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合同审查及归档管理模板

一、适用范围与工作场景

二、合同审查与归档操作流程

（一）合同接收与初步登记

发起与接收：业务部门根据合作需求，向法务或合同管理部门提交合同文本（含电子版及纸质版），并同步填写《合同基本信息表》（见表1），明确合同名称、合作方、签订背景、主要诉求等基础信息。

登记备案：合同管理部门收到合同后，对《合同基本信息表》进行核对，确认信息完整后，分配唯一合同编号（编号规则：年份-部门代码-合同类型-序号，如“2024-CG-SC-001”），并在《合同登记台账》中记录接收时间、提交部门、当前状态（待审查/审查中/已生效/已归档）。

（二）合同审查实施

合同审查分为“初步审查”与“专业审查”两个阶段，保证审查全面、准确。

1.初步审查（由合同管理部门或指定人员完成）

审查要点：

形式审查：合同文本是否完整（含封面、附件、签字页等），份数是否符合要求；合同主体名称、统一社会信用代码、法定代表人等信息是否准确无误；合同签订日期、生效条件是否明确。

主体资格审查：通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道，核查合作方是否存在经营异常、严重违法失信等情形，确认其签约主体资格合法有效。

基础条款完整性：检查合同是否包含核心要素（如合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等），避免关键条款缺失。

输出结果：若发觉形式或基础条款问题，形成《初步审查意见表》（见表2），反馈至业务部门补充或修改；若初步审查通过，进入专业审查环节。

2.专业审查（由法务或合规部门完成）

审查要点：

合法性审查：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等相关法律法规，是否存在无效或可撤销条款；违约责任是否与权利义务对等，是否显失公平。

商业条款合理性：价款、支付方式、履约期限、验收标准等商业条款是否符合企业利益，是否存在潜在风险（如付款周期过长、验收标准模糊等）。

特殊条款合规性：涉及知识产权、保密义务、管辖约定等特殊条款的，需结合行业规范及企业内部制度进行合规性评估。

输出结果：法务部门出具《专业审查意见表》（见表3），明确“同意”“修改后同意”“不同意”的结论，并标注具体修订条款及修改建议。若需重大修改，业务部门应根据意见调整文本后重新提交审查。

（三）合同修订与确认

修订反馈：业务部门收到审查意见后，与合作方沟通修订内容，形成《合同修订记录表》（见表4），记录每次修订的条款、原内容、修改后内容及修订原因，并由双方确认人签字（或盖章）。

最终确认：修订完成后，法务部门对最终版本进行复核，确认所有风险点已妥善处理，双方在合同文本上签字（或盖章），合同正式生效。生效后，合同管理部门更新《合同登记台账》状态为“已生效”。

（四）合同归档管理

归档材料收集：合同生效后，业务部门需整理完整的归档材料，包括：合同正本（含双方签字/盖章页）、合同附件、《合同基本信息表》《初步审查意见表》《专业审查意见表》《合同修订记录表》、法定代表人证件号码明（如需）、授权委托书（如需）等。

分类与编号：按照合同类型（如采购、销售、服务等）或业务部门进行分类，结合前期分配的合同编号，形成“合同编号+档案盒编号”的对应关系（如“2024-CG-SC-001-01”）。

存储与登记：

电子归档：将合同扫描件（PDF格式）及电子表格材料至企业指定档案管理系统，设置查阅权限（仅法务、业务部门负责人等经授权人员可访问），并记录时间、操作人。

纸质归档：将纸质材料按顺序装入档案盒，盒面标注“合同编号、合同名称、签订日期、归档日期、保管期限”，存放于专用档案柜，做好防潮、防火、防虫保护。

归档登记：在《合同归档登记表》（见表5）中记录归档编号、合同编号、归档材料清单、归档人、归档日期、存储位置（电子路径/物理位置）等信息，保证每份合同均可追溯。

三、核心工作表单模板

表1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

合作方名称

合作方统一社会信用代码

合作方联系人

联系方式

合同类型

□采购□销售□服务□租赁□其他

签订地点

签订日期

标的物/服务内容

合同金额（大写）

合同金额（小写）

币种

履行期限

付款方式

业务部门

提交人

提交日期

备注（如特殊需求、背景说明等）

表2：初步审查意见表

合同编号

合同名称

审查环节

□接收登记□形式审查□主体资格审查

审查人

审查日期

审查要点

发觉问题

修改建议

形式审查

（如：合同缺少签字页）

补充双方签字页，保证签字清晰

主体资格审查

（如：合作方存在经营异常）

核实异常原因，或更换合作方

基础条款完整性

（如：未约定违约责任）

增加违约责任条款，明确违约情形及处理方式

审查结论

□通过□需修改（修改后重新提交）□不通过（说明理由：________________________）

业务部门