“1”“2”

决议内容

明确、具体，避免“原则上同意”“尽快推进”等模糊表述

“决议1：Q3版本第一优先级开发‘支付流程优化’功能，8月20日前完成开发”

决议依据

说明决策来源（如“用户需求”“数据支持”“管理层要求”）

“依据：2024年Q2用户调研中‘支付体验’问题反馈占比35%”

达成情况

标注“已达成”“需后续确认”

“达成情况：已达成”

待办事项

任务序号

按任务紧急程度或逻辑顺序填写

“1”“2”“3”

任务描述

清晰说明“做什么”，包含具体动作和交付物

“任务1：完成‘支付流程优化’功能的需求文档初稿”

负责人

明确到具体人员（姓名+部门）

“负责人：产品部*专员”

截止时间

精确到“年/月/日”

“截止时间：2024年7月25日”

配合部门/人员

填写需协助的部门或个人（若无则留空）

“配合部门：技术部、设计部”

进度备注

记录当前进度（如“进行中”“已完成”“需协调资源”），后续更新时填写

“进度备注：7月18日启动需求调研”

其他