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企业信息管理系统流程手册
一、手册说明
本手册旨在规范企业信息管理系统的操作流程，保证系统内数据的准确性、完整性与安全性，覆盖企业日常运营中的核心信息管理场景。手册适用于系统管理员、各部门业务操作人员及相关管理人员，通过明确操作指引与责任分工，提升信息管理效率，保障企业业务顺利开展。
二、系统用户权限管理
适用业务情境
新员工入职需开通系统权限、员工岗位变动需调整权限范围、员工离职需停用权限等场景。
操作指引
（一）新增用户权限
提交申请：由员工所在部门负责人填写《用户权限申请表》，明确员工姓名、工号、所属部门、岗位及所需权限模块（如客户管理、合同管理、数据查询等），签字确认后提交至系统管理员。
审核审批：系统管理员核对申请信息与员工入职/岗位变动文件是否一致，确认无误后提交至信息管理部负责人审批；审批通过后，在系统中创建用户账号并分配初始权限。
权限开通通知：系统管理员通过内部办公系统向员工发送账号开通通知，包含初始登录账号、密码及首次登录需修改密码的提示，同时同步告知员工所在部门负责人。
（二）修改用户权限
发起变更：部门负责人因员工岗位调整需修改权限时，填写《用户权限变更申请表》，注明变更原因（如晋升、调岗等）、原权限范围及调整后权限，提交至系统管理员。
审批与执行：系统管理员审核变更申请的合理性，经信息管理部负责人审批后，在系统中调整用户权限，保留原权限操作记录。
结果反馈：权限调整完成后，系统管理员通知员工及部门负责人确认权限变更结果，保证新权限符合岗位需求。
（三）停用用户权限
离职触发：员工办理离职手续时，人力资源部在OA系统中发起离职流程，同步将离职员工信息及停用权限需求通知系统管理员。
权限冻结：系统管理员在收到通知后1个工作日内，冻结该员工的系统账号，禁止登录操作，并备份其账号下的历史数据（如操作日志、业务数据等），保证数据可追溯。
账号注销：员工离职手续办理完毕后，系统管理员在系统中注销账号，删除临时缓存数据，并记录注销时间及操作人。
数据记录模板
用户权限申请/变更/注销表
申请类型
新增□修改□停用□
员工姓名
*某
工号
X
所属部门
销售部
岗位
客户经理
联系方式
内部分机
原权限范围
（如无则填“无”）
申请权限范围
客户信息录入、合同查询、数据导出
变更/停用原因
（新增/离职/调岗等）
部门负责人签字
_______________
申请日期
YYYY年MM月DD日
系统管理员处理意见
_______________
信息管理部审批
_______________
关键提示
权限分配需遵循“最小必要原则”，仅授予员工完成工作所必需的最小权限范围。
员工首次登录系统必须修改初始密码，密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位，且每90天需更新一次。
离职员工权限停用后，其账号下的业务数据不可删除，需保留至少3年以备审计。
三、企业基本信息维护
适用业务情境
企业注册信息变更（如公司名称、法定代表人、注册资本等）、组织架构调整（如部门合并、新增部门）、联系方式更新（如办公地址、电话号码）等场景。
操作指引
（一）信息变更发起
提交申请：由行政部或相关责任部门填写《企业信息变更申请表》，注明变更信息项（如“公司名称”）、变更前内容、变更后内容及变更依据（如工商局出具的准予变更通知书），并附相关证明材料扫描件（如营业执照副本复印件）。
初步审核：信息管理部收到申请后，核对证明材料的完整性与有效性，确认变更信息是否符合企业内部管理制度，1个工作日内反馈审核结果。
（二）系统信息更新
数据录入：审核通过后，信息管理部管理员登录系统后台，进入“企业基本信息管理”模块，按照申请表内容修改对应字段（如将“公司名称”从“科技有限公司”变更为“集团有限公司”）。
变更验证：信息修改完成后，在系统前端页面查看变更结果，保证信息显示正确，同步更新关联模块（如合同模板、报表表头）中的企业名称信息。
（三）信息同步通知
内部通知：信息管理部通过内部公告系统发布企业信息变更通知，明确变更生效日期及新旧信息对比，告知各部门及时更新对外文件（如合同、宣传材料）中的企业信息。
外部告知：如涉及工商注册信息变更，由行政部负责在变更后10个工作日内，通过官方网站、合作客户平台等渠道对外发布变更公告，保证合作伙伴及时获取最新信息。
数据记录模板
企业信息变更申请表
变更信息项
变更前内容
变更后内容
变更依据
证明材料清单
公司名称
科技有限公司
集团有限公司
工商局变更通知书
营业执照副本复印件
办公地址
市区路1号
市区路2号
租赁合同
新租赁合同复印件
法定代表人
*某
*某
股东会决议
股东会决议复印件
联系方式
YYYYYYYYYYY
电信局备案凭证
备案凭证截图
申请部门
行政部
行政部
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申请人
*某
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