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综合办公自动化工作流程模板

一、适用工作场景

跨部门项目协作：如新产品研发立项、市场活动策划、内部系统升级等需多部门配合的项目推进；

常规事务审批：如办公用品申领、固定资产采购、员工出差申请、费用报销等高频事务处理；

任务跟踪与反馈：如月度/季度工作计划分解、专项任务进度监控、客户需求响应等需闭环管理的任务；

文档与知识管理：如内部制度发布、培训资料归档、合同评审存档等需规范流转的文档处理。

二、流程操作步骤详解

流程目标：保证办公事务高效流转、责任明确、全程可追溯，减少沟通成本与人为疏漏。

步骤1：需求发起与材料准备

责任人：需求发起人（如部门员工、项目负责人）；

操作内容：

明确事务目标（如“申请采购10台办公电脑”“提交Q4市场活动方案”），梳理所需支持资源（预算、人力、时间等）；

按模板要求填写《综合办公事务申请表》（见模板表格），附齐相关证明材料（如报价单、方案初稿、部门负责人签字的审批单等）；

登录办公自动化系统（OA），选择对应流程模块（如“采购审批”“项目管理”），填写完成的表格及附件，提交至下一环节。

输出成果：《综合办公事务申请表》及附件（系统电子工单）。

步骤2：初步审核与材料补正

责任人：部门负责人/初审专员；

操作内容：

收到系统工单后1个工作日内，审核事务的必要性、材料完整性（如申请表必填项是否完整、附件是否齐全）；

对材料不全或描述模糊的事务，通过OA系统发起“补正提醒”，明确需补充的内容（如“需补充电脑配置参数明细”“方案需增加预算测算依据”），发起人需在2个工作日内补正；

对不符合部门工作计划或预算范围的事务，注明驳回理由（如“该采购与季度预算不符，建议调整”），退回发起人。

输出成果：审核通过/驳回的工单记录（系统自动更新状态）。

步骤3：跨部门协同审核（如需）

责任人：相关职能部门负责人（如财务部、法务部、IT部）；

操作内容：

涉及跨部门事务（如采购需财务部审核预算、法务部审核合同条款），系统自动将工单同步至相关部门；

各部门负责人在2个工作日内完成专业审核：

财务部：核对预算是否符合规定、报销标准是否合规；

法务部：审核合同条款的合法性、风险点；

IT部：评估设备采购的技术参数匹配度、系统对接可行性；

审核通过则流转至下一环节，若有异议需在系统中标注修改意见，由发起人或主责部门协调调整。

输出成果：各部门审核意见记录（系统留痕）。

步骤4：最终审批与决策

责任人：分管领导/总经理（根据事务权限分级）；

操作内容：

汇总初审及跨部门审核意见，对重大事务（如单笔超5万元采购、全公司性制度调整）组织线下或线上评审会；

依据公司战略、资源优先级等做出最终决策：批准、驳回（说明理由）或“补充说明后批准”；

审批结果通过OA系统通知发起人及相关部门，系统自动更新流程状态为“审批通过”。

输出成果：最终审批意见书（电子签章/系统记录）。

步骤5：任务执行与进度反馈

责任人：主责部门/执行人（如采购部、项目组）；

操作内容：

接到审批通过通知后，制定详细执行计划（明确时间节点、责任人、交付物），如采购事务需在3个工作日内确定供应商、签订合同；

执行过程中，通过OA系统“进度更新”功能每周反馈进展（如“已完成供应商比选，进入合同评审阶段”），遇风险及时上报（如“供应商交货期延迟，需协调调整”）；

任务完成后，提交《执行结果报告》（含交付物清单、验收证明等），至系统并通知发起人确认。

输出成果：执行计划、进度更新记录、执行结果报告。

步骤6：结果确认与流程归档

责任人：发起人/部门负责人/行政部；

操作内容：

发起人在3个工作日内对执行结果进行确认（如验收采购设备、审核活动总结报告），确认通过后通过OA系统“流程结束”；

行政部/档案管理员在流程结束后5个工作日内，将所有电子材料（申请表、审批记录、执行报告等）按“年度+事务类型+流水号”规则归档至OA系统知识库，保证可追溯；

系统自动《流程执行闭环报告》，汇总耗时、参与部门、关键节点等数据，供后续流程优化参考。

输出成果：结果确认记录、归档文件、流程闭环报告。

三、流程执行记录表单

表单名称：综合办公事务全流程跟踪表

流程步骤

当前状态（待办/进行中/已完成）

责任人

计划完成时间

实际完成时间

备注/输出成果

需求发起与材料准备

□待办□进行中□已完成

*（发起人）

YYYY-MM-DD

YYYY-MM-DD

《综合办公事务申请表》及附件

初步审核与材料补正

□待办□进行中□已完成

*（部门负责人）

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审核通过/补正提醒记录

跨部门协同审核

□待办□进行中□已完成

*（财务/法务/IT负责人）

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各部门审核意见

最终审批与决策

□待办□进行中□已完成

*