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企业物资采购规范化清单及指引

一、适用范围与应用场景

本指引适用于各类企业（含生产型、服务型、事业单位等）的物资采购管理活动，涵盖日常办公物资、生产原材料、设备工具、服务外包等各类采购场景。具体包括：

常规采购：如办公耗材、低值易耗品等定期、重复性采购；

项目采购：如新建项目所需设备、专项材料等一次性大宗采购；

应急采购：如突发故障维修所需物资、临时性任务保障物资等紧急采购；

定制化采购：如非标设备、定制化服务等需特殊对接的采购。

通过规范化流程，旨在实现采购需求合理、供应商选择合规、成本可控、质量达标，同时防范采购过程中的廉政风险与操作漏洞。

二、标准化操作流程指引

目标：保证采购活动“流程清晰、责任明确、全程留痕、风险可控”。

（一）需求确认与提报

操作内容：

各部门根据业务需求，填写《物资采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、用途、技术参数（若有）、期望交付时间及预算金额；

需求部门负责人对申请的合理性（如必要性、数量准确性、预算匹配性）进行审核；

涉及固定资产、大宗或高价值物资的，需附《可行性评估说明》或技术部门的专业意见。

责任部门：需求部门、部门负责人

输出成果：《物资采购需求申请表》（含附件）

（二）采购计划审批

操作内容：

采购部门汇总各部门需求，编制《月度/季度采购计划》，按金额分级审批：

单笔金额≤5000元：采购部门负责人审批；

5000元＜单笔金额≤5万元：分管副总审批；

单笔金额＞5万元：总经理办公会审批；

审批通过后，纳入企业采购管理台账；未通过的，由采购部门反馈需求部门调整。

责任部门：采购部门、财务部门（预算审核）、分管领导/总经理办公会

输出成果》：审批通过的《采购计划》、采购管理台账

（三）供应商选择与比价

操作内容：

供应商来源：优先从《合格供应商名录》中选择；名录无匹配供应商的，需启动新供应商准入流程（资质审查、样品测试等）；

采购方式：

单笔金额≤1万元：至少获取2家供应商报价，比价后择优选择；

1万元＜单笔金额≤10万元：采用邀请招标（≥3家合格供应商）或竞争性谈判；

单笔金额＞10万元：公开招标（需按《招标投标法》规定执行）；

比价/评标记录：形成《供应商比价/评标报告》，明确选择理由（价格、质量、服务、资质等）。

责任部门：采购部门、需求部门（参与技术参数评审）、纪检部门（监督大宗采购）

输出成果：《供应商比价/评标报告》、《合格供应商名录》（更新版）

（四）合同签订与执行

操作内容：

采购部门与选定供应商签订《物资采购合同》，明确物资名称、规格、数量、单价、总价、交付时间、质量标准、验收方式、违约责任、付款条件等核心条款；

合同需经法务部门（或指定法务人员）审核条款合规性，总经理或授权负责人签字盖章；

采购部门跟踪合同执行进度，督促供应商按时交付，并同步更新《采购合同执行台账》。

责任部门：采购部门、法务部门、财务部门、总经理/授权负责人

输出成果：《物资采购合同》（正本）、采购合同执行台账

（五）物资验收与入库

操作内容：

物资送达后，由需求部门、采购部门、仓储部门共同验收：

核对物资名称、规格、数量是否与合同一致；

检查外观、包装、合格证、质检报告等；

技术参数复杂的，需邀请专业人员或第三方机构参与检测；

验收合格后，填写《物资验收单》，三方签字确认；不合格的，当场拒收并书面通知供应商处理（退换货、索赔等）；

仓储部门凭《验收单》办理入库手续，登记库存台账。

责任部门：需求部门、采购部门、仓储部门

输出成果：《物资验收单》、入库台账

（六）付款结算与档案归档

操作内容：

供应商提交发票（合规票据）、《验收单》、合同复印件等结算资料；

采购部门核对资料完整性，财务部门审核金额、发票合规性及付款条件；

按审批流程办理付款（如电汇、承兑汇票等），付款后更新《应付账款台账》；

采购部门整理采购全流程资料（需求申请、审批文件、比价报告、合同、验收单、付款凭证等），按年度归档保存，保存期≥3年。

责任部门：采购部门、财务部门、档案管理部门

输出成果：付款凭证、应付账款台账、采购档案（电子+纸质）

三、核心表单模板清单

（一）物资采购需求申请表

字段名称

填写说明

申请部门

需求部门全称

申请人

需求对接人姓名（*工）

联系方式

申请人电话

物资名称

标准化名称（如“A4复印纸”而非“纸”）

规格型号

详细的technical参数（如尺寸、材质、功率等）

需求数量

预计采购数量（含备用量）

预估单价

市场参考价或历史采购价

预算金额

数量×预估单价

用途说明

物资使用场景（如“行政部日常办公”“项目生产原料”）

期望交付时间

YYYY-MM-DD

附件

技术参数图纸、样品照片等

部门负责人审核意见

签字+日期

（二）供应商比价/评标报告

项目名称

办公设备采购

采购物资

台