行政办公物资采购申请模板.docVIP

行政办公物资采购申请模板使用指南

一、适用情形说明

日常办公消耗品（如纸张、笔、文件夹等）库存不足需补充；

部门因业务新增或人员变动，需新增办公设备（如电脑、打印机、办公家具等）；

办公设施维修或替换配件（如键盘、鼠标、办公椅配件等）；

临时性活动或会议所需物资（如宣传物料、接待用品等）；

其他符合公司行政管理制度且与办公相关的物资采购需求。

二、操作流程详解

步骤1：明确采购需求

申请人根据部门实际工作需要，梳理所需物资的名称、规格、数量、用途等信息，确认采购的必要性和合理性，避免重复申请或超量采购。

步骤2：填写申请表

登录公司行政管理系统或《行政办公物资采购申请表》，按要求完整填写以下内容（详见“采购申请表模板”）：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

物资清单：逐项填写物资名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价及用途说明；

预算信息：填写本次采购预估总金额，并注明是否在部门年度预算范围内。

步骤3：部门负责人审核

申请人将填写完整的申请表提交至部门负责人，部门负责人需审核采购需求的必要性、部门预算匹配度及物资规格的合理性，审核通过后在“部门负责人审批”栏签字确认。

步骤4：行政部复核

部门负责人审批通过后，申请表提交至行政部。行政部工作人员复核以下内容：

物资是否符合公司《行政办公物资管理标准》（如规格、品牌限制等）；

当前库存是否可满足需求，避免重复采购；

预估单价是否与市场行情一致，有无明显虚高。

复核通过后，行政部在“行政部复核”栏签字并盖章。

步骤5：财务部审批

行政部将复核通过的申请表转交财务部，财务部重点审核预算合规性（如是否超部门预算、是否属于预算外支出及审批流程等），确认无误后在“财务部审批”栏签字。

步骤6：采购执行与入库

行政部根据审批通过的申请表，通过公司指定供应商或采购平台进行采购，保证物资质量与申请要求一致；

物资送达后，申请人与行政部共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量等信息，确认无误后在《物资验收单》上签字；

行政部将验收合格的物资登记入库，并及时通知申请人领用，领用人在《物资领用登记表》签字确认。

三、采购申请表模板

行政办公物资采购申请表

基本信息

申请部门

申请编号

申请人

*某

联系方式

申请日期

YYYY年MM月DD日

预计到货日期

物资清单

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

总价（元）

用途说明

示例：A4复印纸

80g

包

10

25.00

250.00

日常打印使用

示例：无线鼠标

品牌-蓝牙5.0

个

2

80.00

160.00

新员工入职配置

（可续行）

物资总价合计

大写：人民币叁佰壹拾元整

小写：￥310.00

审批意见

部门负责人审批

签字：*某某

日期：

行政部复核

签字：*某某

日期：

财务部审批

签字：*某某

日期：

公司分管领导审批

签字：*某某

日期：

（如需）

备注

1.本次采购在部门年度预算内；2.优先选择公司协议供应商；3.如遇特殊情况需延长到货时间，请提前3日告知行政部。

四、使用要点提示

信息填写规范：物资名称需准确规范（如“签字笔”而非“笔”），规格型号、数量等关键信息不得遗漏或模糊填写（如“若干”“大概”），保证采购部门能准确执行。

提前规划申请：常规办公物资建议提前3-5个工作日提交申请，设备类或定制类物资需提前7个工作日申请，避免因采购周期影响正常办公。

预算与标准控制：采购需严格控制在部门年度预算内，超预算申请需额外提交《预算外支出说明》并经分管领导审批；物资选择需符合公司《行政办公物资采购标准》（如办公设备品牌、耗材质量等级等）。

验收与领用：物资送达后，申请人需在2个工作日内配合行政部完成验收，验收不合格的需及时反馈并联系退换；入库后需按需领用，避免浪费。

禁止行为：不得虚构采购需求、拆分采购规避审批，或利用采购谋取私利，一经发觉将按公司相关规定处理。