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合同管理模板化管理系统工具指南

一、适用业务场景

本系统适用于企业、事业单位及社会组织在日常运营中需标准化处理各类合同的全生命周期管理场景，具体包括：

日常合同起草与审批：如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等标准化文本的快速创建与流程审批；

多部门协作管理：跨部门（如法务、财务、业务部门）协同审核合同条款，保证信息同步与合规；

版本控制与历史追溯：针对同一类合同模板的多次修订，自动记录版本变更，支持历史版本查看与比对；

合同归档与查询：按合同类型、签订时间、合作主体等维度分类存储，支持关键词检索与统计分析；

合规与风险管控：通过预设条款库（如法律风险条款、财务条款）嵌入模板，降低合同拟定过程中的合规风险。

二、操作流程详解

1.系统初始化与登录

操作步骤：

（1）访问系统登录入口，输入企业分配的账号（如工号）及密码；

（2）首次登录需完成个人信息设置（姓名、所属部门、联系方式等），并阅读《系统使用协议》；

（3）管理员根据岗位需求分配初始权限（如“模板创建权限”“审批权限”“查询权限”）。

2.合同模板创建与配置

操作步骤：

（1）进入“模板管理”模块，“新建模板”，选择模板类型（如“采购合同模板”“服务合同模板”）；

（2）填写模板基础信息：模板名称（需体现用途，如“2024版标准采购合同模板”）、适用范围（如“仅限华东区域采购部”）、版本号（初始版本为V1.0）；

（3）配置模板条款：

从“条款库”中勾选必备条款（如“合同主体信息”“付款方式”“违约责任”），或自定义新增条款；

设置可编辑字段（如“合同金额”“合同期限”“合作方名称”），并标注字段类型（文本、数字、日期、下拉选项等）；

为关键条款添加“审核提示”（如“金额≥10万元需财务部双签”）；

（4）附件模板（如“技术附件标准格式”“廉洁承诺书模板”），并设置附件是否为必传；

（5）“保存草稿”或“提交审批”，若提交审批，则流转至法务部负责人（如李*经理）进行审核。

3.合同起草与审批

操作步骤：

（1）进入“合同起草”模块，选择已发布的模板（如“2024版标准采购合同模板”）；

（2）根据提示填写可编辑字段（如“甲方：XX公司”“乙方：XX科技有限公司”“合同金额：50万元”）；

（3）附件（如“产品技术规格书”“双方资质证明”），保证附件命名规范（如“采购合同-附件1-产品规格书pdf”）；

（4）预览合同内容，检查条款完整性及字段准确性，确认无误后“提交审批”；

（5）系统按预设流程自动推送审批：

一审：业务部门负责人（如王*主管）审核合同条款与业务一致性；

二审：法务部（如李*经理）审核合规性及法律风险；

三审：财务部（如赵*总监）审核金额、付款方式等财务条款；

（6）审批通过后，合同状态更新为“已生效”；若被驳回，系统会反馈驳回原因，起草人需修改后重新提交。

4.合同归档与查询

操作步骤：

（1）生效合同自动归档至“合同档案库”，系统根据模板类型、签订日期自动档案编号（如“CG-2024-005”）；

（2）进入“档案查询”模块，支持按以下条件检索：

基础条件：合同编号、合同名称、合同类型（采购/销售/服务等）；

主体条件：甲方/乙方名称、联系人；

时间条件：签订日期区间、生效日期区间；

（3）查询结果支持导出（Excel/PDF格式），或“查看详情”查看合同全文、审批记录及附件。

5.模板优化与版本迭代

操作步骤：

（1）当业务需求或法规变化时，管理员可进入“模板管理”选择对应模板，“修订新版本”；

（2）修改条款内容（如更新“违约责任”条款表述）、新增/删除可编辑字段，或调整审批流程；

（3）新版本提交审批通过后，原版本自动标记为“已停用”，历史合同仍可查看原版本模板，新合同默认调用最新版本。

三、模板结构示例

1.合同基础信息表（模板字段配置示例）

字段名称

字段类型

是否必填

示例值

审核提示

合同编号

文本（自动）

是

CG-2024-005

系统根据规则，不可手动修改

合同名称

文本

是

XX产品采购合同

需体现合作方及核心标的

甲方名称

文本

是

XX有限公司

与营业执照名称一致

甲方联系人

文本

是

张*

需填写有效联系人信息

甲方联系方式

文本

是

XXXX

保证联系方式可畅通

合同金额（元）

数字

是

500000

金额≥10万元需财务部双签

付款方式

下拉选项

是

分期付款（3期）

仅支持预设选项

合同期限

日期区间

是

2024-06-01至2025-05-31

需明确起止日期

附件清单

文件

是

产品规格书、资质证明

附件命名需包含日期及版本号

2.合同条款配置表（模板条款示例）

条款编号

条款名称

条款类型

条款内容

可编辑字段

关联附件

1.1

合同主体

必备条款

甲方：XX有限公司，法